Piše: Ariana Vela, direktorica konzultantske tvrtke EU PROJEKTI

Pravovremena provedba projektnih aktivnosti i pravilno trošenje proračunskih sredstava dva su najvažnija zadatka s kojima se susreću svi provoditelji projekata. Kako bi se ovi, ali i svi drugi projektni procesi nesmetano odvijali, potrebno ih dobro isplanirati, redovito nadzirati i, prema potrebi, prilagođavati novonastalim situacijama u projektima.

Jedna od metoda za uspješan nadzor nad provedbom projekta i procesnu evaluaciju jesu sastanci projektnog tima.

Radi se o okupljanjima pojedinaca ili organizacija koje provode konkretan projekt, a lgu biti većeg ili manjeg opsega, što primarno ovisi o tome tko provodi projekt.

Kada projekt provode međunarodni konzorciji sastavljeni od više partnera iz različitih država, sastanci prokektnog tima održavaju se kvartalno. Popularan naziv za takve sastanke je PGM, odnosno Project Group Meeting, a organizira ih projektni partner zadužen za pitanja projektnog managementa ili projektni koordinator (kada su u projektima ove dvije funkcije odvojene).

Kada projekt provode manji projektni timovi unutar jedne države ili samo jedna organizacija, sastanci projektnog tima održavaju se uglavnom jednom mjesečno na poziv projektnog koordinatora.

Ciljevi sastanka projektnog tima:

1. Izvršiti evaluaciju proteklog projektnog razdoblja:

Provjeriti jesu li provedene zacrtane aktivnosti i jesu li se ispunili planirani rezultati
Utvrditi eventualne nedostatke u provedbi ili kašnjenje u provedbi aktivnosti te osmisliti alternativni plan
Pregledati projektnu dokumentaciju i utvrditi izvršava li se proračun u skladu s planom
Kada je potrebno, dogovoriti izradu interimnog izvještaja / izvještaja o napretku ili prekontrolirati pripremljeni

2. Pripremiti plan za sljedeće projektno razdoblje u skladu s rezultatima prethodnih analiza

Najčešća metodologija koja se koristi na sastancima prokektnog tima jesu osobni dolasci predstavnika svih organizacija koje sudjeluju u provedbi projekta, no moguće su i varijacije na temu u obliku telefonskih konferencija, on-line glasovanja o pojedinim pitanjima ili video konferencija.

Vrlo je važno da projektni partneri, koji su u svojim projektnim prijedlozima ove sastanke naveli kao jednu od aktivnosti, budu sposobni dokazati da su se sastanci zaista i održali. Najkorisniji alati u dokazivanju ove teze jesu:

Pozivi na sastanke
Potpisne liste sudionika
Fotografije
Memorandumi i zaključci proizašli sa sastanka

Više informacija o EU fondovima i izvorni članak možete pronaći na portalu EU PROJEKTI INFO (www.eu-projekti.info).