Neuredno pripremljena projektna dokumentacija može navesti kontrolora na sumnju u vjerodostojnost i točnost dokumenta, računa, tablica. Zato svu dokumentaciju valja slagati čim dođe u organizaciju koja se prijavila na natječaj.

Mjesečno ažuriranje
To znači napraviti kopije dokumenata, označiti ih i parafirati, te onda staviti u posebni fascikl gdje su pohranjeni svi dokumenti vezani uz prijavljeni projekt. Isto vrijedi i za “time sheets” zaposlenika, odnosno potrebno ih je usporedno raditi svakog mjeseca. Tako, kada dođe vrijeme za pripremu zahtjeva za sufinanciranje imati ćemo svu dokumentaciji pri ruci, a samo je treba razvrstati u skladu s pravilima.Valja imati na umu da i nakon uspješne financijske kontrole može slijediti revizija određenog projekta, čak i nekoliko godina nakon projekta. I zato dokumentacija mora biti uredno složena i arhivirana, te lako dostupna ako revizija pokuca na vrata. Ako je kandidat uspio impresionirati financijskog kontrolora ne zagorčavši mu život hrpom neurednih papira, on u pravilu ugodno iznenađen nastavlja sa pregledom konkretne dokumentacije, izračuna tablica, “time sheetsa” itd. Da bi kandidat osigurao da kontrolor i dalje bude zadovoljan zahtjevom i uvjeren u ispravnost projektne dokumentacije, slijedi nekoliko uputa vezanih na pojedinačne vrste troškova.Najčešći je, naravno, trošak rada. Valja paziti da sve “Time sheets” potpišu zaposlenik i voditelj projekta, da su sati rada stavljeni na radne dane a ne na vikende i praznike, da se bruto iznosi slažu sa odgovarajućim obrascima i platnim listama. Potrebna je i metodologija izračuna troškova prijevoza i prehrane. Obično je kod troškova rada potrebno ispuniti i neke sumarne tablice, koje prikazuju ukupne troškove po pojedinačnom mjesecu. Tu treba paziti na točan unos i zbrajanje podataka.

Potvrda troškova
Potrebno je priložiti i bankovne izvatke tekućeg računa iz kojih je razvidno da su plaće bile i isplaćene. Ovdje valja označite brojke koje se odnose na plaće (na primjer markerom), dok se ostali priljevi na transakcijskom računu mogu izbrisati ili zacrniti. I na kraju naravno svi dokumenti moraju biti potpisani, pečatirani i na svim kopijama mora stajati da je kopija jednaka originalu.

Barbara Mali, Ana Tomašek, Ivica Ilić, Ilina Hristova, savjetnici za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners.