Posljednjih nekoliko godina sve veći broj tvrtki pristupio je procesu informatizacije. Mnogi vlasnici smatraju da je taj proces jednostavan. Samo zamijene stara računala novijima, spoje na brzi Internet sve djelatnike, prebace poslovanje iz knjigovodstvenih aplikacija u DOS-u na Windows sučelje i instaliraju softver za upravljanje dokumentacijom. Ali valja paziti na ekonomičnost pri nabavi. Kućanski aparati i uredska oprema troše više od četvrtine ukupne potrošnje električne energije u zemljama članicama Međunarodne agencije za energiju (International Energy Agency (IEA)) i nakon potrošnje energije za prijevoz to je najbrže rastući sektor potrošnje energije. Energetska učinkovitost uređaja stoga je jedan od važnijih čimbenika na koje valja obratiti pozornost pri opremanju ureda.

Potrošni materijal
Nakon energije valja obratiti pozornost na uštedu potrošnog materijala i prostora koji su često zapostavljeni, a nose relativno visok dugoročni trošak. Umjesto prikupljanja hrpe dokumenata najveća ušteda u prostoru i vremenu donosi digitalizacija dokumenata. Potreba digitalizacije dokumenata u procesu informatizacije nameće se sama po sebi. Bez digitalizacije papirnatih spisa nemoguće je nastaviti s ozbiljnijim procesom informatizacije, a ako želimo korisnicima omogućiti online poslovanje i komunikaciju, ona je jednostavno neophodna. Pri tome je dobro načiniti backup i povjeriti ga nekoj specijaliziranoj tvrtki ili Financijskoj agenciji (Fina) koja također nudi takvu uslugu. Osnovni cilj informatizacije je da se partnerima, organizacijama i pravnim osobama pruži mogućnost rješavanja poslova putem Interneta ili WLAN-a. Problemi klasičnih sustava su različiti: od problema s ručnim prenošenjem dokumenata na CD-ovima, problema s duplikatima dokumenata na različitim računalima i duplikatima prilikom ispisa do problema otkazivanja računala ili čvrstog diska što često dovodi od trajnog gubitka ili oštećenja dokumenata. Da bi se ti problemi riješili, potrebno je svaki pismeni dopis, rješenje ili nalog prebaciti u digitalni oblik. Prilikom pristupa digitalizaciji često se čuje termin “bez papirologije”. Ipak, valja imati na umu da unatoč digitalizaciji radni stol neće biti potpuno slobodan od papira. Oni će i dalje biti tu, ali u znatno manjem broju. Sama svrha pretvorbe papirnatih obrazaca u digitalni oblik je lako nalaženje bilo kojeg dokumenta i za nekoliko godina. Nekoliko klikova mišem dovoljno je da pronađemo broj dokumenta, datum, vrijeme i njegov tijek izvršenja. Digitalizacija omogućuje da se bilo koji dokument na kojem se radilo može eksportirati na web-site tvrtke bez dodatne korekcije, čime se dobiva na ažurnosti korporativnog web-sitea. Ona otvara i mogućnost međusobnog komuniciranja u lokalnoj mreži što omogućuje korisnicima znatno efikasniji rad.

Digitalizacija dokumenata
Prednosti digitalizacije dokumenata su nemogućnost njihova gubljenja i uništavanja te izdavanja bilo kakvog dokumenta bez autorizacije odgovorne osobe, veća učinkovitost djelatnika, brzo i jednostavno pretraživanje dokumenata i praćenje njihova kolanja, praćenje produktivnosti svih djelatnika, praćenje izvršenja dokumenata, mogućnost ograničenja prava pristupa povjerljivim dokumentima, ušteda na uredskom materijalu, mogućnost automatskog eksportiranja na web-stranice gradske uprave. Uštede nipošto nisu zanematrive u odnosu na troškove papira i održavanje fotokopirnih aparata osobito ako su intenzivno korišteni.
(M. Antić)