Unatoč pritisku da obećate nemoguće, nikada nemojte prihvatiti obvezu za koju znate da je nećete moći izvršiti. Ovo je savjet koji mi je dan kad sam bio mladi projektni menadžer i nikada ga nisam zaboravio. To su samo neki od savjeta koje želim podijeliti s vama na radionici pod nazivom „The Hidden Skills of the Project Manager“ koja će se od 23. do 24. svibnja održati u Zagrebu i koja će se usredotočiti na vodstvo i razvoj vještina kako bismo postali vođa unutar projekta.

Jedna od vještina koju kao voditelji projekata moramo neprestano usavršavati je da uvijek budemo u mogućnosti uključiti se u dobronamjerne pregovore sa našim kupcima, dobavljačima, menadžerima, i članovima tima o ciljevima koji su realno ostvarivi. Pregovaranje je ključni atribut voditelja projekta i iako se ne radi o ugovornim pregovorima ipak je od iznimne važnosti za izvedbu samog projekta. Pregovaranje uključuje četiri glavna elementa:

Odvojite ljude od problema,
Usredotočite se na interese, a ne na pozicije,
Izmislite opcije za uzajamnu korist,
Inzistirajte na korištenju objektivnih kriterija.

Naravno, bilo kakve činjenice i podaci koje ste skupili kroz prethodne projekte pomoći će vam u kreiranju uvjerljivih argumenata i vođenju pregovora sve do točke gdje ste postigli ono što je potrebno i što želite postići. Prema tome, sjetite se ovoga kod sljedećih pregovara oko novih projektnih koraka, propusta u rasporedu, ažuriranja zadataka i nemojte biti previše emocionalni. Budite oboružani činjenicama i što realniji prema onima kojima se obraćate.

Dakle, jeste li ikada upoznali agresivnog i zastrašujućeg višeg menadžera kako govori o problemima na vašem ​​projektu? Ako jeste ili ćete tek susresti takvu osobu, planirajte ponovno pregovarati o obvezama kada dođe do promjena na projektu (kao što su proračun ili vrijeme), kada dođe do neočekivanih problema ili kada su dodani novi zahtjevi kupca. Nitko ne voli mijenjati svoje obveze. Međutim, ako je stvarnost takva da početne obveze i ciljevi neće biti postignuti, nemojmo se pretvarati da će se dogoditi čudo. Nemojte dopustiti da vas to emocionalno potrese. Umjesto toga, budite uvjerljivi i realni … i budite spremni da sudjelujete u novim izazovima. Jer upravo takve ljude zovemo „pregovaračima godine“.