RR & CO. nedavno je radio financijsku kontrolu velikih razvojno investicijskih projekta i na svojoj koži doživio kako je onima na drugoj strani ograde.

Zato i donosi to iskustvo kako bi nastalo novo znanje koje će olakšati posao onima koji pišu projekte i zahtjeve, ali i onima koji kontroliraju zahtjeve, jer ako su oni zadovoljni predanom dokumentacijom, određen projekt dobit će novac. Kako zadiviti financijskoga kontrolora da bi bio odmah zadovoljan našim zahtjevom za sufinanciranje? Najvažnije ga je uvjeriti da aplikant zna što radi, da ima svu sređenu dokumentaciju i u skladu s pravilima te da može imati povjerenja u kandidata.

Pravilo prvog dojma
I tu vrijedi pravilo prvog dojma, što znači da je financijskom kontroloru važno da su vaši fascikli uredno sređeni, dokumentacija složena kako treba, odnosno da su razdijeljeni različiti troškovi. Sve to ukazuje na odgovoran pristup kandidata, odnosno da je ozbiljno pripremio zahtjev, da je kompetentan i da zna što radi. Najgore što se može dogoditi jest da kontrolor dobije u ruke potpuno nesređen zahtjev, tj. hrpu papira bačenu u fascikl u zadnji tren. Potrebno je imati na umu da predani zahtjev za sufinanciranje nije jedini u tom trenutku pa je možda bilo i boljih ili gorih. No kandidatu nije u interesu oneraspoložiti kontrolora prije nego što je uopće počeo pregledavati dokumentaciju. Naime, kontrolor nije dužan odobriti zahtjev ako dokumentacija nije u redu. Isto tako nije na njemu da je slaže pravilnim redoslijedom i da traži sve raspoložive načine kako bi odobrio zahtjev koji je nedovoljno i nemarno pripremljen. Neuredno pripremljena dokumentacija navodi kontrolora na sumnju u vjerodostojnost i točnost dokumenta, računa, tablica itd. Ako je dokumentacija neuredna, moguće je da se zahtjev vrati uz napomenu da ga je potrebno dopuniti, prepraviti i složiti što se zapravo i očekuje od svakog aplikanta.

Neželjna situacija
Za kandidata to naravno znači da će novac na njegov račun stići sa zakašnjenjem, što pak može značiti čekanje mjesecima, ovisno o tome koliko je zahtjev dobro drugi put pripremljen.
To je vrlo neželjena situacija koju bi svaki kandidat trebao nastojati izbjeći.

Barbara Mali, Ana Tomašek, Ivica Ilić, Ilna Hristova

*Autori teksta su savjetnici za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners.