Mr. sc. Nenad BOGDANOVIĆ, viši predavač

1. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Upravljanje projektima (eng. Project Management) možemo opisati kao znanje (eng. know-how) i umijeće organizacije komponenata projekta, bez obzira da li je taj projekt razvoj novog proizvoda ili usluge, komunikacijska kampanja, istraživanje ili neka od svakodnevnih aktivnosti u našim životima poput preuređenja kuhinje ili organizacije dječjeg rodjendana.

Prema Project Management Institute, Inc. (PMI) Upravljanje projektima definiramo kao primjenu znanja,vještina,alata i tehnika za široki raspon aktivnosti da bi se zadovoljili zahtjevi pojedinog projekta.

Projekt sam po sebi nije dio nekog uobičajenog poslovnog procesa. Najčešće ga kreiramo jedanput, ima vremensku dimenziju te je specifičan. Mogli bi ga opisati u jednoj rečenici – ima svoj početak i svoj kraj. Za uspješnu realizaciju projekta moramo osigurati i različite resurse – npr. vrijeme, novac, ljude, sirovine itd. Naravno, ne smijemo zaboraviti da je projekt kao aktivnost zapravo ekonomska aktivnost, te se i na projekt odnosi načelo ograničenosti resursa kako nas uči ekonomija kao znanost – kako efikasno koristiti i upravljati ograničenim resursima.

Upravljanje projektima zahtijeva ovladavanje različitim područjima znanja, vještina i sposobnosti :

Oblikovanje organizacije – upravljanje i koordiniranje svim elementima i dionicima odredjenog projekta ;

RAZVOJ

‘Prodaja, operativa i financije konačno u istom ritmu’: Razgovor s Brigitom Kovačević (Intera) i Vericom Jurković (Datalab Hrvatska)

Konditorska industrija

Stevan Vujošević otkriva zašto je čokolada i dalje luksuz

• Organizacija djelokruga i sadržaja projekta – oblikovanje aktivnosti da bi se realizirali planirani ciljevi projekta. Uz orijentaciju na rezultate (eng. goal orientation) u skladu s definiranim ciljevima projekta postoji I dodatna zadaća uvođenja određenog odmaka od tih ciljeva ukoliko je moguća, te I realizacija dodatnih novih planova ako za njih postoje resursi ;
• Organizacija vremena (eng. Time Management) – uzima u obzir vremensku dimenziju svih planiranih i definiranih ciljeva ;
• Upravljanje kvalitetom (eng. Quality Management) – kao specifična tema za upravljanje projektima, upravljanje kvalitetom uključuje mjere standardizacije procesa, dokumentiranje aktivnosti i rezultata te pripadajuće mjere za unaprijeđivanje kvalitete, te uspostavu tzv. kontinuiranog procesa poboljšanja (eng. Continuing Improvement Process, njem. Kontinuerlicher Verbesserungprozess) ;
• Upravljanje resursima – raspoređivanje resursa prema raspoloživim kapacitetima unutar projektnih zadataka ;
• Organizacija komunikacije – jedan od najznačajnijih zadataka unutar projekta, te možda vremenski i/ili troškovno najintenzivniji. Uključuje sve dionike projekta u jednu grupu ;
• Upravljanje rizikom (eng. Risk management) – tema specifična za Upravljanje projektima, uključuje analizu rizika, mjere za prevenciju i mjere u slučaju kriznih situacija. Vrlo važna tema posebice u slučaju kompleksnih projekata. ;
• Eksterna organizacija – integriranje partnera i dobavljača unutar projekta.

2. PET TEMELJNIH FAZA UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Bez obzira na vrstu projekta, proces upravljanja i kontrolinga (eng.controlling) projekta od njegovog početka do završetka možemo podijeliti unutar pet temeljnih faza upravljanja projektima (prema PMI,Inc.):

• KONCEPCIJA I INICIJACIJA PROJEKTA
• DEFINICIJA PROJEKTA I PLANIRANJE
• LANSIRANJE/IZVRŠENJE PROJEKTA
• IZVEDBA I KONTROLA PROJEKTA
• ZATVARANJE PROJEKTA

2.1. KONCEPCIJA I INICIJACIJA PROJEKTA

Ideja za projekt pažljivo se ispituje da bi se odredilo da li projekt može doprinijeti ili ne postojećoj organizaciji. Unutar ove faze projektni tim/odgovorne osobe procijeniti će da li projekt ima dimenziju realnosti – može li biti izveden uz pretpostavljene resurse u određenom vremenu.

