Svaki rukovoditelj zna da je učinkovita komunikacija najvažniji alat za njegov uspješan rad. Zašto onda tako mnogo zaposlenih komunikativnost svojih rukovoditelja ocjenjuje vrlo lošom? Zaposlenici tvrde da im rukovoditelji govore premalo, da informacije stižu prekasno ili o njima čuju tek preko glasina. Rukovoditelji tvrde da ih velike količine posla sprečavaju da komuniciraju onoliko često koliko bi željeli. S druge strane, mnogi rukovoditelji misle da su jako dobri prenositelji informacija i vrlo su iznenađeni kada zaposlenici loše ocijene njihovu sposobnost komuniciranja. Čini se rukovoditelji i zaposlenici imaju različit stav o tome kako treba izgledati njihova komunikacija.

Davati i prikupljati informacije
Naime, mnogi suvremeni rukovoditelji se i danas drže pravila komuniciranja proisteklih iz samih početaka industrijskog doba. Premda se od tada do danas znanje o tome kako treba izgledati uspješna komunikacija višestruko povećalo i premda su ta nova znanja pokazala da stara pravila u komunikaciju unose više štete nego koristi, čini se da ih je teško iskorijeniti. Ta pravila su sljedeća:
– zaposlenicima treba prenositi samo najnužnije informacije strogo vezane za njihovo radno mjesto,
– zaposlenicima treba naređivati i ne slušati njihove povratne informacije, primjedbe ili prijedloge, jer komunikacija smije biti isključivo jednostrana (odozgo prema dolje),
– rukovoditelji trebaju rješavati sve probleme i donositi sve odluke, bez obzira koliko nevažne bile i koliko osposobljene djelatnike imali, jer samo više hijerarhijske razine imaju pravo na to.
Strah da će povjerljive informacije doći u pogrešne ruke, zabrinutost da će informacija biti pogrešno interpretirana, i/ili potreba za kontrolom su motivatori zbog kojih rukovoditelji informacije čuvaju od zaposlenih. Vrijednosti koje su dovele do ovih pravila su temeljene na teorijama rukovođenja, u osnovi kojih su pretpostavke da zaposlenici nisu sposobni za odgovorniji rad, da im se ne smije prepustiti nikakvo odlučivanje, da im je cilj nerad i stvaranje nereda, te da ih na posao treba doslovno tjerati. Suvremene teorije rukovođenja polaze od pretpostavke da svi ljudi imaju potencijale za uspješan rad te da se ti potencijali najbolje izražavaju u poticajnoj okolini, u kojoj je dostupnost pravih informacija jedan od najvećih motivatora.

Tko danas može znati sve
Pristup zadržavanja i doziranja informacija teško se može opradvati u današnjem dobu znanja i to iz više razloga:
1. znanja u nekom području su toliko velika da se teško može očekivati od rukovoditelja da o svemu zna bolje od svih svojih zaposlenika
2. u suvremenom svijetu promijene su sve brže u svim područjima i jedna ih osoba teško može pratiti, pa tako teško može uspješno odgovoriti na njih.
Drugim riječima, ako se samo od rukovoditelja očekuje da imaju najbolje rješenje za sve probleme i da o svemu donesu najbolju odluku, pred njih se stavlja zadatak koji jednostavno ne mogu izvršiti, čime se poslovanje cijele organizacije dovodi u pitanje. Da bi se mogli uspješno nositi s konkurencijom, sva treba pokrenuti svu ‘’mudrost’’ koja postoji u organizaciji. Mudrost se nalazi u glavama zaposlenika i rukovoditeljeva najveća odgovornost je omogućiti im pristup svim informacijama te ih motivirati na predan i kreativan rad. U suprotnom, zaposlenici kojima se ne daju informacije te koji osjete nepovjerenje od strane rukovoditelja, jednostavno neće biti motivirani na iznošenje svojih znanja i kreativno rješavanje problema. Radit će onoliko koliko moraju, a ne onoliko koliko mogu. Raspon između te dvije krajnosti je jako velik! To je kao da kupite raketu i koristite se njome kao rasvjetnim tijelom u vašem dvorištu umjesto za let na Mjesec.

