Putni nalozi osnovni su problem već iz poreznog pogleda zato što je gotovo u pravilu riječ o neoporezivu novcu. Putni nalozi organizaciji uzrokuju troškove i tako smanjuju dobit, dok su s druge strane takve isplate neoporeziv novac za primatelja.

Putni troškovi moraju biti neposredno povezani s projektom i moraju odražavati hitnost puta za potrebe projekta. Česta pogreška pri opravdavanju putnih troškova je odsutnost izvješća o obavljenom putu. Putni nalog nije samo papir na kojem su navedeni troškovi puta, nego mora postojati veza između obavljenog puta i izvođenja same aktivnosti. Druga jednako česta pogreška prilikom putnih naloga je poštovanje PDV-a kao opravdanog troška na priloženim računima (cestarina, parkiranje, hotel itd.) Organizacije se često ne osvrću na činjenicu da se preko putnih naloga ide se za refundaciju troškova, ali ovdje govorimo o projektima za nepovratna sredstva u kojima je vrlo jasno određeno da PDV u većini primjera ne predstavlja trošak projekta. Stoga uz putne naloge koje prikazujemo kao trošak moramo priložiti sve dokazne materijale o istinitosti i opravdanosti puta za namjernu projekta. Sljedeća kategorija su posredni troškovi. Pojednostavljeno, to su troškovi koje moramo na osnovi nekoga ključa rasporediti na projekt. Pogrešno je tumačiti da su posredni troškovi samo režijski troškovi organizacije. Oni općenito uključuju režijske i ostale troškove koji su posredni s obzirom na djelovanje organizacije. Opravdani posredni troškovi su podskup posrednih troškova koji uključuju sve ili dio režijskih troškova. Primjer režijskih troškova koji nisu dio opravdanih posrednih troškova jest najamnina prostora. Primjerice, imamo dvije odvojene prostorne jedinice i samo se u jednoj odvijaju aktivnosti projekta, samo režijski trošak najamnine poslovnoga prostora u kojem se odvijaju aktivnosti predstavljaju opravdane posredne troškove projekta. Posredni troškovi su kategorija troškova koja se različito tretira s obzirom na natječaj, odnosno program. Davatelj sredstava te nam troškove može vratiti samo u paušalnom iznosu ili u realnoj vrijednosti. Vraćanje paušalnih iznosa je za nas, s birokratskoga stajališta, nabolje moguće rješenje. Ako nam tko nešto da paušalno, to znači da nije potrebno dokazati te troškove pratećom dokumentacijom. Međutim, pitanje je je li to za nas uvijek najbolje. U primjeru da je gornja granica samo 7% (npr. LIFE program), uvijek je to vrlo malo i ne pokriva nam dio posrednih troškova koji se odnose na projekt. U primjeru da je to 60% (npr. 7. OP), to predstavlja velik iznos s kojim smo više nego zadovoljni. Međutim, tu postoji jedna zamka. Ako nismo sposobni dokazati ostale troškove (troškovi rada, amortizacije,…), ni za posredne troškove nećemo dobiti povrat novaca. Naime, posredni troškovi vezani su na neposredne troškove projekta.

Aljoša Kocjančič, savjetnik za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners