Često se pitamo zašto su neke tajnice uspješnije od svojih kolegica iako imaju istu razinu znanja ili sposobnosti. Zašto bolje prolaze kod svojih šefova,stranaka i klijenata, napreduju u statusu i nižu uspjeh? Zašto ih svi vole, zašto ih citiraju a većina stranaka i klijenata žele surađivati s njima? Što je to što ih razlikuje od njihovih kolegica? Naše mišljenje o nekoj osobi formira se na temelju podataka koje dobijemo na početku, na temelju prvog dojma. Prvi dojam stvara se u sedam sekundi (halo efekt).

Cjelovit dojam
Da biste to postigli potrebno je svjesno graditi vlastiti identitet. Identitet je ono što zapravo jesmo – kako se ponašamo, kako se odnosimo prema drugima, kako govorimo i kako radimo, kako se odijevamo, kakvu glazbu slušamo, kakav je naš stil. Istraživanja su pokazala da uvijek bolje prolaze osobe koje bolje izgledaju, koje ostavljaju bolji dojam. Također istraživanja pokazuju kako u životu svih ljudi obično oko 20 posto stvari je u redu, a oko 10 posto nije. Međutim uspješni ljudi se koncentriraju na tih 20 posto, a ignoriraju preostalih 10 posto. Neuspješni rade obrnuto. Tajnice novog doba zrače pozitivnom energijom, timski su igrači i osobe su s kojima je ugodno biti.

Tajnički posao je znanost i umijeće. Svaka poslovna tajnica mora znati da bez priprema nema uspjeha, da svako pojavljivanje u uredu je premijera, a da reprize nema. Kada razvijate vaš cjelokupni profesionalni imidž, sve ima svoju važnost. Odjeća, njegovanost, izgled, a percepcije koje polaze od vas su iznimno važne. Vaš izbor glede vanjskog imidža vašim šefovima, strankama i kllijentima daje značajnu sliku. Gotovo svatko može promijeniti prezentaciju samoga sebe. Kako biste dosegli maksimalno djelovanje vaše komunikacije, morate odražavati profesionalan imidž. Što čini profesionalni izgled i držanje? U to neverbalno komuniciranje spadaju njegovan i uredan izgled, uspravno držanje, smješak i gledanje u oči, te prirodne geste. Upamtite: Najprije prodajete sebe, pa svoju firmu i nakraju proizvod ili uslugu!

Tri pravila
Tri su osnovna pravila za poslovno oblačenje: nosite odjeću koja vam odgovara (ne suviše usko, ne suviše široko i ne suviše kratko); ne nosite iznošenu odjeću; odjenite se u skladu s položejem i odgovornostima. Možemo vam dati dvije jednostavne preporuke: ako niste sigurne što obući, bolje formalno nego ležerno, te ne miješajte formalno i ležerno. Odjeća utjeće na četiri dimenzije dojma: kredibilitet (stručnost), sipmatiju, privlačnost, nadmoć. Ako zadovoljite ove četiri dimenzije, možete se slobodno staviti na listu uspješnih tajnica. U neverbalnoj komunikaciji (govor tijela) vizualni dio čini 55%, glasovna izražajnost – vokalni dio čini 38%, sadržaj govora- verbalni dio sedam posto. Iz navedenog se vidi koliko je važan vizualni dio. Kao što vidimo, sam sadržaj u komunikaciji zanemariv je u odnosu na neverbalni govor. Što čini 55 posto komunikacije? Čine ga tijelo i pokreti. U to spadaju opći izgled (urednost, frizura i osobna higijena), nakit (ne nosite puno nakita, ništa zveckavo ni blještavo), izraz lica (uvijek se smiješite, uvježbajte profisionalan osmjeh), držanje (uvijek se držite uspravno, nemojte biti ukočene, krećite se lagano i odmjereno), geste (neka vam uvijek budu prirodne i otvorene sa što manje gestikuliranja i mahanja), te kontakt očima (uvijek gledajte u oči svoga sugovornika).

