Poduzetnik mora ispostaviti račun za isporučena dobra ili obavljene usluge te na računu posebno iskazati porez na dodanu vrijednost. Račun je knjigovodstvena isprava – kojom se posebno bavi Zakon o porezu na dodanu vrijednost i Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost – s kojom se susrećemo doslovno svakoga dana, no unatoč tome zna se dogoditi, osobito u poduzetnika početnika, da su računi neispravno popunjeni. Propisani obvezni elementi računa su mjesto izdavanja, broj računa i datum izdavanja; ime (naziv), adresa i osobni identifikacijski broj OIB poduzetnika koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja); ime (naziv), adresa i osobni identifikacijski broj OIB poduzetnika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge (kupca); količina i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrsta i količina obavljenih usluga; datum isporuke dobara ili obavljenih usluga; iznos cijene isporučenih dobara ili obavljenih usluga, razvrstano po poreznoj stopi; iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi, te zbrojni iznos naknade i poreza.

R-1 ili R-2?
Poduzetnik koji porez plaća prema izdanim računima, mora izdavati račune s posebnom oznakom R-1. Poduzetnik koji porez plaća prema primljenim (naplaćenim) naknadama obvezan je izdavati račun s posebnom oznakom R-2.Ako se isporučuju dobra ili obavljaju usluge koje su oslobođene od plaćanja poreza na dodanu vrijednost na računu treba navesti da porez na dodanu vrijednost nije zaračunat, te se pozvati na broj članka Zakona o porezu na dodanu vrijednost po kojem je isporuka oslobođena od plaćanja poreza na dodanu vrijednost.Čest je slučaj da tvrtke imaju različite adrese sjedišta i adrese isporuke. Napominjemo da je adresa sjedišta obvezujući element računa, a adresa isporuke je operativni dio računa u svrhu obavljanja ugovorenog posla. U praksi se često susreću računi koji nose datum iz jednog mjeseca, a stavka računa se odnosi na isporuke iz prethodnog mjeseca što bude jasno naznačeno na samom računu. U takvom slučaju izdavatelj računa koji stvori obvezu PDV-a prema datumu izdavanja računa ne postupa u skladu s Zakonom o porezu na dodanu vrijednost budući da obveza PDV-a nastaje u razdoblju kad je izvršena isporuka. Primatelj računa pretporez po tom računu može priznati tek u mjesecu izdavanja računa iako se isporuka odnosi na prethodni mjesec. Kupac po primljenom R-1 računu sa svim propisanim elementima može priznati iskazani pretporez u razdoblju izdavanja računa, a kod R-2 računa u mjesecu plaćanja računa.

Uvjeti plaćanja
Bitan dio računa za samog poduzetnika su uvjeti plaćanja. Međutim, rok plaćanja kao ni odgoda naplate ili kreditiranje ne utječu na nastanak porezne obveze.Sukladno Zakonu o trgovačkim društvima propisani su i drugi obvezujući elementi računa, odnosno Zakon o trgovačkim društvima definira “poslovni papir (pisma, računi i dr.)” koji treba sadržavati naziv tvrtke, sjedište, sud kod kojega je tvrtka upisana u trgovački registar i broj pod kojim je to učinjeno, naziv i sjedište banaka kod kojih se vode računi i brojevi tih računa, iznos temeljnoga kapitala tvrtke s naznakom je li u cijelosti uplaćen, a ako nije s naznakom koji dio toga kapitala nije uplaćen, prezimena i najmanje jedno ime članova uprave tvrtke.

Poslovna pisma
Narudžbe se smatraju poslovnim pismom. Samo na dopisima koje tvrtka upućuje osobama s kojima se nalazi u poslovnom odnosu može se upotrebljavati poslovni papir samo s nazivom tvrtke ili skraćenim nazivom i sjedištem.Uobičajeno je da programski sustavi već sadrže ove elemente kao stalni tekst, te prilikom ispisa čine sastavni dio dokumenta. Druge tvrtke tiskaju memorandume s propisanim sadržajem.

Provjera

Krivo ispostavljen račun
Ako račun s porezom na dodanu vrijednost izda poduzetnik koji nije u sustavu poreza na dodanu vrijednost, a kupac po tom računu prizna pretporez, on tada snosi odgovornost za neovlašteno priznavanje pretporeza. Stoga bi bilo preporučljivo prilikom uspostavljanja poslovnog odnosa s nepoznatim dobavljačem provjeriti da li se kompanija-dobavljač nalazi u sustavu poreza na dodanu vrijednost. Jedna jednostavna provjera može tvrtku i vlasnika spasiti mnogih neugodnosti pa i kazni koje mogu biti vrlo visoke.