U poslovnom svijetu e-mail je preko noći postao osnovna forma komunikacije. Brzina i jednostavnost tog načina komunikacije samo su neke od karakteristika koje olakšavaju svakodnevan brz poslovni ritam. Zahvaljujući e-mailu, ali i obratno, upravo zbog postojanja e-maila kao načina komunikacije, mnogi sastanci mogu se preskočiti, a mnogo toga može se dogovoriti bez obveznog viđenja oči-u-oči. No jesu li mailovi pomoć ili prokletstvo novoga doba poput mobilnih uređaja s kojima mnogi spavaju da ne bi nešto važno propustili ili da bi, jednostavno, bili dostupni 24 sata na dan, to tek treba otkriti.

Tko još danas priča
Verbalnu komunikaciju u većini kompanija većim dijelom već je preuzeo e-mail. Tako sada velike, srednje i male tvrtke troše značajne financijske informatičke resurse u nastojanju da se obrane od nemilosrdnih napada e-mail poruka. Problem zatrpanosti mailovima na radnom mjestu jednako je problematičan kao i jednostavan pristup mailu preko mobilnih telefona, blackberryja i dlanovnika, što je sve posljedica novih tehnologija i inovacija.Istraživanja pokazuju da u prosjeku tjedno potrošimo 14,5 sati na čitanje i odgovaranje na mailove. Analitičari su izračunali da vrijeme koje potrošimo na tu vrstu “posla” kompaniju stoji 28.000 dolara godišnje, jer je e-mail na neki način postao ozbiljan “posao” koji nam oduzima vrijeme i usporava našu produktivnost. Tijekom vremena mnogi menadžeri zaboravili su kako slanje e-maila ipak nije zamjena za komunikaciju oči-u-oči i da se putem slanja e-mailova neki problemi ili akcije ne mogu kvalitetno riješiti ili razviti.Jedan od problema vezanih za e-mail je i mišljenje (očekivanje) kako je osoba kojoj se šalje mail uvijek prisutna uz računalo i da će odgovor doći gotovo trentuačno. Takva razmišljanja ponekad dovode i do apsurdnih situacija, te pošiljatelj ponovno šalje mail, ali ovoga puta s upitom zbog čega nije poslan odgovor na onaj prijašnji mail. Osim što takvi upiti nepotrebno stvaraju velik pritisak i dovode do stresova, oni su i neproduktivan čin koji pak vodi ka nepotrebnom trošenju vremena. Istraživanje koje je naručila kompanija Hewlett-Packard potaknuta konstantnim ometanjima njihovih djelatnika stalnim iščitavanjem i provjerom mailova, pokazalo je kako te radnje imaju više štetnih utjecaja na djelatnike od pušenja marihuane. Poslati ili ne poslati e-mail jedno je od sljedećih pitanja. Iskustvo je pokazalo kako ljudi šalju mailove bez obzira na njihovu važnost. Treba imati na umu da jedan mail važan pošiljatelju ne mora nužno biti važan i primatelju. S toga je bitno razmisliti što se kome šalje i zbog čega.

Po istraživanju Gartnera, vodeće američke informatičko- istraživačke i savjetodavne kompanije, najmanje 35 posto od svih primljenih e-mail poruka ima CC prefiks. Većina ljudi takve mailove ne čita i naprosto ih ignorira. Razgovor između dvoje ljudi, sa CC prema trećoj ili više osoba više nego sigurno na nivou je rješavanja problema između te dvije osobe, dok CC služi samo kao pokriće u smislu: “Neka se nađe”. Pozivati se na CC kasnije ako dođe do nejasnoća neprofesionalna je i jadna isprika. Ako želite da i treća i četvrta strana budu o nečemu obaviještene, proslijedite im e-mail poruku osobnog sadržaja. U svim slučajevima dužina poruke neka uvijek bude jasna i koncizna, “Rat i mir” i ostale biblijske širine u poslovnom smislu nisu dobrodošle. Ako vam je stalo do brze povratne informacije, ne oslanjajte se samo na slanje maila (internet zna imati svoje mušice, a druga osoba možda nije pri kompjutoru nego je odsutna zbog nekog drugog zadatka) nego svaki važan mail obvezno popratite telefonskim pozivom. Istraživanja vezana uz e-mail kulturu obuhvatila su mnoge aspekte svima nama već tako normalne komunikacije. Jedno od istraživanja došlo je do podataka kako je normalno strani kojoj je upućen mail ostaviti minimum četiri sata na odgovor kako bi joj se dalo vremena da organizira svoje dnevne zadatke i sve zahtjeve koji iz njih proizlaze. Telefonski poziv “uživo” riješit će vaš ili zajednički problem mnogo brže i efikasnije nego pisanje maila. Slanje mailova s prefiksom Forward više je nego delikatno. Prisjetimo se samo starih vremena kada su nam u poduzeća na radno mjesto stizala pisma ili memorandumi. U to vrijeme nije nikome padalo na pamet da te iste memorandume fotokopira u desetke primjeraka i isporuči na isto toliko adresa. Ako mail već forwardirate, izbrišite sve informacije nebitne drugoj strani, uključujući e-mail adrese, i ostavite samo informacije bitne za tog primatelja. Replay funkciju nije potrebno koristiti da bi se poslalo jednostavno i pristojno “Hvala” ili odgovorilo “Nema na čemu”, jer to krade vrijeme objema stranama, a može se dogoditi da se ubrzo nađete u začaranom “Ne, ne, kako nema, hvala još jednom” krugu bez kraja i konca. Zajednički odlazak na kavu nakon uspješno obavljenog posla jedno je od rješenja.

Emocije treba stišati
Ako se emotivno ne osjećate baš najbolje, ne šaljite e-mail. Rasprava uživo kod nekih će aktivirati verbalnu kočnicu da ne izreknu baš sve što im je na vrhu jezika, neki će pak reagirati emotivno i poslije se naći u situaciji da se ispričavaju zbog svoje naglosti. Takozvano pravilo “24 sata” jedno je od najboljih savjeta Gregory D. Casha, izvršnog direktora kompanije Vasomedical, koji u svom radi intenzivno koristi e-mail: “Kad god čujem nešto što izaziva emocijalnu reakciju, naročito bijes, veoma vodim računa o svojoj reakciji. Ako postoji mogućnost da je moj odgovor pomućen bijesom, onda ga odgodim za 24 sata. Zatim ponovno pročitam i razmislim da li napisano i dalje odražava moje stavove. Nakon toga izmijenim poruku kako bi odražavala manje emotivno stanje od onoga u kojem sam se prvotno nalazio. E-pošta potencijalno je najopasniji medij, jer je mnogo lakše stisnuti “pošalji” nego napisati memorandum.”