Elektronički arhiv je tema o kojoj se govori već više od deset godina kao o neizostavnom dijelu procesa razmjene e-računa, no mnogi poslovni subjekti i dalje, svjesno ili nesvjesno, riskiraju drakonske kazne ignorirajući svoju zakonsku obvezu i odgovornost arhiviranja eRačuna.

Sve što treba znati o važnosti čuvanja i posljedicama zanemarivanja izvornih elektroničkih dokumenata govori Josip Kovačec, COO (chief operational officer) servisa Moj-eRačun.

Ponovno se aktualiziralo pitanje elektroničkog arhiva među poduzetnicima, iako nije riječ o novoj temi. Je li to zbog dugo najavljivanog zakona o e-računu u gospodarstvu ili je reakciju javnosti pokrenuo nekakav negativan događaj?
Elektronička arhiva nije nova tema. Ona je od samih početaka integralni dio eRačuna. Kako papirnati račun ne može biti odvojen od svoje arhive 11 godina, tako se strukturirani elektronički račun u XML formatu mora pohraniti i čuvati u izvornom obliku sukladno zakonskim propisima. Više od 12 godina educiramo o važnosti čuvanja izvornih elektroničkih dokumenata, a iskustvo razmjene više desetaka milijuna eRačuna pokazuje da pošiljatelji dobro razumiju važnost eArhiva.

Njih oko 90% odabralo nas je kao pružatelja sigurnog i kontroliranog arhiva. Problem su primatelji eRačuna koji nisu svjesni obaveze čuvanja XML oblika računa. Primjerice, to je isto kao kada bi se papirnati račun nakon knjiženja bacio u smeće umjesto pohranio u registrator. Račune primatelja smo sve ove godine pohranjivali na visokoperformansnim serverima, smještenima na više geografski odvojenih lokacija, uz primjenu najviših sigurnosnih i dostupnih standarda.

Očekivali smo da će poduzetnici i njihovi računovođe osvijestiti svoju obvezu, odnosno odgovornost arhiviranja eRačuna, no naše edukativne aktivnosti nisu urodile plodom. S obzirom na to da nismo odgovorni snositi teret za tuđe obveze, dali smo im rok do 31. ožujka kako bi se uskladili sa zakonskim propisima i, u samo nekoliko klikova, preuzeli svoje račune direktno s naše stranice.

Kakva su iskustva korisnika po pitanju poreznog nadzora?
Razgovaramo s knjigovodstvenim servisima koji su naši ključni partneri u edukaciji korisnika i čije iskustvo također govori da je svijest o eArhivu veća kod poduzeća koja šalju i primaju eRačune. Što se tiče poreznog nadzora, treba naglasiti da je već 6 godina na snazi Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, koji je rezultirao razmjenom milijuna eRačuna.

Porezni nadzor uključuje provjeru strukturiranog XML računa kao originalnog dokumenta pa oni koji nemaju pravilno arhiviran eRačun, riskiraju ozbiljne probleme. S obzirom na to da od 2026. uvodimo fiskalizaciju 2.0 i razmjenu strukturiranih eRačuna za sve poduzetnike, Porezna uprava već nekoliko godina intenzivno radi na edukaciji i pripremi. Dakle, oni su spremni i znaju što tražiti.

energetska tržišta

Provokativni plan za novu eru europske energetske neovisnosti

Stvarni svijet

Roditelji vs. algoritmi: Evo kako roditelji mogu preuzeti kontrolu

Kako će brisanje arhiva utjecati na primatelje koji nemaju ugovoren eArhiv? Pretpostavljamo da najava nije prošla bez komentara.
Naša odluka o brisanju arhiva temelji se na potrebi da oslobodimo resurse za korisnike koji su prepoznali važnost elektroničkog arhiviranja dokumenata. Sve primatelje smo pravovremeno obavijestili i omogućili im jednostavno preuzimanja eArhiva ili sklapanja ugovora za daljnje čuvanje. Veseli nas što je ova odluka povećala svijest o važnosti pravilnog arhiviranja.

Naša odgovornost prestaje nakon što korisnike educiramo i omogućimo im rješenje, dok zakon jasno propisuje odgovornost poduzetnika za čuvanje knjigovodstvenih isprava. Negativni komentari su zapravo imali pozitivan učinak jer su potaknuli stručnjake za ovu temu da se uključe u raspravu, tako da pogrešna interpretacija postojećih zakona o pravilnom arhiviranju eRačuna više nije opcija.

Koliko je tih poslovnih subjekata koji riskiraju drakonske kazne jer, primjerice, odbijaju pretporez po nevjerodostojnoj kopiji eRačuna?
Pozivamo oko 98 tisuća poslovnih subjekata da usklade svoje eArhive. Riječ je o više od 60 milijuna dokumenata ukupne vrijednosti veće od 100 milijardi eura. Zanemarivanje obveze arhiviranja strukturiranih računa može rezultirati kaznama i nepriznavanjem pretporeza. Prema našim procjenama, više od 20 milijardi eura pretporeza temelji se na kopijama računa, što je izravno kršenje zakona.

Procjenjuje se da je u Hrvatskoj najmanje 5000 knjigovodstvenih servisa. Zašto struka ne uspijeva brže utjecati na klijente?
Glavni izazov u je nedostatak svijesti među poduzetnicima. Ključno je istaknuti da svaki knjigovođa ima profesionalnu i moralnu odgovornost upozoriti svoje klijente na sankcije zbog nepridržavanja zakonskih propisa. Nakon toga je odgovornost isključivo na direktorima tvrtki. Problem se javlja ako knjigovođa ne odradi svoju ulogu na odgovarajući način.

Zašto posebnu pažnju posvećujemo knjigovođama? U Hrvatskoj više od 95 posto ukupnog broja tvrtki čine mikro i mala poduzeća koja koriste usluge vanjskih knjigovodstvenih servisa. Iako postoji veliki broj knjigovođa koji aktivno usmjeravaju klijente prema zakonitoj i pravilnoj praksi, i dalje je prisutan značajan dio onih koji su ostali u okvirima tradicionalnog, papirnatog poslovanja.

S obzirom na to da je zakon o e-računu u B2B sektoru najavljen za 2026., poduzetnicima nije preostalo puno vremena da savladaju elektroničko arhiviranje?
Zato posebno naglašavamo potrebu za pravovremenom pripremom svih dionika. Prvi korak je odabir informacijskog posrednika, odnosno pristupne točke putem koje će poduzetnici danas slati i primati eRačune, a u budućnosti će se koristiti i za izvještavanje prema Poreznoj upravi.

Potpuna implementacija eRačuna donijet će uštede od čak 423 milijarde eura na razini EU-a. Pojedinačna ušteda po računu je od 7 do 20 eura, pri čemu 80% koristi ostvaruje kupac, a 20% prodavatelj. Ove brojke dodatno naglašavaju značaj i nužnost ove transformacije.