Nastavljamo s malim tajnama kako impresionirati finacijske kontrolore. Ako su troškovi putovanja opravdan trošak projekta kontrolor će sigurno tražiti slijedeće podatke: koji je zaposlenik putovao, gdje, kada, kako, a potrebno je priložiti i sve potrebne račune koji su ranije plaćeni kako bi se moglo dokazati samo putovanje. Kontrolor može tražiti da mu se predstave i konkretni materijali, primjerice materijali izloženi na konferenciji, power point prezentacije ili objavljeni članci. Bitno je da dobro pročitati uputstva i zahtjeve.

Kontrola na terenu
Za troškove investicija bitno je da kandidat ima račun i dostavnicu za strojeve i opremu. Dostavnica je nužna jer dokazuje da je određena oprema, stroj ili bilo koja druga investicija, doista bila dostavljena u organizaciju. Naime financijski kontrolor u prvom stupnju kontrole nema drugog izbora nego da vjeruje u pravilnost i vjerodostojnost predane dokumentacije. Tek će kontrola na terenu moći stvarno provjeriti da li činjenično stanje odgovara onome prezentiranom u zahtjevu za sufinaciranje. Ako aplikant nema dostavnicu, mora napisati izjavu da je investicija dostavljena te navesti točan datum.Ponekad kontrolori od aplikanta mogu zahtijevati i izjavu da je investicija nužna za potrebe projekta i da će na kraju projekta ostati u njegovu vlasništvu. Da bi se prihvatilo sufinanciranje za investiciju potrebna je i potvrda o isplati. Obično je to ispis iz transakcijskog računa, a može i biti i neki drugi od banke potvrđen platni instrument.

Natječaj kao dokaz
Kod troškova općenito, a posebice kod troškova investicija, aplikant mora slijediti načelo dobrog gospodara i to iskazati i u samom zahtjevu za nepovratna tredstva. To znači da pored računa, dostavnice i ispisa transakcijskog računa poželjno priložiti i zapisnik o odabiru dobavljača, u kojem stoji, koliko je bilo zaprimljenih ponuda, to je izabran i zašto, te obrazložiti kako se u postupku selekcije slijedilo ekonomičnosti i kvalitetu. Moguće je u izjavi samo napisati da je slijeđen princip dobrog gospodara i da se to može provjeriti i u organizaciji koja se prijavila na natječaj. Identičnu dokumentaciju potrebno je pripremiti i ako postoje troškovi vanjskih usluga i troškovi materijala.

(Barbara Mali, Ana Tomašek, Ivica Ilić, Ilina Hristova, savjetnici za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners.)