Može se reći da je izrada plana javne nabave usluga, opreme i radova u provedbi projekata pola puta do uspjeha postupka nabave. Svaka nabava morala bi se sagledati u planu aktivnosti, odnosno vremenskoj dimenziji aktivnosti koje prate postupak javne nabave prema pravilima EU. Rokovi koje je najvažnije definirati u planu nabave su: rok za izradu tehničke dokumentacije nabave, rok za završetak istraživanja tržišta, rok za izradu cijelog seta natječajne dokumentacije, datum pokretanja postupka, rok za primanje ponuda, rok u kojemu će odbor za ocjenjivanje donijeti odluku te datum do kojega će se pripremljeni ugovor potpisati. Osim aktivnosti u vremenskom slijedu preporučljivo je za svaku aktivnost imenovati osobu zaduženu za izvršenje pojedinih radnji plana.

Prvi korak u planu nabave je priprema detaljnih tehničkih specifikacija ili opisa poslova za usluge. Nakon toga je potrebno pripremiti cjelovitu natječajnu dokumentaciju. Ako nedostaje kompetencija za izradu tehničke dokumentacije ili kompletne natječajne dokumentacije unutar tima koji provodi nabavu, uputno je potražiti vanjske stručnjake. Naime, najveći izvor pogrešaka u nabavi su pogreške u samoj natječajnoj dokumentaciji. Stoga je interna ili vanjska provjera kvalitete dokumentacije korak koji je preporučljivo planirati. Svi koji su sudjelovali u izradi dokumentacije potpisuju izjavu o objektivnosti i povjerljivosti podataka vezanih uz nabavu. Kad je poznat predmet nabave, valja pripremiti ažuriranu studiju istraživanja tržišta, odnosno identificirati barem tri potencijalna ponuditelja (dobavljača) prihvatljivih karakteristika prema relevantnim pravilima. Ovo je važno zbog potvrde dostatnosti sredstava i zbog pozitivnog stava prema poštivanju pravila ravnopravnog tržišnog natjecanja. Objava natječaja ili poziv za dostavu ponuda ovisi o vrsti postupka koji je definiran iznosom natječaja (primjerice pozivni natječaj, lokalni otvoreni natječaj itd.). Ovo je važan datum koji treba planirati vremenskim planom nabave. Osim datuma objave ključno razdoblje koje je potrebno definirati u planu nabave jest rok za dostavu ponuda, odnosno trajanje natječaja koje, s obzirom na složenost predmeta nabave ili rokove definirane procedurama, treba biti dovoljno dugo da omogući svim potencijalnim ponuditeljima da dostave ponudu. Odabir članova odbora za ocjenjivanje ponuda sljedeći je međukorak. Članovi odbora moraju imati tehničko znanje, odnosno sposobnost za ocjenjivanje pristiglih ponuda, znanje jezika natječaja i poznavanje sadržaja natječaja. Članovi također moraju potpisati izjavu o nepristranosti i povjerljivosti vezanu uz postupak, a uobičajeno je da članovi odbora budu osobe koje su izrađivale natječajnu dokumentaciju i koje su dobro upoznate sa zahtjevima natječaja.

Uz taj proces za trajanja natječaja potrebno je predvidjeti osobe koje će pratiti, odnosno zaprimati pitanja potencijalnih ponuditelja i pružiti im odgovore tijekom postupka trajanja natječaja. Nakon što su imenovani članovi odbora za ocjenjivanje ponuda, ključni datum koji je potrebno predvidjeti u planu nabave i natječajnoj dokumentaciji jest otvaranje ponuda, odnosno sastanak odbora za ocjenjivanje. Sastanak može trajati nekoliko dana uključujući i eventualne zahtjeve za klasifikacijom ponuđačima dijela ponuda u slučaju nejasnoća. Cilj sastanka je odabrati pobjedničku ponudu. Ovisno o tome koji su sve dokumenti bili traženi u natječaju, uobičajeno se od ponuditelja izabranog kao najpovoljnijeg traži dostava dodatnih dokumenata koji dokazuju prihvatljivost ponuditelja. Tek nakon provjere spomenutih dokumenata može se sastaviti i potpisati ugovor s pobjedničkim ponuditeljem. Opisani proces, od izrade natječajne dokumentacije do potpisa ugovora, u pravilu traje od dva do šest mjeseci. Plan nabave, s obzirom na ostatak projekta, u idealnom će slučaju također ostaviti realnu mogućnost ponavljanja natječaja ako odbor nije zaprimio nijednu tehnički prihvatljivu ponudu.

Ana Fresl