Poslodavac izdavanjem putnog naloga na službeni put upućuje najčešće osobe čiji se radni odnos temelji na međusobno sklopljenom ugovoru o radu. No, poslodavac putni nalog može uručiti i osobi nezaposlenoj u poduzeću čiji se angažman ne temelji na spomenutom ugovoru o radu, već primjerice na ugovoru o djelu, ugovoru o autorskom djelu i slično. Takve isplate vanjskim suradnicima imaju tretman isplate drugog dohotka, što znači da je za poslodavca isplaćeni trošak neto primitak koji se mora obračunati na bruto zajedno sa porezima, doprinosima i prirezima kako bi se isti mogli platiti.Kreiranje forme putnog naloga prepušteno je poduzetniku. Pravilnik o porezu na dohodak ne definira izgled putnog naloga već samo podatke koje putni nalog mora sadržavati: datum izdavanja, ime i prezime osobe, mjesto u koje osoba putuje, svrhu putovanja, vrijeme trajanja putovanja, vrijeme kretanja na put, podatke o prijevoznom sredstvu, vrijeme povratka s puta, potpis ovlaštene osobe, pečat, obračun troškova, likvidaciju obračuna te izvješće sa puta.

Poslovi i zadaci
Osim navedenog propisanog u putnom nalogu obično se naznačuju naziv poslova i zadataka koje ta osoba obavlja, kategoriju hotela u kojem će odsjesti, napomenu je li osiguran besplatan smještaj ili hrana i sl.Pravo radnika na nadoknadu izdataka službenog putovanja utvrđeno je izvorima radnog prava, kao što su ugovor o radu, pravilnik o radu, kolektivni ugovor, sporazum sklopljen između radničkog vijeća i poslodavca ili neki drugi interni akt poslodavca. Rok za predaju obračunatog putnog naloga poslodavcu nije propisan zakonom. Moguće je da ga poslodavac utvrdi u nekom internom aktu, no obično se radi o nekoliko dana nakon povratka sa službenog puta. Prema Pravilniku o porezu na dohodak troškovi koje poslodavac zaposleniku može isplatiti neoporezivo jesu: naknade prijevoznih troškova na službenom putovanju u visini stvarnih izdataka, naknade troškova noćenja na službenom putovanju u visini stvarnih izdataka, naknade za korištenje privatnog automobila u službene svrhe do dvije kune po prijeđenom kilometru, dnevnice u zemlji do 170 kuna za službeno putovanje koje traje više od 12 sati dnevno (za službena putovanja u zemlji koja traju više od 8, a manje od 12 sati , neoporezivi dio dnevnica iznosi do 85 kuna), dnevnice u inozemstvu do iznosa i pod uvjetima utvrđenim propisima o izdacima za službena putovanja za korisnike državnog proračuna. Poslodavac može u svojim internim aktima utvrditi i viši iznos nadoknade troškova od gore spomenutih porezno propisanih kao neoporezivih. No, u tome bi se slučaju razlika koja bi se isplatila djelatniku tretirala kao primitak od nesamostalnog rada (plaća) i oporezivala se kao takva. Također, u slučaju da zaposlenik na službenom putu napravi neopravdane troškove poslodavac će isplatu istih smatrati neto plaćom, koju je potrebno obračunati na bruto te obračunati i platiti poreze, doprinose i prirez.

Računi i isprave
Putni se troškovi obračunavaju na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga i priloženih mu vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava kao dokaza obračunatih izdataka i drugih podataka navedenih na samom putnom nalogu. Dnevnice za službena putovanja u zemlji i inozemstvu isplaćuju se za putovanja iz mjesta u kojem je mjesto rada ili iz mjesta prebivališta/uobičajenog boravišta radnika koji se upućuje na službeno putovanje u drugo mjesto (osim u mjesto u kojem ima prebivalište ili uobičajeno boravište), a udaljenosti najmanje 30 kilometara. Dnevnice su naknade za pokriće izdataka prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeno putovanje. Taksi prijevoz koji je obavljen od zračne luke do odredišta putovanja priznaje se kao poseban izdatak neovisno od isplaćene dnevnice. Dnevnica se umanjuje za 80% ako je na službenom putovanju poslodavac osigurao besplatnu hranu ili je u cijenu karte za putovanje brodom uračunat i trošak za hranu ili je u cijenu avionske karte, zbog prekida putovanja, uračunat trošak za hranu. Jedna puna dnevnica ostvaruje se za putovanje koje traje duže od 12 sati, a najduže 24 sata, a pola dnevnice ako je putovanje trajalo duže od 8, a manje od 12 sati. Troškovi prijevoza obračunati temeljem priloženih plaćenih računa i karata za prijevoz sredstvima javnog prijevoza mogu se neoporezivo nadoknaditi u visini stvarnih izdataka.

Prijevozna sredstva

Rent-a-car
Troškovi usluge rent-a-car-a zajedno sa troškovima goriva porezno priznati samo 70%. U slučaju putovanja službenim automobilom u službene svrhe sukladno Uputi o evidenciji pri korištenju prijevoznih sredstava izdanoj od strane Ministarstva financija obavezno je voditi evidenciju o: nadnevku i vremenu korištenja automobila, broju prijeđenih kilometara i nazivu prijeđene lokacije, podacima o automobilu (marka i registarska oznaka) i izvješće o radu, početnom i završnom stanju brojila -kilometar/sat.

Što priložiti
Zaposlenik uz takav putni nalog treba priložiti i račune o plaćenim troškovima za cestarine, tunelarine, mostarine, parkiranje i gorivo. Troškovi noćenja sa doručkom priznaju se neoporezivo u visini stvarno nastalih izdataka. Osim troškova dnevnica, prijevoza i noćenja kao izdaci službenog puta priznaju se i troškovi reprezentacija, najma projektora i dvorana za sastanke, telefona, brzojava, poštanskih usluga, plaćenih taksa, pribavljanja viza, cijepljenja, liječničkog pregleda i slično.