Budući da nije važno što se govori nego kako se govori, profesionalni je uspjeh u međuovisnosti s umijećem razgovaranja. Prije svega važno je sugovornika gledati u oči kako bi se ostavio dojam iskrene, otvorene i prijateljski raspoložene, ali i kompetentne osobe sigurne u sebe i svoje sposobnosti. No da gledanje u oči ne bi preraslo u neugodno fiksiranje, s vremena na vrijeme valja oboriti pogled. Za razgovora važno je sugovornika aktivno slušati kako bi mu se pokazalo da se njegove riječi prate sa znatiželjom i uvažavanjem. Potrebno je uvažavati emocije sugovornika te mu dati do znanja da ne samo da se respektiraju njegovi osjećaji već i da se suosjeća s njim. Pritom su uputne rečenice poput “Sasvim mi je jasno kako ste se osjećali kada se to dogodilo” ili “Imam osjećaj da ste se stvarno naljutili”. Suosjećanjem sa sugovornikom ublažavaju se ili čak potpuno uklanjaju negativne emocije koje su pogubne za konstruktivni dijalog te tako omogućava racionalnu, stručnu i na predmet usmjerenu diskusiju. Kako bi se osigurala opuštena i pozitivnim emocijama ispunjena atmosfera, poželjno je da se za razgovora odmjereno i ljubazno smješka. K tome, u skladu sa situacijom te vlastitim osjećajem za humor ne treba bježati ni od pravilno dozirane duhovitosti čime će se olakšati razgovor o najozbiljnijim temama.

Uvijek treba govoriti razgovjetno jer glasan i jasan govor djeluje samosvjesno i uvjerljivo, a suviše tiho i nejasno obraćanje ostavlja dojam da onaj tko govori ne vjeruje ni vlastitim riječima. Povremeno, posebno nakon važnih argumenata, valja načiniti stanku od nekoliko sekunda čime se privlači pozornost sugovornika, te doprinosi upečatljivosti i boljem naknadnom djelovanju izrečenog. Pauze potenciraju mirnoću i naglašavaju sigurnost. Neugodne se informacije mogu priopćiti i pozitivno. Primjerice, umjesto “Krivo ste me razumjeli” uputnije je reći “Možda vam nisam dovoljno dobro objasnio”. Ili umjesto “Krivi ste” bolje su diplomatske formulacije “Što sad predlažete?” Za razgovora treba čim više postavljati pitanja, odnosno iskoristiti situaciju, te njima upravljati razgovorom, jer onaj tko postavlja pitanja vodi “igru” iako naravno nikako nije poželjno da se razgovor pretvori u “saslušavanje”. Na kraju razgovora obvezno treba rezimirati. Kratkim pregledom najvažnijeg što je izrekao sugovornik izbjegava nepotrebni nastavak razgovora, provjerava je li sve shvaćeno ispravno te izbjegava mogućnost krivih interpretacija.

Kako voditi uspješan poslovni razgovor

koristite se osobnim obraćanjem i sugovornika gledajte u oči
aktivno slušajte i uvažavajte emocije sugovornika
govorite razgovjetno, kratko i jezgrovito
izbjegavajte ili barem ublažite dijalekt
koristite pozitivne rečenice i “ja” poruke
postavljajte pitanja i prenosite poruke
ozbiljno shvaćajte prigovore sugovornika
na kraju razgovora rezimirajte kako ne bi došlo do nesuglasica