2.2. DEFINICIJA PROJEKTA I PLANIRANJE

U ovoj fazi projekt menadžer (eng.Project Manager) definira što je uopće projekt, te što korisnici očekuju da bi se moglo postići. Takodjer, izradjuje se lista rezultata projekta – kao ishod specifičnih aktivnosti projekta.

Cijeli projektni tim usko surađuje, potrebno je odrediti prioritete projekta, kalkulirati budžete I odrediti hodogram aktivnosti, te odrediti potrebne resurse za provođenje projekta.

2.3. LANSIRANJE I IZVRŠENJE PROJEKTA

Zadaci se distribuiraju, a projektni timovi obavještavaju se o odgovornostima. Projekt menadžer spaja zadatke/odgovornosti s resursima, te raspodjeljuje budžet prema različitim zadacima u projektu. U ovoj fazi projekt zapravo započinje u svom punom opsegu.

2.4. IZVEDBA I KONTROLA PROJEKTA

Projekt menadžer uspoređuje status projekta i napredak u odnosu na planirano. Unutar tih aktivnosti, prilagođava se hodogram u odnosu na stvarni napredak projekta, odnosno čini se sve što je moguće da se projekt zadržava u fazi napredovanja i realizacije.

2.5. ZATVARANJE PROJEKTA

U ovom koraku, Projekt menadžer povlači projektni tim I sve koji imaju interes u rezultatu projekta da bi se analizirao finalni rezultat projekta.

Provodi se proces evaluacije, koji je nužan da bi se naglasio uspjeh projekta, te da se istaknu rezultati ili možebitne pogreške koji su važni za neke buduće projekte.

3. FAKTORI USPJEHA PROJEKTA

Projekti i procesi upravljanja projektima variraju od industrije do industrije, od branše do branše. Možemo reći da su gore navedeni osnovni, odnosno tradicionalni elementi projekta. Uopćeno, glavni cilj projekta je najčešće ponuditi proizvod ili uslugu, promijeniti proces ili riješiti neki problem gdje rješenje doprinosi koristi organizacije.

Nadalje, Upravljanje projektima je proces koji je drastično sveobuhvatniji od običnih tehnika planiranja, kako se zapravo često misli u svakodnevnom životu. Tzv. meki faktori (eng. soft factors) imaju veliko značenje. Ne smijemo zaboraviti da glavnu ulogu u projektima imaju ljudi, sa svim svojim jakim stranama, znanjima i vještinama, ali  i slabostima. Komunikacija, upravljanje promjenama ( eng.change management) i sam sastav tima imaju ključni i presuđujući utjecaj na sam rezultat projekta.

U svakodnevnom poslovnom životu uobičajeno je povezivati pojam Upravljanja projektima s tri bazične komponente : VRIJEME, NOVAC I DJELOKRUG.

Smanjivanjem ili povećanjem bilo koje od te tri komponente nepovratno utječemo na preostale dvije. Npr. – ako poduzeće smanjuje količinu vremena potrebnog za projekt iz bilo kojeg razloga ( uštede, krize, tržišne utakmice itd.), to će djelovati na djelokrug ( ono što može biti uključeno u projekt ), a takodjer i na troškove ( angažiranje dodatnih ljudi ili resursa zbog skraćenog vremena ).

4. PROJEKT MENADŽER

Što uopće znači projekt menadžer ?

Projekt menadžer je osoba odgovorna za vođenje projekta od njegovog koncepta do izvršenja. To uključuje planiranje, izvršenje i upravljanje ljudima, resursima i djelokrugom projekta. Projekt menadžer mora biti discipliniran da oblikuje jasno definirane i realne ciljeve, te da ih prati do njihove realizacije. On ima punu odgovornost i autoritet unutar projekta.

Pozicija projekt menadžera može završiti s krajem dodijeljenog projekta, ili može biti i ograničena nekom fazom projekta prije njegovog završetka.

Danas u poslovnom svijetu postoje mnoge certifikacije (PMP, CAPM, PgMP) u upravljanju projektima, što pokazuje koliko je zapravo važna uloga projekt menadžera, te koliko je značenje upravljanja projektima za moderne organizacije/poduzeća.

