Koliko dugo je potrebno čuvati knjigovodstvenu dokumentaciju? Je li knjigovodstvene isprave i poslovne knjige potrebno čuvati u papirnatom obliku ili ih je moguće čuvati i u elektronskom obliku?

Poslovnu dokumentaciju čine knjigovodstvene isprave, poslovne knjige, financijska izvješća te porezne isprave i knjige. Knjigovodstvene isprave su uplatnice i isplatnice iz blagajne, obračuni troškova, ulazni i izlazni računi, isprave platnog prometa i sl. Poslovne knjige su dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige. Financijska izvješća čine bilanca, račun dobiti i gubitka, izvješće o novčanom toku, izvješće o promjenama kapitala i bilješke uz financijska izvješća. Porezne isprave i knjige su knjige ulaznih i izlaznih računa, knjige prometa, knjige primitaka i izdataka, porezne prijave, obrasci, obračuni poreza, potvrde i sl. Zakonom o računovodstvu i Općim poreznim zakonom utvrđeni su rokovi čuvanja dokumentacije na način da je 10 godina potrebno čuvati obračune troškova, putne naloge, isprave platnog prometa i ostale isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne poslovne knjige. U istom vremenskom periodu je potrebno čuvati i pomoćne knjige, odnosno knjigu blagajne, knjige inventura i sl. 11 godina je rok čuvanja za glavnu knjigu i dnevnik te također isprave na temelju kojih su uneseni podaci u iste kao što su npr. ulazni i izlazni računi. Isplatne liste i evidencije vezano za isplatu plaća kao i financijska izvješća potrebno je čuvati trajno. Rokovi čuvanja dokumentacije počinju teći s posljednjim danom poslovne godine na koju se odnose što znači da za knjigovodstvene isprave koje se odnosi na 2010. godinu rok čuvanja počinje teći 31.12.2010. Poslovna dokumentacija se može čuvati na elektroničkom zapisu s time da je potrebno osigurati da podaci u roku čuvanja budu raspoloživi uz iznimku ulaznih i izlaznih faktura te financijskih izvješća koje je potrebno čuvati u izvorniku.

Odgovara: Katica Krišto, dipl. oec. i ovlašteni računovođa

Pitanja vezana za računovodstvenu tematiku šaljite na e-mail: info@data-link.hr ili redakcija@poslovni.hr s napomenom za rubriku računovodstvo