Nadzorne knjige su poslovne evidencije koje prate tekuće i kapitalne poslove s inozemstvom. Spomenuti tekući i kapitalni poslovi s nerezidentima nastali su s osnove: trgovine robom, prometa usluga i ostalih tekućih poslova koji obuhvaćaju: uobičajene kratkoročne bankarske i kreditne instrumente, plaćanje kamata i neto-dohotka od ostalih ulaganja, plaćanje na ime amortizacije zajmova, smanjenje vrijednosti izravnih ulaganja i raspodjelu dobiti na osnovi udjela u vlasništvu, prijenose s osnove likvidiranih šteta na temelju ugovora o osiguranju, naknade za koncesije, članarine, kazne (penale) i dr. Osim toga nastali su i s osnove kreditnih poslova, izravnih ulaganja, ulaganja u nekretnine, poslova s vrijednosnim papirima na tržištu kapitala i tržištu novca te poslova s udjelima u investicijskim fondovima, osiguranja, depozitnih poslova, ostalog kretanja kapitala: autorske naknade (patenti, dizajn, trgovačke marke, izumi), povrati u slučaju otkaza ugovora i pogrešnih uplata, obeštećenja i slično.

Dostupno deviznoj kontroli
Sadržaj nadzornih knjiga te način na koji će se te evidencije voditi propisani su Naredbom o vođenju nadzorne knjige o tekućim i kapitalnim poslovima s inozemstvom. Obveznici vođenja nadzornih knjiga su rezidenti pravne osobe, obrtnici, trgovci pojedinci te fizičke osobe koje samostalnim radom obavljaju djelatnost. Nerezidenti nisu obvezni voditi nadzornu knjigu. Nadzorna knjiga mora biti dostupna deviznoj kontroli odmah, a najkasnije se može dati na uvid deviznoj kontroli sljedeći radni dan. Novčanoj kazni od 50.000 do 500.000 kuna podložna je fizička ili pravna osoba ukoliko ovlaštenoj osobi Deviznog inspektorata ne dopusti nadzor ili je spriječi u obavljanju službene radnje.Ovisno o vrsti transakcija domaće osobe, rezidenti, su obveznici vođenja: nadzorne knjige depozitnih poslova, nadzorne knjige kreditnih poslova, nadzorne knjige prometa usluga – uvoz, nadzorne knjige prometa usluga – izvoz, nadzorne knjige prometa roba – uvoz i nadzorne knjige prometa roba – izvoz. Nadzorna knjiga sukladno gore navedenoj naredbi mora sadržavati sljedeće podatke: datum i redni broj unosa podataka; oznaku i datum isprave koja je osnovom za izvršenje plaćanja ili naplate (predugovor, ugovor, pismo namjere, predračun, račun, zaključnica…); naziv tvrtke te zemlju sjedišta nerezidenta s kojim je sklopljen posao; ugovorenu vrijednost posla; naznaku u čije je ime i za čiji je račun sklopljen posao – potrebno je upisati ukoliko se posao sklapa u ime i za račun druge osobe. Mora također sadržavati: postotak ugovorene zastupničke ili posredničke provizije – rabat se ne smatra provizijom, upisuje se u slučaju ugovorene provizije; datum, iznos i način izvršenog plaćanja ili naplate odnosno prijenosa sredstava (instrument platnog prometa, gotovina ili drugi oblik); oznaku i datum odobrenja ili rješenja dobivenog od tijela državne uprave ili pravnih osoba s javnim ovlastima.

Obvezni elementi
Sukladno odredbama Zakona o deviznom poslovanju, za sklapanje i izvršavanje poslova iz područja tekućih i kapitalnih transakcija s inozemstvom (odobrenja Hrvatske narodne banke, potvrda Ministarstva financija – Porezne uprave, odobrenja prospekta Komisije za vrijednosne papire Republike Hrvatske…) – upisuje se u slučaju da je potrebno dobiti rješenje; oznaku rednog broja i godine unosa podataka ako je posao već upisan u neku od nadzornih knjiga. Osim obveznog sadržaja moguće je upisati i druge podatke kojim bi se olakšalo obavljanje djelatnosti. Korisno je često upisati naziv i količinu uvezene robe. Pri ispunjavanju nadzornih knjiga obvezni sadržaj je broj zaključka vanjskotrgovačkog ugovora. Prema Naredbi o vođenju nadzornih knjiga svaka tvrtka je obavezna voditi svoje vanjsko-trgovinske poslove pod jedinstvenim brojevima zaključaka. Ukoliko se poslovanje s inozemstvom odvija na temelju potpisanog ugovora, tada će svi poslovni događaji u okviru potpisanog ugovora imati isti broj zaključka. Ukoliko ne postoji potpisani ugovor, tada će svaki pojedini posao s nerezidentom imati svoj posebni broj zaključka.

Prijedlog

Ukidanje vođenja knjiga
Na web stranicama Hitroreza nalazi se prijedlog o ukidanju vođenja nadzornih knjiga. Predlaže se ukidanje obveze vođenja nadzorne knjige i uspostava središnjeg bankovnog sustava koji podržava sortiranje unesenih podataka, a stoga i kronološku konsolidaciju transakcija po pojedinim rezidentima, a isti podaci će biti dostupni deviznom inspektoratu po zahtjevu. Takav automatizirani sustav ponuđen od HNB-a uštedio bi mnogo vremena.