Prema Techopedia-I (http://www.techopedia.com), odgovornosti projekt menadžera uključuju sveukupno upravljanje, dok je on ili ona rijetko uključen u aktivnosti koje zapravo proizvode konačni rezultat. Odgovorni su za akviziciju ljudi i izgradnju projektnih timova, te izradu projekcija o rizicima i nesigurnostima projekta.

Može li se kazati da je  glavni zadatak projekt menadžera upravljanje vezama/odnosima I osobnostima ljudi u projektu? Da, svakako!  Timovi moraju zajedno raditi, planirati I komunicirati. Ključna je sposobnost upravljanja pojedinim članovima tima, zbog upravljanja situacijama koje ne mogu biti planirane poput napetosti, konflikta, neslaganja koji često jesu dio kreativnog procesa, ali mogu jako utjecati na negativni rezultat.

5. UPRAVLJANJE STUDENTSKIM PROJEKTNIM TIMOM ( GRUPNIM PROJEKTOM )

Za razliku od upravljanja projektom u poduzeću/organizaciji, upravljanje studentskim projektnim timom ( grupnim projektom ) ima drugačija obilježja.

Naime, dok je rezultat profesionalnog projekta mjerljiv svim svojim resursima i outputom, rezultat studentskog projekta / grupnog projekta je najčešće mjerljiv nagradom na studentskom natjecanju ili ocjenom unutar nekog kolegija.

To čini ovo upravljanje na neki način drugačijim od upravljanja profesionalnim projektom.

Učenje i rad u grupi uključuje dijeljenje vrijednosti, zajedničko učenje, resurse i način na koji činimo stvari. Efikasne studentske grupe uče biti uspješne kombiniranje svih tih faktora. Bilo koja grupa, odnosno bilo koja osoba u grupi biti će toliko efikasna koliko je sposobna respektirati različitosti unutar grupe.

Višegodišnjim vođenjem i mentoriranjem studentskih grupa na domaćim i međunarodnim studentskim natjecanjima, ili unutar postojećih kolegija u programu studija mogu izvući tri ključne pretpostavke, ili komponente, važne za uspjeh studentskog projekta :

• samostalnost u izvršenju zadataka – što su članovi tima više u stanju samostalno se nositi s određenim fazama u projektu, to je rezultat bolji;
• pomoć mentora pri realizaciji projekta – prilikom usmjeravanja ili definiranja ciljeva, te pratnja do egzekucije ( naravno ne zlorabivši ulogu mentora pa preuzeti cijeli posao na sebe ) ;
• odgovornost prema rezultatu – konačni potpis na realizirani/predani projekt vlastitim imenom I prezimenom nešto znači ??

U pokušaju sumiranja cijeloga procesa nabrojati ćemo potrebne korake pri formiranju studentskog projektnog tima.

Prilikom prvog susreta, svi sudionici trebali bi :

• predstavljanje svega onoga što unose u projekt, predstaviti će vlastite interese, kvalifikacije, možda i neka očekivanja od projekta ;
• određivanje kontakt osobe/vođe tima koji će održavati sve članove tima unutar zadatka. To može biti osoba koja pokazuje sklonosti za upravljanje timom, ima slobodan resurs za preuzeti tu odgovornost te je prihvaćena od svih članova tima ;
• određivanje strategije koliko često će se susretati članovi tima – uživo ili putem tehnologija, gdje će se susretati, kako će komunicirati, te kako će distribuirati rezultate/zadatke/aktivnosti unutar projekta ;
• određivanje ciljeva – dobra strategija je da svaki član tima samostalno sastavi jedan ili dva glavna cilja projekta, zatim ih cijeli tim uspoređuje, izvlači ključne riječi I fraze te ih sakuplja u konačni cilj. U tom koraku može pomoći savjet mentora ! ;
• određivanje vremenskih rokova, kada je konačni rok predaje. Da li nam je potreban neki softverski alat Ili metoda ? Koje aplikacije nam mogu koristiti, na koji način ćemo izrađivati izvještaje – rezultate – konačni projekt ( PDF, Word, Excell, Powerpoint, IWork itd.. ).

