Vrijeme je apsolutno ograničeni resurs, ono se ne može pohraniti, kupiti, posuditi pa su vremenski tjesnaci sve češći uzrok menadžerskog stresa. Sve više menadžera pokušava ovladati vještinama upravljanja vremenom polazeći seminare, a jedan od takvih održala je nedavno za PUMA-HUP u Županijskoj gospodarskoj komori Pula mr. Marija Novak Ištok, vlasnica i direktorica tvrtke Gendar d.o.o., koja se bavi konzultantskim poslovima iz područja komunikologije, menadžmenta i marketinga. Ona podsjeća kako je i nedavno preminuli autor svjetskog glasa Peter Drucker u svojoj knjizi “Efikasan direktor” govorio o upravljanju vremenom kao o upravljanju samim sobom. Čovjek koji ne može upravljati sobom i svojim osobnim (vremenskim) kapitalom teško ili nikako ne može efikasno upravljati drugima pa se upravljanje vremenom smatra jednom od važnijih menadžerskih vještina i preduvjetom poslovnog uspjeha.

Kradljivci vremena
Iako svi ljudi imaju isti broj sati u danu, tjednu i godini, tumači naša sugovornica, nisu svi jednako učinkoviti i mnogi dozvoljavaju da im vrijeme kradu ljudi oko njih – klijenti, kolege s posla ili vanjski suradnici, partneri… Zato na početku učinkovitijeg upravljanja vremenom prvenstveno valja nekoliko tjedana nadzirati svoje vrijeme kako bi se ustanovilo gdje se ono najviše potroši, odnosno izgubi. Za većinu poslovnih ljudi, napominje dalje, najčešći kradljivci su telefon, neplanirani posjetitelji, prekidi, rad na paralelnim poslovima, neproduktivni sastanci ili čak mediji! Kod suočavanja s tim kradljivcima stječe se dojam kao da drugi upravljaju našim vremenom više od nas samih. No ako i ne možemo bitno utjecati na situacije koje proizlaze iz nekontroliranog okruženja, možemo planirati, kontrolirati i provoditi ono na što imamo utjecaja. Ciljevi su pokretači akcija i upravo oni omogućavaju da akcija krene. Uz to, biti rukovođen ciljevima, odnosno misliti na cilj je najbolja motivacija, kaže Marija Novak Ištok i dodaje da bismo ciljeve mogli ostvarivati, potrebno ih je rangirati, odrediti im prioritete i načiniti listu. Na taj način moguće je pravilno usmjeriti energiju za njihovo ostvarenje, i to jedan po jedan. Planiranje nije ništa drugo nego upravljanje svojim životom i karijerom. Početak planiranja je dnevno planiranje, tj. upravljanje sadašnjosti. Pri sustavnom planiranju sutrašnji dan počinje danas, tj. u trenutku kada ga uobličujemo. Dnevno planiranje je usmjeravanje na sadašnji trenutak i preduvjet je uživanja u jedinom vremenu koje realno posjedujemo – onom trenutnom, kaže Marija Novak Ištok. Kako je dnevno planiranje usmjereno na sadašnjost, ovisno je o hitnosti. Tjedno, mjesečno, kvartalno i (više)godišnje planiranje je upravljanje budućnosti. Planiranje povezuje hitnost i dugoročnost, tj. usmjerava se na ono bitno, važno za ostvarenje naših osobnih i poslovnih ciljeva. Međutim, glavna opasnost u raspolaganju vremenom je pokušaj da se sve obavi odjednom, odnosno trošenje vremena na manje važne aktivnosti. Tako nam hitno oduzima vrijeme za ono bitno vezano uz uspjeh u poslu i životu. Uspješni menadžeri stoga se dosljedno usmjeravaju na prioritetne aktivnosti.

Odrediti prioritete
Učinkovit menadžer neće stati na nadziranju vremena i prepoznavanju njegovih kradljivaca, kaže dalje naša sugovornica. On će sustavno svakog dana izrađivati dnevni plan za onaj idući, sutrašnji te (najbolje nedjeljom) tjedni plan i dva puta mjesečno plan za idući mjesec. Pri upravljanju vremenom će uporno dodjeljivati prioritete svim svojim zadatcima, a kod određivanja prioriteta vodit će računa o složenosti poslova i prema tom kriteriju dodjeljivati im odgovarajuću kvalitetu vremena. “A” zadacima, primjerice, dodijeljivat će se tzv. atraktivno ili prvorazredno vrijeme u kojem čovjek najbolje funkcionira. U tom atraktivnom vremenu planirat će se i tzv. miran sat za “sastanak sa samim sobom”, odnosno za vrijeme u kojem smo se osigurali od prekida kako bi se stvorili idealni uvjeti za najzahtjevniji posao (izvještaje, planiranje, strateško razmišljanje…). To je vrijeme, tumači, u kojem smo najodmoreniji i koje najbolje odgovara našem bioritmu. Drugorazredno i trećerazredno vrijeme najpogodbnije je za “B” i “C” poslove i zadatke. Idući korak je grupiranje zadataka, njihovo smještanje u vremenske blokove kada se obavljaju poslovi određenog prioriteta. A pri upravljanju vremenom, zaključuje Marija Novak-Ištok, učinkoviti menadžeri će koristiti i razne alate – planere (u papirnatoj ili elektronskoj izvedbi), mentalne mape, softvere … i naravno, edukacije na kojima će otkriti i neke prečace/shortcutove do još učinkovitijeg upravljanja svojim najvećim kapitalom – vremenom.