Bilježenje podataka u poslovnim knjigama mora se temeljiti na urednim i vjerodostojnim ispravama. Smatra se da je isprava uredna kada se iz nje nedvojbeno može utvrditi vrijeme i mjesto nastanka, te njezin materijalni sadržaj.

Vjerodostojna je isprava ona koja potpuno i istinito odražava poslovni događaj. U Općem poreznom zakonu je propisano da se poslovne knjige moraju voditi u skladu s načinom oporezivanja poreznog obveznika.

Knjigovodstvene isprave mogu se voditi i na nosačima podataka, ako ti oblici knjigovodstva odgovaraju načelima urednog knjigovodstva.Pri vođenju knjiga i drugih evidencija na nosačima podataka mora se osigurati da podatci u propisanom "roku čuvanja" budu raspoloživi i da se u primjerenom roku mogu učitati u svako doba. Izlazni i ulazni računi pripadaju knjigovodstvenim ispravama, i mogu se čuvati na nekom od elektronskih medija, ali moraju biti u izvornom obliku i mora postojati mogućnost ispisa računa u slučaju poreznog nadzora.

Svakako ulazni računi se moraju čuvati na papiru,  kako su primljeni i moraju se čuvati do nastupa apsolutne zastare prava na utvrđivanje porezne obveze, a preko propisanog roka za apsolutnu zastaru računi se čuvaju u skladu s posebnim propisima o arhiviranju koje uključuje i čuvanje na elektroničkim medijima.