Što se događa kad se pomaknu rokovi? Zaposlenici koji su posao zgotovili do roka bijesni su jer imaju osjećaj da su se trudili uzalud. Dio radnika koji posao ionako ne bi mogli završiti u prvi tren odahnu jer su izbjegli kaznu i imaju osjećaj da su kupili dodatno vrijeme. Međutim na pitanje hoće li radnici prionuti na posao s novim žarom sad kad su dobili vrijeme da posao odrade temeljitije odgovor psihologa je – neće. Dobiveno vrijeme neće radnike naučiti da ga mudrije rasporede i dovest će ih ponovo u istu situaciju, isti pritisak i isti osjećaj da posao nije odrađen dovoljno temeljito, bez obzira na to što jesu li dobili dodatan tjedan, mjesec ili čak godinu.

Odgovor na pitanje zašto tako neučinkovito raspolažemo poklonjenim vremenom može se raščlaniti u tri glavna uzroka.

1. Gubljenje motivacije

Još u prvoj polovici prošlog stoljeća znanstvenici su utvrdili kako se motivacija povećava kako se približavaju rokovi. I to je jednostavno tako: prodavači su krajem mjeseca motiviraniji da realiziraju plan i sve se više trude nešto prodati, baš kao što laboratorijski miševi brže trče kad se primiču komadu sira koji čeka na kraju labirinta. Što je cilj bliži, to se žešće za njega borimo. 

To su primijetili istraživači još početkom prošlog stoljeća: motivacija za ostvarenje cilja povećava se što se udaljenost od cilja smanjuje. Bilo da ste prodavač koji pokušava dosegnuti cilj prodaje, ili laboratorijski miš koji trči niz tunel zbog komada sira, što ste bliže uspjehu, intenzivnije ćete se za njega boriti. Psiholozi to zovu nesvjesnim mehanizmom “Goal Looms Larger Effect”, što znači da približavanjem cilju njegova slika dominira u mozgu, a povećava se i pažnja. Kada se rok pomakne prema budućnosti, i udaljenost čovjeka i cilja se povećava. U tom trenutku mozak se počinje fokusirati na kratkoročnije ciljeve, a “pravi” cilj ostaje čamiti u pozadini uma.

2. Efekt odugovlačenja

 Na primjeru podnošenja godišnje porezne prijave vidi se efekt odugovlačenja. Koliko god Porezna uprava upozoravala da se bliži kraj veljače i time rok za prijavu poreza, ipak će ih svi porezne prijave podnositi zadnji dan. Najčešći izgovor koji imaju ljudi koji vole odugovlačenje je kako “bolje rade pod pritiskom”.

Psiholozi ovakve izjave smatraju besmislicama. Kada netko kaže ”bolje radim pod pritiskom” zapravo čim upotrijebi izraz “pritisak” kaže kako ima jedva dovoljno vremena završiti nešto. U psihologija takva se pojava naziva zavlačenje, a ljudi koji zavlače upravo su oni koji se nisu u stanju fokusirati na važne zadatke, već umjesto toga obavljaju one manje bitne. Zato bi ispravna tvdnja bila: radim to zbog pritiska (jer inače ne bih niti radio). Pomaknuti rok osobi koja voli zavlačiti zapravo znači dati joj prostor da još neko vrijeme ne rade ništa.

Promo

U biznisu posljednjih godina stalna samo mijena jest. Kako izgraditi otpornost?

Pametno upravljanje

Više sustavnosti u linijskom prijevozu: učinkovita rješenja tvrtke ATRON za svakodnevno poslovanje

3. Loše predviđamo koliko posao traje

Psiholozi to zovu “zabluda u planiranju” i zapravo su joj mnogi skloni. Zabluda u planiranju se kao prvo događa jer ljudi u pravilu nisu u stanju procijeniti koliko vremena treba za obavljanje nekog posla, bez obzira što s istim poslom imaju prethodno iskustvo. Kao primjer mogu poslužiti studenti koji i na završnim godinama kasne s predavanjem seminarskih radova, premda su ih tijekom studija već morali napisati mnogo. Kao drugo, ljudi obično potpuno previde mogućnost da neće sve ići po planu. Jednostavno, kod planiranja razmišljamo o najboljem mogućem scenariju. I tako svi planiraju kao da se ništa neplanirano ne može dogoditi. A uglavnom se uvijek dogodi. I kao treće, ljudi uglavnom ne planiraju vrijeme za predradnje koje prethode izvršenju samog posla. To je kao kad planiraju oličiti sobu: svi uračunaju vrijeme koje je potrebno za premazivanje jednog četvornog metra zida valjkom i taj broj pomnože s brojem četvronih metara. Nitko ne ukalkulira premještanje namještaja, prekrivanje poda zaštitnom folijom, lijepljenje zaštitnih traka na prozore…

Iskoristiti pomicanje roka

Rješavanje problema s slabljenjem motivacije i odugovlačenjem je: razbiti posao na segmente i postaviti si nekoliko realnih međurokova. Profesori s sveučilišta Berkeley Dan Ariely i Klaus Wartenbroch su studentima dali mogućnost da u tijeku semestra predaju tri seminarska rada i da si sami odrede rokove i ritam u kojima će to učiniti: jedan pojedan, dva ili tri odjednom. Samo 27% studenata predalo je sva tri seminarska rada zadnji dan roka – većina je semestar “razbila” u tri roka i radove su predavali u jednakim vremenskim razmacima. Zanimljivo je i kako su tako predavani radovi ocijenjeni najboljim ocjenama. Dakle, teza da svi najbolje rade pod pritiskom jednostavno ne stoji.

Problem lošeg planiranja pojedinih radnji u procesu dovršavanja nekog posla može se riješiti na slijedeći način. Izračunati koliko je vremena bilo potrebno za rješavanje takvog problema u prošlosti. Potom identificirati što nije išlo po planu i na kraju razbiti projekt u manje korake i izračunati koliko je vremena potrebno za svaki od njih. Jednostavno, tko ne poduzme korake za bolje planiranje vremena dobivenog produžavanjem roka, zapravo ne bi smio rok niti pomicati jer dobiveno vrijeme ionako neće biti iskorišteno.