Novi komunikacijski obrazac treba biti utemeljen na sljedećim pretpostavkama:
– znanje i kreativnost zaposlenika su najveća vrijednost suvremene organizacije (za razliku od nekadašnjeg gledanja vrijednosti kroz kapital)
– zaposlenici imaju znanja, vještine i iskustvo, pa je stoga jako važno osigurati im otvorenu i poštenu informaciju o organizaciji i njezinom tržišnom okruženju, jer jedino tako mogu zajedničkim snagama pronaći najbolja rješenja za uspješan rad
– poruke trebaju biti prenošene različitim komunikacijskim sredstvima (sastanci s rukovoditeljem, intranet, e-pošta, oglasna ploča i sl.), kako bi dospjele do svih zaposlenika
– komunikacija mora biti dvostrana, jer radi se o razgovoru, a ne o ukazima
– rukovoditelji zaposlenicima trebaju više postavljati pitanja i tražiti od njih odgovore, odnosno da manje sami osmišljavaju odgovore na njihova pitanja.

Informacija je moćno oružje
Rukovoditelji u dobu znanja trebaju usvojiti otvoreni komunikacijski stil. Sasvim je u redu da rukovoditelji nemaju sve odgovore. Rukovoditelji bi trebali imati puno više pitanja nego što imaju odgovora i tražiti mudrost čitavog tima kako bi došli do rješenja. Prošli su dani kada su rukovoditelji nasamo donosili odluke i rješavali probleme, a zatim se vraćali zaposlenicima s odgovorima. Uspješne organizacije će težište komunikacije staviti upravo na dijalog. Mogućnost da rukovoditelji i zaposlenici otvoreno i s jednakih pozicija razgovaraju i razmjenjuju ideje vodit će povećanom povjerenju i boljim idejama (istraživanja pokazuju da timovi donose bolje odluke), što u konačnici dovodi do povećanja produktivnosti i poboljšanjima u samim poslovnim procesima. Na kraju, svi rukovoditelji se slažu da je informacija moć. Zato ju mnogi ne proslijeđuju misleći da će, ako ju zadrže za sebe, biti moćniji. Istina je upravo obrnuta: zadržana informacija gubi na svojoj moći. Jedino ako ju rukovoditelj podijeli s drugima ona dobiva svoj pravu vrijednost, jer njome osnažuje njihovo povjerenje i omogućuje im učinkovitije poslovanje. Tek to je temelj istinske moći.

Mr. spec. Tanja Pureta, poslovni je psiholog tvrtke Ramiro d.o.o. za poslovno savjetovanje

Stara škola

Stari obrazac
Zaposlenicima treba prenositi samo nužne informacije i to samo one isključivo vezane za njihov posao. Komunikacija treba biti jednostrana, dakle ići odozgo prema dolje. Zaposlenici trebaju samo slušati naredbe. Rukovoditelji trebaju rješavati sve probleme i donositi sve odluke, jer je to hijerarhijski opravdano. Nabrojani komunikacijski obrasci u današnjem poslovanju su zastarjeli.

Što ga uzrokuje
Poslodavci strahuju da će informacije pasti u krive ruke ili da će biti krivo protumačene. Dio poslodavaca misli da zaposlenike na rad treba doslovce tjerati, i da će davanje radnicima mogućnost odlučivanja biti samo poticaj za nerad i nered u organizaciji.

Zašto je loš
Znanja u nekom području toliko su velika da se ne može očekivati od poslodavca da sve zna bolje od svojih zaposlenika. U suvremenom svijetu promjena je toliko mnogo da ih jedna osoba ne može pratiti.