Mnoge velike tvrtke, kako svjetske tako i one hrvatske, imaju bogatu povijest koja u mnogo čemu održava gospodarska, tehnološka i društveno-politička kretanja. Vrijednost kompanijskih arhivske građe je neprocijenjiva, a na njenu sređivanju, kategorizaciji, pohranjivanju u prostoru primjerenih karakteristika rade čitavi odjeli. Arhivskom gradivom u kompanijama obično se smatra gradivo značajno za povijest, druge znanstvene oblasti, kulturu i opće dobro, a nastalo radom kompanija i njegovih prednika, tvrtki koje su postojale prije njih.

Među prioritetima
Naša najveća farmaceutska kompanija Pliva jedno je od takvih poduzeća koje od samog osnutka svoje preteče, tvrtke Kaštel d.d. osnovane 1921. godine, brine o arhivskoj građi. Arhivsko i registaturno gradivo Plive i njezinih prednika prikuplja se i čuva u središnjoj Plivinoj pismohrani u Hrvatskom Leskovcu. Direktorica koorporativnih komunkacija Pečarević-Šušanj kaže da se njihova arhiva često koristi te da nije pretenciozno reći da mnogi projekti i poslovne odluke ne bi mogli biti realizirani bez dokumentacije iz arhive. Arhivska građa naročito dolazi do izražaja kod tehničke dokumentacije u toj farmaceutskoj tvrki. U Plivi pojašnjavaju da adaptacija ili dogradnja ikojeg njihovog pogona ne bi bila izvediva bez prethodne tehničke dokumentacije za postojeći objekt. Ta dokumentacija najčešće uključuje lokacijsku, građevinsku i uporabnu dozvolu te cjelokupnu dokumentaciju koja se čuva trajno. Prehrambena tvrtka Podravka također posjeduje bogatu arhivu podataka iz svih područja i sektora koji u kompaniji postoje, kažu u Koprivnici. Arhiva se nalazi na nekoliko lokacija, no trend je da se pokuša u maksimalnoj mogućoj mjeri digitalizirati, kaže pomoćnik direktora Korporativnih komunikacija Alen Kišić. I Podravkina arhiva također je dostupna u radu njihovim zaposlenicima, ovisno o njihovim poslovnim potrebama te je često dobar alat pri olakšanju poslovnih procesa ili pomoć pri donošenju odluka, kaže Kišić. U zagrebačkoj tvrki Ericsson Nikola Tesla, koja je dio globalnog komunikacijskog diva Ericsson, upravo rade na novom sustavu upravljanja kompanijskom arhivom. To je 2003. godine postalo jedan o njihovih prioriteta da bi danas, kažu u Ericssonu NT, došli na korak do potpunog osuvremenjivanja arhiva digitalizacijom građe.

Rješenja FileNeta
Za Ericsson Nikolu Teslu arhiva je posebno bitna jer se radi o tvrtki kojoj su informacije temelj uspješnog poslovanja te se ulažu veliki napori da se do kraja ove godine digitalizira arhiviranje vitalnih dokumenata. Time bi se osigurala njihova raspoloživost u svakom trenutku, sa svakog mjesta, vodeći računa o utvrđenom sustavu autorizacije, kažu u toj ICT tvrtki. Kao zastupnik FileNeta zagrebački Ericsson u gradnji svojeg digitalnog arhiva koristi njihova rješenja. Novostvorenim sustavom individualna bi znanja zaposlenika trebala postati dostupna čitavoj organizaciji čime bi, očekuju u Ericsson Nikola Tesli, trebao biti osiguran rast komapnijinog intelektulanog kapitala. Arhiviranje je stalni posao u svakoj organizaciji koji nema kraja jer nova građa kontinuirano pristiže. Uvijek se javlja problem da dio dokumentacije nije obuhvaćen “arhiviranjem” te mnogo građe leži pohranjeno po uredima, pogonima, skladištima i laboratorijima.

Optimalna zaštita

Kako objašnjava direktorica Plivinih koorporativnih komunkacija Tamara Pečarević-Šušanj, gradivo se čuva u odgovarajućim tehničkim jedinicama smještenim u primjerenom prostoru s optimalnim uvjetima zaštite. Prostor u Hrvatskom Leskovcu prozračan je s odgovarajućem temperaturom i vlažnošću zraka, bez raznih vanjskih instalacija koje bi mogle oštetiti arhivu. Sva je dokumentacija dostupna je zaposlenicima u svakodnevnom radu, a sama arhiva djelomično je digitalizirana, objašnjavaju u Plivi. Posebna računalna aplikacija omogućuje brzo pretraživanje podataka, odnosno omogućuje da se za traženi dokument ustanovi čiji je te da se on brzo locira i odredi koliko je rok čuvanja, odnosno kada se on izlučuje.