Najava najvećeg privatnog informacijskog posrednika da će s 31. ožujka 2025. godine trajno izbrisati dokumente primatelja e-računa koji nisu ugovorili uslugu elektroničkog arhiva, podigla je prašinu među poduzetnicima, ali i strukom. No, ta je situacija pomogla da se iskristalizira ono na što posrednici i porezni savjetnici već dugo upozoravaju – većina poduzeća je u poreznom prekršaju zbog pogrešnog obrađivanja i arhiviranja elektroničkih računa.
“Nakon izmjena Pravilnika o PDV-u još 2011. godine elektronički format računa je ugrađen u računovodstvene i porezne propise, a mišljenje Porezne uprave o obvezi i načinu čuvanja takvih dokumenata objavljeno je na njihovim stranicama još 2012. godine te kasnije samo potvrđeno i prošireno i kroz druge zakone”, ističe porezna savjetnica Maja Živanović Ivankić.
Elektronički račun, podsjeća Živanović Ivankić, definiran je kao račun koji je izdan, prenesen i zaprimfljen u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu, tako da samim time ne bi trebala postojati dvojba kako se čuva tijekom propisanog zakonskog roka.
“Zakon o računovodstvu je tu jasan i propisuje da se knjigovodstvene isprave čuvaju kao izvorni pisani dokument na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade. Poduzetnici su obavezni za cijeli propisani rok čuvanja dokumenata osigurati vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost u vremenu, što nije moguće ako nemaju original računa, a to je u smislu e-računa isključivo XML”, pojašnjava Živanović Ivankić.
Da je situacija na terenu drugačija, nedavno je upozorila i Romana Pavković, direktorica knjigovodstvenog servisa Profit Lane Team, pokrenuvši raspravu na društvenim mrežama o nerazumijevanju klijenata po pitanju njihove odgovornosti čuvanja originala e-računa.
“Gospodarski subjekti smatraju da se obveza uspostave elektroničkog arhiva iz Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi ne odnosi na njih, što je možda jedan od najvećih uzročnika potencijalnih poreznih prekršaja. Elektronički račun se ne smije ispisivati jer tako propisuju zakonske odredbe koje se odnose na sve primatelje i pošiljatelje elektroničke isprave”, pojašnjava Pavković.
Slikovni prikaz e-računa
Kao jedan od uzročnika pomutnje oko arhiviranja elektroničkih dokumenata Pavković ističe slikovni prikaz e-računa koji korisnici zaprimaju uz strukturirani dokument.
“Iskustvo nam je pokazalo da barem 90 posto primatelja smatra da je e-račun slikovni prikaz u PDF-u koji preuzimaju od informacijskog posrednika. On sadrži informaciju da je dokument ovjeren aplikativnim certifikatom i vremenskim žigom pa to automatski povezuju s pojmom e-računa, no zapravo je riječ o dokumentu koji ne mora postojati i koji bi trebao služiti samo kao vizualni prikaz podataka koji se s pravog e-računa automatski učitavaju u računovodstveni program”, pojašnjava Pavković.
Uvriježena praksa ispisivanja ili čuvanja samo PDF-a e-računa, problem je na koji servis MojeRačun također godinama upozorava. Brojnim radionicama kroz proteklih deset godina pokušali su osvijestiti ispravno upravljanje elektroničkim dokumentima, odnosno educirati pošiljatelje i primatelje kako bi znali iskoristiti značajke e-računa zbog kojih ih i Europska unija zakonski uvodi u svoj gospodarski prostor. Osim toga, elektronički račun jedan je od temelja zelene tranzicije europskog gospodarstva.
“Strukturirani e-račun se automatski učitava u računovodstveni program, čime se čuva okoliš i eliminiraju brojni troškovi, između ostaloga trošak izrade, slanja i manualnog rada prepisivanja računa. Europska unija je procijenila da jedan papirnati račun košta od 7 do 20 eura pa su lako izračunali da će se uvođenjem e-računa u zemljama članicama Europske unije godišnje uštedjeti oko 423 milijarde eura i smanjiti ekološki otisak. Ono što mnogi ne razumiju je da od toga 80 posto uštede ostvaruje kupac, a 20 posto prodavatelj”, pojašnjava Josip Kovačec, COO tvrtke Elektronički računi.
Brisanje arhive primatelja
No, umjesto da iskoriste većinsku prednost i smanje troškove rada, potrošnog materijala i prostora, poduzetnici riskiraju nove u smislu financijskih kazni zbog zakonski neispravnog čuvanja e-računa.
“Trenutno je na našim serverima oko stotinu terabajta nerazvrstanih podataka, odnosno milijuni računa primatelja koji nisu ugovorili e-arhiv. Iz ankete koje smo proveli među njima, oko 90 posto svoje isprintane e-račune čuva u registratorima, nesvjesni da su u poreznom prekršaju”, rekao je COO Elektroničkih računa.
Obveza elektroničkog arhiva, dodaje Kovačec, obveza je i za poduzeća, a ne samo javne i sektorske naručitelje. Svatko tko je primio makar jedan e-račun, mora imati elektronički arhiv za digitalne dokumente.
“Pravila koja se odnose na arhiviranje e-računa ponavljamo već više od deset godina, međutim mnogi to još nisu osvijestili jer su u bilo kojem trenutku mogli ući na MeR servis i u popisu primljenih dokumenata preuzeti svoje račune. No, to je trošak koji mi više nismo spremni snositi pa smo pozvali sve primatelje da do 31. ožujka 2025. godine ili preuzmu svoju arhivu iz prethodnih godina ili ugovore uslugu. Od 1. travnja dokumenti više neće biti dostupni”, zaključio je Josip Kovačec.
* Sadržaj omogućio mojeRačun
