Suvremeno poslovanje pred tvrtke stavlja nove izazove, a digitalizacija postaje jezik sadašnjosti. Ako odlučite ne pričati tim jezikom tržište bi moglo postati nemilosrdno, a u tom slučaju i zakoni bi vam mogli pokucati na vrata. 

Jedan od slučajeva koji sasvim suvereno može ispričati ovu priču jest i onaj o elektroničkom računu, a prema zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi to više nije samo trend, već jedini izbor koji možete donijeti. E-račun je suvremeni oblik računa koji ne zahtijeva fizički ispis, a izdaje se isključivo digitalnim putem.  U korak s  regulativom krenula je i tvrtka Oktal Pharma, a kako bi ova nacionalna veledrogerija nastavila svoje uspješno poslovanje koje traje već više od 25 godina, za rješenje se obratila onima koji to razumiju.

U obliku integracijske platforme stručnjaci iz IN2 ponudili su ovoj tvrtki ono što će staviti naglasak na funkcionalnosti, a fizički račun ostaviti tamo gdje mu je mjesto – u prošlosti. Na primjeru ovog poslovnog slučaja pitali smo ljude iz Oktal Pharme što im je rješenje donijelo – napominju da su postigli ono što su priželjkivali, a arhiviranje, baš kako i nalažu postulati e-računa, više nije dio njihova posla. Implementacija integracijske platforme omogućila je tvrtki automatizirano slanje eRačuna kupcima koji imaju mogućnost njihovih zaprimanja. Prelaskom na slanje računa u elektroničkom obliku dodatno se potaknuo i razvoj eArhive gdje se spremaju eRačuni te više nema potrebe za arhiviranjem računa u papirnatom obliku za taj dio.

Okrupnjavanje funkcionalnosti

"Budući da koristimo IN2 Opus ERP sustav, bilo je logično predmetnu funkcionalnost napravitiu suradnji s tvrtkom IN2. Krajnji cilj je daljnja digitalizacija razmjene dokumenata, a dio koji smo implementirali u potpunosti je u skladu s očekivanjima, kaže Mihael Sučija, voditelj Odjela informatike u Oktal Pharmi.  Upitali smo ih i zašto su odlučili surađivati baš sa softverskom tvrtkom IN2. Naglasak suradnje bio je na okrupnjavanju funkcionalnosti.  Željeli su postići zaprimanje i slanje, u digitalnom obliku, svih dokumenata koje razmjenjuju sa svojim partnerima, a prioritete su postavili na pojednostavljenju i brzini.

"Razmjenom u digitalnom obliku značajno će se pojednostaviti i ubrzati razmjena dokumenata te smanjiti mogućnost pogreške. Posljedično će se ukinuti papir kod razmjene dokumenata što će smanjiti troškove i omogućiti ukidanje papirnate arhive koja je skupa i spora kod pretraživanja", dodaje Sučija. Papirnatu arhivu postupno će zamjenjivati ona digitalna. Digitalna arhiva implementirana u Oktal pharmi je rješenje na Alfresco platformi koja je standard, odnosno najpopularnije open source rješenje u sustavu digitalne arhive.

Takav čin arhiviranja dodana je vrijednost sustava, a implementacija je dodatno doprinijela učinkovitosti digitalizacije. "Digitalizacijom dijela procesa koji se odnosi na eRačune stvoreni su preduvjeti za daljnju digitalizaciju procesa isporuke robe i u konačnici ukidanje papira kao medija za razmjenu dokumenata. Simplificiranje poslovnih procesa digitalizacijom dokumenata ostvaruje se na strani sudionika procesa koji zaprima dokument u digitalnom obliku jer se značajno pojednostavljuje obrada dokumenta. U tom smislu, integracija s informacijskim posrednikom nužan je preduvjet za navedeno. 

Više od 2000 isporuka na dan
Prelazak na novi sustav bio je, zaključuju iz tvrtke Oktal Pharma, dobro pripremljen i tehnički je sve kvalitetno odrađeno, a samim time je i sam prelazak prošao bez poteškoća.  Poslovno gledano, prilagodba na novi sustav isto tako nije bila zahtjevna jer nisu uvedene nove ili drugačije aktivnosti u radu već je cijela logika kreiranja i slanja eRačuna ugrađena u postojeći automatizirani sustav.

Naglasak je znači na transformaciji, a ovo digitalno rješenje za njih znači usklađenost sa zakonom te a otvara i niz mogućnosti implementiranja novih funkcionalnosti. S druge strane, s više od 2000 isporuka na dan, operacije su ubrzane, a proširivanje sustava i nadogradnja samo su pitanje vremena. Upravo ovaj poslovni slučaj može biti primjer dobre prakse, a jasno pokazuje da je sustave potrebno modulirati i prilagoditi vašim potrebama. Ono nikako manje bitno jest da, iako digitalizacija nailazi na prijepore, eRačuni kao posljedica digitalne transformacije imaju važnu dodatnu vrijednost, a ona ide u korak s ciljevima zaštite okoliša na lokalnoj i svjetskoj razini. 

* Sadržaj omogućio IN2