Struktura odlučivanja bit će efikasna samo ako je podupiru jasni tokovi dokumentacije i komunikacije među partnerima. Ako išta možemo naučiti iz prakse, onda je to važnost kontinuiranog i čestog izvješćivanja partnera i vođa radnih grupa koordinatora projekta.

Ako koordinator projekta nema ažurnih i kvalitetnih informacija o tome što se događa na njegovu projektu, neidentificirani mali problemi mogu izrasti u probleme koji mogu ugroziti čitav projekt. Nužno je razumjeti, naročito kada je riječ o većim, međunarodnim konzorcijima partnera, da će projektni koordinator biti potpuno ovisan o izvještajima koje dobiva od partnera na projektu koji rade unutar pojedinačnoga radnog paketa. Što su učestaliji ti izvještaji, koordinator projekta ima jasniji uvid u sve što se događa na projektu, a tako može prije identificirati potencijalne probleme na projektu te krenuti u aktivnosti odstranjivanja problema. Učestalost izvješća u velikoj mjeri ovisi o obujmu projekta, a posebno o dužini projekta (što je kraći projekt, to su češći izvještaji). Zato dajemo ilustraciju kako bi trebao izgledati tijek dokumentacije na projektu prosječnog trajanja od dvije do tri godine. Jedanput mjesečno svi partneri unutar radnih grupa šalju vođi radne grupe izvješće o napretku rada na projektu (što se radilo, je li sve prema planu, gdje su teškoće). Zatim svaki vođa radne grupe skuplja ta izvješća i svaka tri mjeseca šalje sažetak projektnom i administrativno-financijskom koordinatoru o napretku rada unutar svoje radne grupe. Svaki vođa je uvijek na raspolaganju koordinatorima u slučaju da bilo tko od njih ima neka pitanja. Svaka tri mjeseca svaki partner šalje financijsko izvješće o tome kako troše novac u odnosu na predviđenu dinamiku potrošnje unutar projekta administrativno-financijskom koordinatoru, koji tada šalje sažetak tih izvješća koordinatoru projekta. Komunikacija između koordinatora otvorena je čitavo vrijeme trajanja projekta. Projektni koordinator s pomoću administrativno-financijskoga koordinatora svakih šest mjeseci šalje sažetak primljenih sadržajnih i financijskih izvješća nadzornom tijelu, koje se njima bavi svakih 6 ili 12 mjeseci. Konačno, usklađeno s prije dogovorenim terminima koordinator projekta predaje verificirana periodička izvješća nadzornog tijela upravljačkom tijelu.

Damjan Struna, savjetnik za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners