Prije svega potrebno je znati koji su troškovi opravdani na određenom projektu i u određenom razdoblju te kako i koju propratnu dokumentaciju je potrebno pripremiti da bi se troškovi dokazali. Sve je naravno prethodno zapisano, a i svaki kandidat mora ionako predstavili okvirnu financijsku konstrukciju projekta.

Dokumentiranje troškova
Priprema financijskog izvješća počinje s početkom projekta. Od tog trenutka potrebno je redovno, pažljivo i revno voditi i čuvati svu dokumentaciju vezanu za projekt. Troškovi moraju biti dokumentirani na posebnom troškovnome mjestu, a svi propratni dokumenti (originali i ovjerene kopije) sačuvani u posebnim fasciklima. To je najlakše napraviti ako je sva dokumentacija organizirana na sljedeći način: u jedan fascikl pohraniti sve službene dokumente poput natječaja, natječajne dokumentacije, ugovora o sufinanciranju, prijavne dokumentacije, konzorcijskog ugovora, financijskih pravila koja uređuju program, internog pravilnika o narudžbi materijala, odnosno osnovnih sredstava. Potreban je i jedan fascikl za popratnu dokumentaciju u koji je najbolje slagati dokumentaciju po troškovnim kategorijama. Na svim projektima osnovne kategorije troškova koji se uvijek moraju dokazivati su: troškovi osoblja, putni troškovi, troškovi osnovnih sredstva, troškovi materijala i neizravni troškovi.I konačno, potreban je poseban fascikl s dokumentima za dokazivanje troškova po razdobljima koji sadrži kopiju predanog izvještaja (sa svim prilozima), revizorov izvještaj o opravdanosti troškova, popis svih prijavljenih troškova, ispis iz troškovnog mjesta, potpornu dokumentaciju za dokazivanje troškova. S takvom organizacijom aplikant će u svakom trenutku imati svu potrebnu dokumentaciju ne samo za pripremu financijskih izvještaja nego i za financijske i revizorske kontrole.

Nacionalni standardi
Kako bi se na najbolji mogući način realizirao proračun predloženog projekta, najbolje je pratiti načela i standarde nacionalnog računovodstva kako bi se što lakše i u što kraćem razdoblju pripremilo izvješće.

Barbara Mali, Ana Tomašek, Ivica Ilić, Ilina Hristova, autori teksta su savjetnici za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners