Digitalna tranzicija društva i gospodarstva više nije pitanja izbora, ona je jedan od ključnih ciljeva strategije Europske komisije “Digitalno desetljeće Europe: digitalni ciljevi za 2030.”, ali i Nacionalne razvojne strategije Republike Hrvatske do 2030. godine. Pred zemljama članicama Europske unije je obveza ulaganja u vještine, sigurnu i održivu digitalnu infrastrukturu, digitalnu transformaciju poduzeća te digitalizaciju javnih usluga. Potonje se u našoj državi, između ostalog, provodi i kroz bespovratne potpore Ministarstva gospodarstva i održivog razvoja za digitalizaciju mikro, malih i srednjih poduzeća kroz Nacionalni program oporavka i otpornosti 2021.-2026. godine. “SME sektor kroz bespovratna sredstva ima priliku uvesti nove ili značajno poboljšane proizvodne postupke, unaprijediti način isporuke usluga ili organizacijskih praksi te jačati digitalne vještine. Digitalna transformacija je preduvjet za opstanak naših kompanija na tržištu”, ističe Josip Kovačec, savjetnik Uprave servisa mojeRačun.

Digitalna tranzicija gospodarstva

Bespovratna sredstva mikro, malim i srednjim tvrtkama dodjeljuju se za izradu, razvoj ili nabavu digitalnih rješenja i tehnologija u svrhu digitalne transformacije poslovnih procesa ili proizvodnje. Financira se i implementacija, prilagodba ili integracija digitalnih rješenja i tehnologija te jačanje digitalnih vještina zaposlenika povezanih s aktivnostima digitalizacije poslovanja. “Tvrtke koje su se odlučile digitalno transformirati i potpuno izbaciti papir iz poslovanja, primjerice kroz mojDMS, sada to mogu učiniti i uz bespovratna sredstva. Informacijski sustav mojDMS omogućuje mikro, malim i srednjim tvrtkama potpuno digitalizirani protok dokumenata unutar tvrtke, ali i s vanjskim suradnicima, poput knjigovodstvenih i računovodstvenih servisa”, pojašnjava Kovačec.

Digitalizacija papirnatih dokumenata

Riječ je o informacijskom sustavu koji je mojeRačun već uspješno implementirao u više jedinica lokalne samouprave u sklopu provedbe projekta CEF Telekom, što znači da u potpunosti zadovoljava uvjete za povlačenje europskih sredstava. No, ono što je ključno, mojDMS su kao izvrstan alat za digitalizaciju poslovanja prepoznale mikro, male i srednje tvrtke koje su ranije uvele eRačun u poslovanje jer su kroz ovaj sustav za upravljanje poslovnim dokumentima digitalizirale cjelokupni proces razmjene, odobravanja, likvidature, plaćanja i, u konačnici, pohrane eRačuna u elektronički arhiv. “Račune zaprimljene kroz mojeRačun korisnici mogu automatski povući u mojDMS gdje ga, zajedno s pratećim ispravama, urudžbiraju unutar digitalne pisarnice i pokreću unaprijed određeni hodogram za obradu. Sustav omogućuje digitalizaciju i unos dokumenata koji su u tvrtku stigli u papirnatom obliku, što korisnicima osigurava potpunu tranziciju na digitalno poslovanje” naglašava Kovačec.

Likvidatura digitalnih dokumenata

Svi digitalno zaprimljeni ili naknadno digitalizirani dokumenti kroz mojDMS se zakonski ispravno i sigurno likvidiraju, ne stvaraju se dodatne kopije istoga dokumenta, niti se oni gube u radnom procesu.

“Svi dokumenti su centralizirani u sustavu i dostupni za obradu za to ovlaštenim osobama. Kroz mojDMS moguće je upravljati svom poslovnom dokumentacijom; eRačunima i računima, drugim knjigovodstvenim ispravama koje se zakonski moraju obrađivati u digitalnom obliku, primjerice eOtpremnicama, ePrimkama ili eNarudženicama, potom ugovorima i drugoj internoj i eksternoj poslovnoj dokumentaciji”, pojašnjavaju iz servisa mojeRačun.

Bespovratna sredstva i za aplikacije

Kroz potpore iz Nacionalnog programa oporavka i otpornosti 2021.-2026. godine mikro, male i srednje tvrtke mogu unaprijediti način isporuke i organizacijskih praksi, za što u najvećem informacijskom posredniku također imaju adut.

Riječ je o aplikaciji mOtpremnica, namijenjenoj korisnicima, dobavljačima, koji isporučuju robu putem svojih dostavljača ili korištenjem usluga distributera (kurirske službe) te kombiniranjem obaju načina.

“Aplikacija se sastoji od dva dijela: administratorskog dijela i mobilne aplikacije koja je vezana uz isporučitelja ili prijevoznika. Administrator kroz aplikaciju izrađuje i uređuje rute za vozače-dostavljače te opcionalno dodjeljuje vozilo i vozača koji dostavljaju robu s eOtpremnice koja je prethodno poslana u aplikaciju. Ono što je ključno, ne postoji više papirnata otpremnica, ili njenih nekoliko kopija kako je sada praksa, nego strukturirani dokument koji kupac kasnije učitava u računovodstveni program, umjesto da ga prepisuje stavku po stavku”, rekao nam je savjetnik Uprave servisa mojeRačun.

Dobavljač ne mora čekati povratnu informaciju o uspješnoj dostavi jer kroz aplikaciju mOtpremnica vidi da je roba preuzeta, nakon čega se dokument automatski pohranjuje u digitalnu arhivu koja je i kupcima dostupna u svako doba.

“Aplikacija mOtpremnica je izvrsno rješenje za unaprjeđenje načina isporuke, odnosno za digitalizaciju robno-materijalnog poslovanja u cjelini jer korisnicima na jednom mjestu pruža podatke o dodijeljenim rutama dostave, količini izdane i preuzete robe. Ovim rješenjem započeo je važan proces digitalizacije distributivnog procesa u hrvatskim tvrtkama, a danas je ono na dohvat ruke svima”, zaključio je Kovačec.

Sadržaj omogućio mojeRačun