Ovisno o vrsti natječaja izuzetno je važno utvrditi kakvi troškovi osnovnih sredstava će nam biti refundirani. Trošak osnovnih sredstava, kao računovodstveni pojam, uvijek je samo trošak amortizacije. Uvijek kad je u natječaju naveden, kao opravdan trošak, trošak osnovnih sredstava predstavlja trošak amortizacije. Amortizacija uvijek mora biti u skladu s nacionalnim računovodstvenim standardima i na osnovi računovodstvene prakse organizacije. Ni u jednom slučaju nije dozvoljeno bilo kakvo odstupanje od računovodstvene prakse. To se je prvenstveno događalo kada je projekt trajao kraće vremensko razdoblje od amortizacijskog perioda osnovnoga sredstva. Da bi organizacija dobila povrat većine troškova kupnje odlučila se je da će progresivno amortizirati osnovno sredstvo što je zapravo bilo u suprotnosti sa njezinom praksom.

Specifične pogreške
Za osnovu amortizaciju uzimamo sve što je na osnovi nacionalnih računovodstvenih standarda također i dozvoljeno. Prilikom opravdavanja ovih troškova moramo posebno paziti na udio korištenja tog sredstva za namjernu projekta. Većinom kupujemo osnovna sredstva izravno za namjenu projekta i kao takvog ga u potpunosti koristimo za projekt. U primjeru koji to argumentira, potrebno je odrediti udio korištenja tog sredstva na projektu. Nadalje, u tom primjeru moramo imati i određeni koeficijent raspodjele na projekt. Najčešće se u takvim primjerima vodi dnevnik upotrebe osnovnoga sredstva. Najčešće se za potrebe projekta kupuje kao osnovno sredstvo prijenosno računalo. Ako želimo u cijelosti trošak amortizacije prenijeti na projekt, moramo to računalo rasporediti onom zaposlenog koji radi na projektu ili pak radnoj skupini projekta. U tom primjeru dokazujemo da je to računalo koristi samo za namjene projekta i za ništa drugo. Revizija raznovrsnih projekata je pokazala dvije specifične pogreške prilikom poštivanja troškova amortizacije, a to su: poštivanje poreza na dodanu vrijednost (PDV) i nepoštivanje Zakona o javnoj nabavi. Za PDV znamo da je u većini primjera projekata neopravdan trošak projekta. Za te organizacije koje nisu obveznici PDV, PDV predstavlja trošak projekta. Kao takav se i PDV amortizira i uključen je u amortizacijsku osnovu. Rijetko tko u takvim primjerima poštuje samo neto vrijednost amortizacije. Druga pogreška je nepoštivanje Zakona o javnoj nabavi i nepoštivanje internih pravila organizacije. Najveće pogreške u proteklim godinama su bile otkrivene upravo pri nepoštivanju cjelokupnog postupka odnosno opće izvodivih postupaka o javnoj nabavi. Troškovi će u tom slučaju naprosto biti isključeni iz kvote opravdanih troškova projekata.

Troškovna dokumentacija
U grupu troškova cijena * količina ubrajamo sve ostale troškovne kategorije. Naprosto, to su svi troškovi čija je podloga račun ili pak putni nalog na kojem je izražena količina i cijena. Kod ovih je troškova potrebno paziti da na projekt ne raspoređujemo neopravdane troškove i da iza svakog troška stoji odgovarajuća troškovna dokumentacija (račun, narudžba, potvrda o plaćanju, postupak izbora ponuđača, putni nalog sa svom dokumentacijom,…) Dokazivanje i opravdanje tih vrsta troškova u pravilu ne predstavlja probleme. Prilikom nabave materijala i ostalo potrebno je paziti na interne pravilnike i na Zakon o javnoj nabavi. Mnogo više problema predstavljaju putni nalozi.

A. Kocjančič, savjetnik za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners