Iako hrvatski korisnici imaju mogućnost prijave projekata za financiranje iz EU fondova već niz godina (do 2013. iz pretpristupnih, a od prošle godine strukturnih fondova) učestale se pogreške ponavljaju u svim segmentima pripreme projekta.Savjetnici koji se bave EU programima i projektima uvelike mogu pomoći u izbjegavanju pogrešaka koji u konačnici, unatoč uloženome trudu i vremenu, vode do neuspješne prijave na natječaj.

Od ideje do natječaja
Fondovi EU postoje kako bi omogućili ostvarenje strateških razvojnih ciljeva Europske unije u raznim sektorima (npr. konkurentnost gospodarstva, zaštita okoliša, prometna povezanost, obrazovanje, zapošljavanje itd.). Stoga je prvi korak u provjeri kvalitete neke projektne ideje analizirati uklapa li se ona sadržajno u programe koji se financiraju putem EU fondova. Nije dovoljna sama činjenica da se projektna ideja uklapa u sektor koji se financira (npr. konkurentnost malih i srednjih poduzeća) nego i da svojom provedbom doprinosi ciljevima i pokazateljima programa u sklopu kojeg se financira (npr. povećani prihodi od izvoza nakon provedenog projekta, ili otvorena nova radna mjesta u MSP-u – korisniku bespovratnih sredstava).

U petnaestogodišnjoj praksi pripreme projekta, često se događalo da se iznimno kvalitetne projektne ideje nisu razrađivale u projekt i prijavljivale za financiranje jer njihov nositelj (potencijalni prijavitelj projekta) nije ispunjavao potrebne uvjete natječaja.Stoga je potrebno vrlo detaljno provjeriti koji tipovi institucija su prihvatljivi kao predlagatelji projekata, na kojem se geografskom području nalaze, jesu li dostatne veličine i boniteta, imaju li dostatne ljudske i financijske kapacitete za provedbu projekta, mogu li u zadanom roku osigurati svu potrebnu administrativnu dokumentaciju itd.

Prijava prihvatljivosti prijavitelja obavezan je korak savjetnika u ranoj pripremi projekta. Uz stratešku usklađenost projektne ideje, a kako bi se izbjegli mogući propusti, neophodno je provjeriti usklađenost same projektne ideje s uvjetima natječaja. Najčešće je riječ o tipu investicije ili projektne aktivnosti i troškova koji su natječajem dopušteni, zatim minimalnim i maksimalnim stopama i iznosima sufinanciranja projekta, mogućem trajanju projekta, i drugim specifičnim uvjetima koje svaki natječaj propisuje. 

Pripreme početi na vrijeme
Vjerojatno ste puno puta u kontekstu EU fondova čuli da je od projektne ideje do zrelog projekta dug put. To je istina. Isto tako je i skup. Naime, da bi projekt bio spreman za prijavu na natječaj, mora imati spremnu kompletnu projektnu dokumentaciju.

To – naravno, ovisno o tipu projekta i natječaja – podrazumijeva dokaz o vlasništvu zemljišta (u slučaju izgradnje), tehničku dokumentaciju (idejni projekt, glavni i izvedbeni projekt s troškovnicima, građevinsku dozvolu, elaborate sukladno Zakonu o prostornom uređenju), zatim ekonomsko-financijske studije koje dokazuju izvedivost projekta, dokaze o sufinanciranju itd. Savjetnici u ovoj fazi mogu i trebaju provjeriti stanje dokumentacije, ali i pomoći u pripremi nekih njenih dijelova (npr. poslovni planovi, studije izvedivosti, studije o utjecaju na okoliš).Cijena ukupne projektne dokumentacije kreće se od 5 do 10% ukupne vrijednosti projekta. Tako da je iznimno važno osigurati sredstva za pripremu projekta, te s pripremama započeti na vrijeme – svakako prije raspisivanja natječaja za financiranje projekata.

Posljednji "najsofisticiraniji" korak u pripremi projekta je osiguravanje njegove izvrsnosti. Ovdje je iskustvo i specifično znanje savjetnika presudno. Naime, čak i kada neki projekt zadovolji sve faze provjere koje su ranije opisane, ne znači nužno i da će biti odabran za financiranje. Prolaznost na natječaju ovisi o dostupnosti sredstava i konkurenciji. U svom dugogodišnjem iskustvu svjedočila sam natječajima gdje su financirani projekti koji su bili ocijenjeni u rasponu od 90 do 100 bodova (od mogućih 100), iako je 75 bodova dovoljno za "prolaz". Jednostavno je konkurencije bila velika, a sredstava malo. Tako da projekt s 87 bodova koji je vrlo kvalitetan nije dobio sredstva.

Inovacije u provedbi
Stoga je zaista važno od samoga početka pripreme projekta raditi na njegovoj izvrsnosti na način da s predloženim proračunom pokušamo biti što učinkovitiji, ostvariti najbolje rezultate, uvesti inovacije u način provedbe, osmisliti dodane vrijednosti projekta i paziti na horizontalne teme poput zaštite okoliša, rodne ravnopravnosti ili utjecaja projekta na lokalnu zajednicu.Vještine savjetnika u ovom dijelu projektne pripreme mogu biti presudne da projekt dobije "taj jedan bod više" koji ga može dovesti na listu financiranih projekata.