Kada govorimo o realnim posrednim troškovima, koristeći Full Cost model, znači da moramo biti sposobni u svakom trenutku dokazati da je posredni trošak povezan s izvođenjem aktivnosti na projektu. Uvođenje takve metode nije jednostavno i zahtijeva šire poslovno, organizacijsko i računovodstveno znanje. Treba biti svjestan činjenica da sama metodologija nije zasnovana za namjene točno određenog projekta, natječaja ili programa, nego za upotrebu koja je korisna za sve projekte organizacije, uključujući i komercijalnu namjenu.

Objektivnost i pravednost
Ako primjerice samo preuzmemo definiciju iz strukturnih fondova koja govori (propisi Komisije WS 448/2004, točka 1.8.): “Režijski troškovi su opravdani izdaci pod uvjetom da se temelje na realnim troškovima povezanim s izvođenjem aktivnosti koje su sufinancirane iz strukturnih fondova i da se raspoređuju razmjerno s aktivnosti u skladu s utemeljenom pravnom i objektivnom metodom”, onda je za metodologiju bitno da je: a) objektivna: što znači da izabrana mjerila nisu subjektivno izabrana na osnovi našega dosadašnjeg mišljenja da su te mjere najbolje, već na osnovi uzročno posljedične veze između uzroka nastanka troška i konačnim nosiocem troškova; b) pravedna: što bi značilo da će se u sličnim uvjetima istovrsni troškovi raspoređivati na jednak način. Temelj metodologije su mjerila za razvrstavanje posrednih troškova. Mjerilo odlučuje na osnovi čega se određeni posredni trošak raspoređuje na, u našem primjeru, projekt. Takvo mjerilo opisuje uzročno-posljedičnu vezu između posrednih troškova i uzroka nastanka toga troška. Mjerila je više vrsta, primjerice broj zaposlenih, broj sati, površina prostora itd. Pri izboru mjerila moramo biti objektivni i dosljedni. Mjerila su također višestupanjska. Ako želimo trošak najamnine rasporediti na projekt, na početku ćemo vjerojatno izabrati kao mjerilo površinu prostora. Na taj način smo dobili dio troškova najamnine koji se odnose na zaposlene koji rade u razvojnom odjelu. No to nam ništa ne govori koliko tih troškova otpada na projekt jer zaposleni rade na više projekata istovremeno. Zato koristimo neko drugostupanjsko mjerilo kao što je na primjer broj radnih sati na određenom projektu. Iz toga proizlazi da sam sustav nije jednostavan i da je u njega potrebno uložiti puno truda. Pri tome je potrebno upozoriti na činjenicu da su osim svih posrednih troškova uključeni i neopravdani troškovi. Oni ni u jednom primjeru ne smiju biti skriveni u posrednim troškovima i tako raspoređeni na projekt.

Dokazivanje troškova
Dokazivanje tih troškova, naravno ako imamo odgovarajuću metodologiju, vrlo je jednostavno. Kao dokaz podnosimo račune za sve posredne troškove, međutim bez metodologije neopravdani troškovi neće biti priznati u sufinanciranju. Troškovi i dokazivanje troškova pri projektima za nepovratna sredstva osnovni su elementi u fazi izvođenja projekta. Obično sadržajni dio posla u vezi s projektom ne predstavlja problem, što često nije slučaj prilikom financijskog dijela projekta. Trebamo biti svjesni da ćemo samo na osnovi odgovarajuće troškovne dokumentacije obećan novac stvarno i dobiti položen na naš račun.

Aljoša Kocjančić, savjetnik za nepovratna sredstva RR & CO. d.o. o.