5.1. KORACI U RAZVOJU STUDENTSKOG PROJEKTA ( GRUPNOG PROJEKTA )

• Istraživanje – knjižnice, internet, profesionalne udruge/asocijacije, pomoć stručnjaka/profesionalaca iz branše….
• Analiza istraživanja – konsolidiranje I identifikacija koncepta, određivanje ciljeva, planiranje, određivanje pomoći izvan projektnog tima .
• Razvoj projekta ( koncepta/proizvoda/usluge )
• Pisanje projekta – sastavljanje dokumenta ili prezentacije ( uvodni dio, sadržaj, razrada, zaključak )
• Bibliografija – izvori – resursi
• Evaluacija projekta – proizvod, proces, sudjelovanje
• Sažetak projekta
• Priprema za prezentaciju
• Izvođenje prezentacije
• Proslava rezultata 

5.2. TIPS AND TRICKS

• interakcija unutar grupe temelji se na uzajamnom poštovanju I ohrabrivanju
• kreativnost je često nejasna – ideje su važne za uspjeh projekta. Snaga grupe je u razvoju individualnih ideja !
• Konflikt je produžena ruka kreativnosti – ako je grupni projekt temeljen na kooperativnosti više nego na kompetitivnosti !

5.3. PRETPOSTAVKE USPJEHA

• grupni projekt je efikasan toliko koliko je njime efikasno upravljano ( od strane vođe tima ili ev. nastavnika ) ;
• grupni projekti nisu neformalne zajedničke grupe – studenti toga moraju biti svjesni ;
• kooperativni studentski timovi trebali bi biti strukturirani na način da niti jedan individualac ne može opterećivati napore svojih kolega, odnosno svojom (ne)aktivnošću biti im na teret !

6. Izvori :

Berkun,S. : “Making Things Happen: Mastering Project Management (Theory in Practice) “, Paperback, O’Reilly Media, 2008.

Horine,G. : “Project Management Absolute Beginner's Guide (3rd Edition)”, Que Publishing,2012.

Horine,G. : “Vodič za upravljanje projektima”, M.E.P. Zagreb, 2009.

Project management institute : “Vodič kroz znanje o upravljanju projektima”, MATE d.o.o., Zagreb, 2012.

7. Resursi :

http://managementhelp.org/projectmanagement/

http://www.businessballs.com/project.htm

10 Best Free Project Management Software Tools

http://www.mindtools.com/pages/main/newMN_PPM.htm

http://www.projectsmart.co.uk/methods-tools.php

http://www.revealvolunteering.eu/contents_pdf.php?id_prod=49&entity=&language

BIOGRAFIJA

Mr.sc. Nenad Bogdanović,viši predavač

Prodekan za financije I međunarodnu suradnju, Visoka škola tržišnih komunikacija Agora, Zagreb

Rođen u Zagrebu 1976.g., gdje završava osnovnu školu I gimnaziju. 1999. završava Ekonomski fakultet, te na njemu stječe titulu magistra znanosti. Doktorski je kandidat na Ekonomskom fakultetu Sveučilišta u Rijeci. Certificirani je REFA-stručnjak za oblikovanje radnih sustava I procesa te certificirani međunarodni REFA-trener. Poslovno iskustvo od 1997.g. do danas stječe kroz aktivnosti Agora grupe, kao savjetnik-suradnik na projektima te kasnije voditelj niza projekata za hrvatsko gospodarstvo, u poljima reorganizacije, upravljanja procesima, izgradnjom procesnih modela, upravljanja kvalitetom.

Od 2000.g. do 2006.g. vodi projekte suradnje s Ministarstvom gospodarstva I poduzetništva RH na polju izobrazbe budućih poduzetnika, te s Ministarstvom branitelja RH na polju izobrazbe I osposobljavanja razvojačenih hrvatskih branitelja za pokretanje samostalnog posla. Od 2005.g. aktivan je visokoškolski nastavnik na Visokoj školi Agora u Zagrebu, u statusu višeg predavača, te je nositelj nekoliko kolegija : Osnove ekonomije, Ekonomija poduzetništva, Upravljanje poduzećem, Projektni rad.

Član je Odbora za prijem novih članica EDCOM,Bruxelles – European Institute for Commercial Communication Education. Aktivno govori engleski, njemački I talijanski jezik.