Nakon određivanja broja efektivnih radnih dana na godišnjoj razini, sljedeći korak je određivanje efektivnih radnih sati na dnevnoj razini. Broj efektivnih radnih sati na dnevnoj razini je obično zakonski definiran u pojedinim državama, a uglavnom radni dan ima osamsatno radno vrijeme. Da bismo dobili broj efektivnih radnih sati na godišnjoj razini, moramo jednostavno pomnožiti broj efektivnih radnih sati na dnevnoj razini s brojem efektivnih radnih dana. Taj se broj obično kreće oko 1700 sati na godinu.

Prateća dokumentacija
Nakon toga preostaje još teži dio određivanja troškova rada na godišnjoj razini. Pri tome se obično dogodi da ne znamo koje troškove rada uzimamo u obzir. Jednostavno možemo reći da su to svi troškovi koji su zakonski propisani. U troškove rada ubrajamo: neto plaću, doprinose poslodavca, doprinose zaposlenika, porez na isplaćene plaće, doprinose za bolovanja, topli obrok i prijevoz na posao, regres za godišnji odmor i drugo što je zakonski određeno u samoj državi. U troškove rada uključene su još dvije stavke koje podižu oprez kod revizora, a to su prekovremeni rad i stimulacija. Prekovremeni rad različito je opredijeljen od programa do programa. Primjerice, kada se isplaćuje prekovremeni rad od ključne je važnosti prezentirati opravdanje zašto je bio potreban. Ako je zaposlenik 100% zaposlen na projektu, prekovremeni rad je lako opravdati. No ako je zaposlenik 50% vremena angažiran na projektu, a ostalo vrijeme radi drugi posao, izuzetno je teško dokazati zašto posao nije obavio u prvoj polovici raspoloživih sati. Stimulacije su poseban problem koji se pojavljuje pri svim programima. Kod nekih taj dio troškova nije opravdan, dok je kod drugih opravdan, ali samo ako imamo jasno razrađenu metodologiju obračunavanja stimulacija. Najvažnije je da ta metodologija vrijedi za sve zaposlene i ne samo za one koji rade na projektu za nepovratna sredstva. Samo izračun radnog sata nije dovoljan dokaz troškova rada na projektu. Unatoč tome što smo pravilno izračunali troškove jedinice radnog sata, moramo upotrebu radnog vremena i dokazati.Dokazivanje potrošnje radnog vremena jednostavno je, ali prateća dokumentacija stvara probleme u gotovo svakoj organizaciji. Jedini dokaz da je rad uistinu bio proveden je “šihterica” ili na engleskom “timesheet”. Ona nije ništa drugo nego popis upotrijebljenog vremena za svakoga zaposlenog. Obično “timesheet” izrađujemo na dnevnoj bazi za svaki mjesec posebno iako samo upis od 8 sati rada određenog dana za određeni projekt opet nije dovoljan dokaz upotrijebljenoga vremena. Svaki korišteni sat potrebno je nadovezati na rad na projektu, što često znači da moramo opisivati što smo radili u određenom vremenu za projekt. Sam način upravljanja korištenim vremenom na projektu je složen. Ako ispunjavamo “timesheet” na dnevnom bazi, neće nam trebati više od minute ili dvije za njegovo popunjavanje.

Motivacija zaposlenika
Glavni i jedini problem je kako prisiliti zaposlene da dosljedno ispunjavaju “timesheets”. U mnogim organizacijama sustav “timesheeta” nije uveden jer nemaju potrebu za bilježenje upotrijebljenog vremena. Promijeniti sustav znači također promijeniti radne navike zaposlenih, ali i dobiti dodatan birokratski posao. Neke organizacije ovaj problem jednostavno su riješile uvevši moto: bez “timesheetsa” nema plaće. Neke druge pak organizacije imaju posebne ljude koji zaposlenima na projektima EU ispunjavaju “timesheet” i na kraju im podnose samo na uvid i potpis. Tako rasterećuju stručnjake, ali imaju zato dodatne troškove s administracijom. I nakraju, najbolje je da zaposleni sami vode brigu za dosljedno ispunjavanje “timesheetsa”.

Aljoša Kocjančič, savjetnik za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners