Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje u lipnju 2008. godine započeo je rad na projektu elektroničkog sustava za upravljanje dokumentacijom (ESUD). “Projekt je započeo na Vladinu inicijativu s namjerom da se provede redizajn kompletnih poslovnih procesa u Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje kako bismo započeli proces transformacije u modernu javnu ustanovu”, kaže pomoćnik ravnatelja za informatiku Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje Zoran Kordić. “Projekt ESUD financijski je poduprla Svjetska banka te je na javnom natječaju za konzultanta i izvođača radova izabrana tvrtka King ICT”, istaknuo je voditelj projekta ESUD u Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje Damir Salar. Odlučeno je da se tim projektom pokrije ponajprije temeljni proces Zavoda, a to je ostvarivanje prava na starosnu, prijevremenu i obiteljsku mirovinu.

Složenost predmeta
U sklopu tog procesa obuhvaćene su aktivnosti zaprimanja zahtjeva, skeniranja dokumentacije, formiranje virtualnog spisa, automatska zaduženja svih sudionika procesa, integracija s aplikacijom ostvarivanja prava, donošenje “automatskog” i “ručnog” rješenja, kontrola i potpuno automatizirana otprema. “Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje je uvođenjem ESUD-a ostvario znatnu vremensku uštedu i tako skratio proces ostvarivanja zahtjeva za mirovinom za tri do četiri puta. Obrada zahtjeva kroz ovaj sustav ne traje više 120 dana, nego se rješava u roku od trideset do šezdeset dana, ovisno o složenosti predmeta koji se nalazi u obradi. Implementacija ESUD-a riješila je problem ‘ovisnosti’ o fizičkom spisu i osigurala dostupnost spisa istodobno svim sudionicima u procesu s potrebnim ovlaštenjima, a ne samo jednom sudioniku”, naglašava Damir Salar. “Riječ je o kompleksnom sustavu u kojem je sudjelovalo pedesetak stručnjaka iz Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje i tvrtke King ICT”, kaže voditelj Sektora dokumentacijskih rješenja kompanije King ICT Josip Lončarević. Napominje kako bi u svakom slučaju posebno pohvalio tim s jedne i s druge strane koji je odradio vrhunski posao. Preduvjeti da bi se odradio ovako složen projekt bili su prije svega jasno definirani zahtjevi i ciljevi projekta koje je stručno odradio tim Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje, a kroz međusobnu daljnju suradnju i zajednički angažman na projektu došlo se do konačnog izgleda aplikacije.

Aplikacija ‘aktivManager’
Tehnički gledano ESUD je razvijen na IMC Document platformi na kojoj se vrti “aktivManager” aplikacija koju su razvili stručnjaci tvrtke King ICT. Aplikacija “aktivManager” služi za skeniranje, pohranjivanje i pregled pohranjenih dokumenata. Intuitivno sučelje i jezična prilagođenost omogućavaju vrlo jednostavan rad i djelatnicima koji nisu u potpunosti informatički educirani. “Odrađen je vrlo dobar posao, a posebno smo zadovoljni prilagodbom i jednostavnošću s kojom je napravljen sustav ‘aktivManager’. U svakoj je organizaciji izazovno unositi promjene i stoga uvijek postoji rizik da projekt neće biti dobro prihvaćen. Međutim, upravo zbog jednostavnosti i efikasnosti koju donosi svakodnevno korištenje sustava preko aplikacije “aktivManager”, sve je prošlo vrlo uspješno”, ističe pomoćnik ravnatelja za informatiku u Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje Zoran Kordić. Lončarević iz King ICT-a napominje da je ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja karakterističan primjer općega upravnog postupka koji osiguranici realiziraju u okviru Zavoda, a to je ujedno i temeljni proces koji obrađuje projekt ESUD-a.

Prilagodba zakonima
Fleksibilnost programskog rješenja olakšala je nužnu prilagodbu potrebnim zakonskim okvirima s kojima je sustav ESUD u potpunosti kompatibilan. Iskustvo stečeno kroz realizaciju ovog projekta smatramo odličnim temeljem za obradu sličnih procesa koji su propisani pozitivnom zakonskom regulativom. Napominje da su projekti poput ESUD-a uvijek poseban izazov jer mijenjaju način poslovanja i ostvaruju dodatne uštede. Prijelaz s papirnatog načina rada na elektronički uvijek je velik iskorak, a posebno ako se u obzir uzme da je proces koji je obuhvaćen u ovom projektu ujedno i temelj poslovanja Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje. Sukladno dosadašnjim iskustvima kompanije u različitim područjima rada ti projekti su uvijek vrlo značajni iz više razloga. Ponajprije jer se mijenja dotadašnji način rada, odnosno papirnati dokument se zamjenjuje s elektroničkim, ubrzavaju se procesi, povećava se dostupnost dokumenata, osigurava se bolja kontrola nad poslovanjem i u konačnici rezultira sa znatnim financijskim uštedama. Prema iskustvima King ICT-a i na tržištu trend ulaganja u takve sustave i tehnologije polagano seli iz privatnog i financijskog sektora u javni sektor i svijest o opravdanosti tih ulaganja sve je veća.

HZMO u brojkama

Proračun od 35,2 milijarde kuna
O veličini posla vezanog uz ESUD najbolje svjedoči podatak da je Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje među najvećim institucijama u Hrvatskoj. Uz središnju službu ima 20 područnih službi i 92 ispostave. U vlasništvu zavoda nalaze se dva trgovačka društva Hrvatsko mirovinsko osiguranje i Hrvatsko mirovinsko investicijsko društvo. Zavod ima 1,178.449 korisnika mirovina, zatim 1,507.607 osiguranika te 214.925 korisnika doplatka za djecu za 405.444 djece. Broj ljudi koji opslužuju tako velik sustav podjednako je velik. Zavod zapošljava 3229 radnika. Njegov je godišnji proračun vrtoglavih 35,2 milijarde kuna i daleko premašuje prihode bilo koje kompanije u Hrvatskoj.

Strategija

Pet ciljeva projekta
1. osigurati trajno pohranjivanje sve dokumentacije o osiguranicima, korisnicima prava iz mirovinskog osiguranja kao i poslovne dokumentacije
2. povećati iskoristivost i dostupnost pohranjenih podataka radi postizanja maksimalne učinkovitosti kod rješavanja statusa osiguranika, korisnika prava iz mirovinskog osiguranja i u poslovanju Zavoda
3. smanjiti operativne troškove pohranjivanja i korištenja tih podataka
4. postiže se znatna vremenska ušteda u obradi podatka
5. velika šteda na prostoru potrebnom za arhiviranje

Budućnost bez dima

Iza kulisa 1.500 znanstvenika: Kako nastaju proizvodi koji mijenjaju duhansku industriju

Visoka razina logističke zrelosti

Logistika kao motor rasta: konkurentska prednost danas se gradi u lancu opskrbe