Što čini 38 posto komunikacije? Čine ga glas i izražavanje. U to spadaju način izražavanja (izražavajte se književnim jezikom, izbjegavajte sleng i narječja), boja glasa (nemojte vikati, nemojte “kreštati”, uviijek govorite za ton niže od visine vašeg glasa, na taj način će te postići da vas ljudi pažljivije slušaju. Neka vam glas bude mekan, topao i lepršav: pazite na tempo (ne govorite prebrzo niti prepolako) i koristite redovito pauze u razgovoru. Što čini sedam posto komunikacije? Čini ga sadržaj i to: argumentacija (uvijek razgovarjte argumentirajući činjenice), uključivanje sugovornika (nemojte voditi monologe, nastojte da se i vaši sugovornici uključe u razgovor), koristite umjerenu dozu humora u vašoj komunikaciju, to će vam dati crtu šarmantnosti. Ako usvojite gore navedene vještine, na sebe i svoje vrijednosti gledat ćete drugačije. Upamtite: vaša pojava je vaše ogledalo. Sve što kažete, sve što obućete i sve što radite oblikuje cjelovitu sliku o vama. Uvijek izgledajte profesionalno!

Ljiljana Buhać, stručno-pedagoška voditeljica Poslovnog učilišta Supera

Savjet

nemojte kupovati jeftinu odjeću
nemojte izgledati neuredno
nemojte nositi ekstravagantnu odjeću
pazite na kombinaciju odjeće i boja
izbacite iz kolekcije nakita jeftinu bižuteriju
odjeća neka bude u skladu sa vašim godinama
pazite na osobnu higijenu
vaše ruke su vaša osobna iskaznica – lak za nokte uredan;nokti uredni
uvijek imajte opranu kosu i urednu frizuru
naglašenom dekolteu nije mjesto u uredu, svoje ženske atribute nemojte naglašavati
Upamtite: da biste profesionalno uspjeli, izgledajte uspješno svaki dan! Nikada nećete imati priliku popraviti utjecaj prvog dojma.

Koliko ste profesionalni

Provjerite svoje stavove o profesionalnosti. Ako se sa nekom činjenicom slažete zaokružite T (točno) ili ako se sa nekom činjenicom ne slažete zaokružite N (netočno)
1 Osnovna stvar koju će svi zamijetiti jest kako izgledate. Točno Netočno
2 Sasvim je u redu ako će se za vrijeme šefove odsutnosti odijevate sportski. Točno Netočno
3 Trebali biste izbaciti iz svog ormara svu odjeću koja izgleda neprofesionalno. Točno Netočno
4 U odijevanju je najbolje slijediti posljednje modne trendove. Točno Netočno
5 Možete žvakati kaugumu, mljackati za svojim radnim stolom ako to radite diskretno. Točno Netočno
6 Čvrsti stisak ruke prilikom rukovannja nije potreban. Točno Netočno
7 Što brže govorite, to će te poslovnije zvučati. Točno Netočno
8 Kad razgovarate s nekom osobom, najbolje je ne gledati u oči. Točno Netočno
9 Poželjno je u ured donijeti svoje osobne stvari i ukrase. Točno Netočno
10 Vaša profesionalna pojava jest slika vašeg izgleda, načina govorenja i ponašanja. Točno Netočno

Ako ste na pitanja 1 i 10 odgovorili sa “točno” vi poznate pravila poslovnog ponašanja. Ostavljate dobar i profesionalan dojam na vaše suradnike. Samo naprijed, pred vama je uspješna karijera!

Ako ste na pitanja 1 i 10 odgovorili sa “netočno” morate još poraditi na usvajanju vještina poslovnog bontona.
Ako ste na pitanja 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 odgovorili sa “netočno” stalo vam je da izgledate profesionalno – usvojili ste vještine poslovnog ponašanja, suradnici vas uvažavaju, profesionalka ste, vaš prvi dojam je uvjerljiv.

Ako ste na pitanja 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 odgovorili sa “točno” tada ne vladate vještinama poslovnog ponašanja. Morate mnogo poraditi na vašem imidžu jer samo na taj način možete postati uspješni.