ESUD je projekt koji nije obuhvatio digitalizaciju postojeće arhive, već se ona prema potrebi digitalizira u slučaju spajanja postojećega papirnatog spisa s novim zahtjevom.

Koliko u prosjeku zahtjeva za priznanje prava iz mirovinskog osiguranja i doplatka za djecu Zavod obradi godišnje?
Više od 600.000 godišnje, a ukupno imamo u arhivi 250 milijuna papirnatih dokumenata. To je velika masa dokumenata koju je mnogo jednostavnije, efikasnije i jeftinije elektronički obrađivati. Zato je projekt ESUD iznimno važan jer nas je oslobodio potrebe da upravljamo fizičkim dokumentima i omogućio nam da koristimo njihove elektroničke verzije.

Nakon završetka druge faze projekta ESUD, koliko je on sada zastupljen u poslovanju Zavoda?
Sada smo, kako mi to volimo popularno reći, “esudirali” dvije područne službe, i to područnu u Splitu te dio poslova u središnjoj službi. Time smo zaključili drugu fazu projekta tijekom koje smo vidjeli kako će sustav funkcionirati kad se na njega povežu sve naše područne službe (njih 19) i 92 ispostave.

Kako su vaši zaposlenici prihvatili novi sustav?
Željeli smo da projekt ESUD ne bude nešto što će im biti nametnuto, već nešto u čijem će razvoju sami sudjelovati i čije će korištenje doživjeti kao pojednostavljivanje njihova posla. Zato smo kontinuirano radili s radnim grupama zaposlenika kako bismo njihova zapažanja, prijedloge i komentare upotrijebili pri dizajniranju sustava. Pomogla je jednostavnost sučelja jer svatko tko zna poslati e-mail i koristiti internet zna koristiti i ESUD.

Koje su prednosti ESUD-a u odnosu na dosadašnji način rada ureda?
ESUD briše prostornu komponentu u organizaciji Zavoda tako da umnogome pojednostavljuje i ubrzava rad. Treba imati na umu da tijekom obrade zahtjeva službenici moraju koristiti velik broj različitih izvornih dokumenata, što se nekad zaprimalo dostavom i čekalo po deset dana (u slučaju dostave spisa iz jedne u drugu područnu službu), a danas se čeka nekoliko sekundi i sve se obavlja klikom miša. Da ne spominjem da se u cijelom procesu osim vremena i utrošene radne snage štedi i novac jer sada ne treba plaćati poštarinu za dostavu.

Jeste li u ESUD-u digitalizirali sve dokumente?
Ne, jer je to s obzirom na 250 milijuna dokumenata u arhivi i oko milijun novih koji pristižu svake godine previše opsežan posao za dvije godine rada u kojima je ESUD od ideje zaživio u praksi. ESUD je projekt koji nije obuhvatio digitalizaciju postojeće arhive, već se ona prema potrebi digitalizira u slučaju spajanja postojećega papirnatog spisa s novozaprimljenim zahtjevom. Na taj način se prije arhivirani spis pretvara u digitalni i tako se omogućuje korištenje dosjea osiguranika u cijelosti u elektroničkom obliku. ESUD je projekt koji će se raditi i razvijati još nekoliko godina pa smo odredili da ćemo u ESUD-u digitalizirati samo nove predmete i ono što bude potrebno od stare građe.

Koliko prostora zauzimaju arhive Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje?
Zavod ima arhive u 19 područnih službi na prostoru od nekoliko tisuća kvadrata. Na tom je prostoru smješteno svih 250 milijuna dokumenata arhivske građe. Zanimljiva je usporedba da smo s uvođenjem ESUD-a potrebu za arhivom sveli na dva kvadratna metra koliko zauzima server i diskovi, prostor na kojem se nalazi gotovo milijun predmeta. Zatreba li nam dodatnoga diskovnog prostora, samo stavimo nove diskove i ne zauzimamo nove kvadrate prostora pa štedimo i na troškovima održavanja arhivskog prostora.

Kako u radu funkcionira ESUD?
Proces započinje predajom zahtjeva za umirovljenje. Tada naši službenici skeniraju sve zaprimljene dokumente zahtjeva, označe ih barkodom i unose u sustav. Sustav potom točno zna tko ima pravo pristupiti kojem spisu i u kojem djelu te se zna točno tko nadzire obradu pojedinog predmeta. Spis se zatim provjerava i kompletira. Nakon toga slijedi provjera ispunjava li podnositelj zahtjeva uvjete za priznanje prava na zahtijevano pravo i po kojoj osnovi te se radi izračun mirovine i donosi rješenje. Na kraju predmet ide u otpremni ured u kojem se štampaju omotnice i rješenje te se ono šalje podnositelju. To je taj proces koji smo sa šezdesetak skratili na tridesetak dana.

Kako taj sustav izgleda u fizičkom, odnosno tehničkom obliku?
Tehnički dio je mnogo manje impresivan od njegova softverskog dijela i u glavnini sadrži elemente koji su korisnicima poznati od prije. To su osobno računalo, skener, čitač barkoda, serveri, pisač i mrežna oprema. Obostrani skener može u jednoj iteraciji obostrano skenirati jedan dokument za četiri sekunde. To znači da ih u jednom satu u idealnim uvjetima može skenirati nešto manje od 900. U otpremnom uredu imamo tri pisača od kojih jedan ispisuje otpremnicu, drugi omotnicu, a treći rješenje. Jedini neautomatizirani dio otpreme je taj što službenik treba spojiti te tri odvojene radnje u jednu poštansku pošiljku. Također su automatizirani poslovi otpreme tako da otpremač doista samo spaja dokumente u jedinstvenu pošiljku.

Koliko je ESUD siguran? Može li se sada, kada je u digitalnom obliku, do vaše arhive doći na internetu?
Ne. Sustav ESUD je interni sustav te ni u jednom djelu nije dostupan na internetu ili bilo kome izvan Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje. Mi služimo našim korisnicima i jedna od naših obveza je da im jamčimo sigurnost njihovih podataka. To je ono što smo ovim sustavom još kvalitetnije riješili. Između ostalog, sustav prati točno tko pristupa kojem spisu i tko na njemu radi pa točno znamo za svaki spis u kojoj se fazi obrade nalazi i tko je za njega zadužen.