Neopravdano je zanemarena činjenica da svakodnevno provodimo dosta vremena čitajući i odgovarajući na velike količine e-mailova koji nam neumorno stižu a da nam nitko zapravo nikada nije svratio pozornost na osnove uspješnog komuniciranja. Neki provode čak i do 80 posto radnog vremena čitajući i odgovarajući na e-poštu. Upravo zbog toga izuzetno je važno razvijati vještinu uspješnog komuniciranja elektronskom poštom dajući joj dimenziju koja joj pripada. Imajte uvijek na umu kako će vaša poruka biti percipirana i pobrinite se da maksimalno iskoristite mogućnosti i ograničenja e-pošte. Obvezno pročitajte tekst poruke prije nego što ju pošaljete pazeći na značenje, a isto tako i na ton. Jedna pogrešna riječ može pretvoriti i najbolju vijest u katastrofu. Imate li dojam da je poruka prenagla? Možda ste imali premalo vremena da biste išli u bilo kakva opsežna objašnjena tako da ste poslali kratak i oštar e-mail. Jeste li ikada primili e-mail koji vas je toliko razljutio da ste odmah mahnito počeli pisati dajući svima do znanja svoju stranu istine, ali biste zažalili istoga trenutka čim biste poruku poslali? Onda biste tu istu poruku pročitali nekoliko sati poslije, shvaćajući da ste zaista pretjerali sa svojom burnom reakcijom. Od sada nadalje nakon što ste napisali e-poruku u afektu, spremite ju u draft folder i pošaljite nakon što još jedanput pregledate i trezvenije sagledate činjenice nezamućene emotivnim nabojem. Tako ćete eliminirali potencijalno konfrontirajuće i nepotrebne komentare. Jeste li frustrirani zbog toga što ne dobivate odgovor na vaše poruke, naročito na one na koje očekujete odgovor u određenom roku? Činjenica je da je većina e-mailova potpuni gubitak vremena. Ako vaša poruka izgleda neinteresantna primatelju, gotovo je sigurno da će biti uništena istog trenutka kada je i primljena. Želite li privući pozornost i osigurati barem da se vaša poruka otvori i pročita, kreirajte naslov tako da primatelj može pretpostaviti kontekst poruke. Ako želite značajno povećati vaše šanse efektivnog komuniciranja, poslužite se jednostavnim emotivnim motivatorima. Koristite u naslovu riječ “hitno” za poruke gdje vam vrijeme igra presudnu ulogu ili pak “samo za vašu informaciju” ako ne zahtijevate odgovor. Ne koristite sleng koji vam omogućava brže komuniciranje pri pisanju poruka te napola dorečene rečenice bez korištenja interpunkcije i ostalih osnovnih principa pisanog teksta. Pazite da ste uvijek izuzetno profesionalni jer je vaša poruka odraz vaše kulture i komuniciranja vaše tvrtke. Uvijek imajte na umu da u svakodnevnom poslovnom komuniciranju e-mailovi se prosljeđuju bez vaše kontrole tako da je izuzetno važno zadržati poslovnost i profesionalnost bez obzira pišete li dobrom prijatelju unutar tvrtke ili šefu s kojim imate poslovni odnos.