Svako izvješće i njegovi detaljni zahtjevi variraju i drugačiji su od natječaja do natječaja, kako sadržajno tako i oblikom. Jedno im je uvijek zajedničko, osim što su komplicirani i zagorčavaju život u razdobljima izvješćivanja, da je baš sve definirano u ugovoru potpisanom prilikom odobrenja projekta. Tu su sve obveze ugovornih strana, kao i sankcije za njihovo nepridržavanja, svi rokovi podnošenja izvješća, te njihova učestalost.

Sadržajni i financijski dio
To može biti jednom godišnje, svaka šest mjeseca, kod nekih čak svaka tri. Nepovratna sredstva najčešće se isplaćuju nakon izvršenih aktivnosti i nastalih troškova, definiranih ugovorom u određenim razdobljima podnošenja izvještaja i zahtjeva za isplatu. No ponekad i na samom početku projekta aplikant može dobiti predujam kako bi mogao krenuti u realizaciju planiranih aktivnosti. Ugovor je temeljni dokument prava i obveza i zato ga je nužno pažljivo proučiti. Svako izvješće sastoji se od sadržajnog i financijskog dijela. Sadržajni dio opisuje aktivnosti i rezultati koji su realizirani u proteklim razdoblju, u skladu sa planiranog radnog programa, dok financijsko izvješće predstavlja iste te stvari u brojkama. Pripremanje sadržajnog dijela izvješća često nije velik problem s obzirom da kao stručnjaci na vlastitom području znaju jasno definirati proces rada, rezultate i njihovu daljnju primjenu. No s obzirom da se izvješće sastoji i od financijskog dijela, on često zna biti problematičan, pa ćemo njemu posvetiti više pažnje. Potrebno je ispuniti zahtjev za isplatu opravdanih troškova nastalih u proteklom razdoblju izvođenja projekta. Riječ je o obrascu, najčešće u obliku velike Excel tablice koju je potrebno ispuniti, a predstavlja pregled svih troškova nastalih na projektu.Kako bi se pravilno popunila potrebno je prvo popuniti dopunske tabele kako bi podaci uvozli u sumarnu tabelu.

Pravilno popunjavanje
Pri tome mislimo na “time sheets” kako bi se opravdale plaće i druge troškovi rada, zatim troškovi amortizacije, troškovi vanjskih izvođača, posredni troškovi (materijalni), investicije, i još mnogo drugih administrativnih obveza, računa, izvješća, naravno ovisno o tome što predstavlja opravdan trošak vašeg projekta.

Barbara Mali, Ana Tomašek, Ivica Ilić, Ilina Hristova, autori teksta su savjetnici za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners