Zakon o računovodstvu definirao je knjigovodstvenu ispravu kao pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju. Unos podataka u poslovne knjige mora se temeljiti na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama. Knjiženja i druga evidentiranja treba obavljati potpuno, točno, pravodobno i uredno. Smatra se da je isprava za knjiženje uredna kad se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja, te njezin materijalni sadržaj.

Obaveza vođenja
Vjerodostojna knjigovodstvena isprava treba biti istinita i sadržavati sve podatke o nastalom poslovnom događaju. Knjigovodstvenom ispravom smatra se pisani dokument, ali i dokument primljen telekomunikacijskim putem, preslika izvorne isprave ili isprava na elektroničkom zapisu ako je na ispravi navedeno mjesto čuvanje izvorne isprave i razlog upotrebe preslike. Zakon o porezu na dodanu vrijednost presliku knjigovodstve isprave i ispravu primljenu telekomunikacijskim putem ne priznaje kao vjerodostojan dokument za priznavanje iskazanog pretporeza, ali sukladno Zakonu o računovodstvu takva isprava uz navedeni uvjet je vjerodostojan dokument za unos podataka u poslovne knjige. Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorne isprave, na nositelju elektroničkog zapisa ili nositelju mikrografske obrade.Obveza vođenja poslovnih knjiga propisana je Zakonom o računovodstvu, koji kao poslovne knjige propisuje: dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige. Dnevnik je poslovna knjiga u koju se unose podaci iz knjigovodstvenih isprava slijedom vremena njihova nastanka, te se može reći da se radi o kronološkom knjiženju poslovnih događaja. Glavna knjiga je sustavna knjigovodstvena evidencija svih promjena u poslovanju poduzetnika. Glavna knjiga je najvažnija poslovna knjiga, koja sadrži podatke o ukupnoj imovini, obvezama i kapitalu, te o ukupno nastalim prihodima i rashodima. Ovi podaci u glavnoj knjizi iskazani su na odgovarajućim kontima koji sukladno Zakonu o računovodstvu moraju biti unaprijed pripremljeni. Unosom podataka na odgovarajuća konta tijekom poslovne godine osiguravaju se podaci za izradu godišnjih financijskih izvještaja koje čine: bilanca, račun dobiti i gubitka, izvještaj o novčanom tijeku, izvještaj o promjenama kapitala i bilješke uz financijske izvještaje.

Pomoćne knjige
Zakon o računovodstvu je propisao obvezu vođenja pomoćnih knjiga, međutim bez jasnog određenja vrste i sadržaja pomoćnih knjiga. Broj i vrsta pomoćnih knjiga ovisit će o djelatnosti, veličini i vrstama poslovnih događaja koji se javljaju u poslovanju poduzetnika. Kod pomoćnih knjiga se govori zapravo o analitičkom knjigovodstvu i kao najčešće se pojavljuju: knjiga blagajne, analitičko knjigovodstvo osnovnih sredstava, sitnog inventara, zaliha, potraživanja od kupaca, obveze prema dobavljačima. Porezni propisi također propisuje vođenje određenih poreznih evidencija, a kao najvažnije spomenut ćemo obvezu vođenja knjiga ulaznih i izlaznih računa koju propisuje Zakon o porezu na dodanu vrijednost. Pomoćne knjige koje se odnose na imovinu u materijalnom obliku iskazuju se u količinama i novčanim iznosima.

Pravodobno vođenje
Poslovne knjige treba voditi pravodobno kako bi se njima osiguravali podaci bitni za pravodobno utvrđivanje, prijavljivanje i izvješćivanje, te plaćanje poreznih obveza. Knjige i druge evidencije mogu se voditi i na nosačima podataka, ako ti oblici knjigovodstva odgovaraju načelima urednoga knjigovodstva. Poslovne knjige se moraju na kraju poslovne godine zaključiti, otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća bila kakva naknadna izmjena i kao takve moraju biti potpisane od ovlaštene osobe poduzetnika. Pri elektroničkom vođenju poslovnih knjiga, Zakon o računovodstvu omogućuje čuvanje poslovnih knjiga kao elektronički zapis ovjeren elektroničkim potpisom i zaštićen na način koji onemogućuje naknadne izmjene.

Gdje čuvati

Poslovne knjige i druge evidencije s pripadajućom dokumentacijom moraju se voditi i čuvati na način da su dostupne poreznim tijelima i to:
1 u poslovnim prostorijama ili ako nema poslovnih prostorija, u stanu poreznog obveznika ili
2 kod opunomoćenika ili
3 kod osobe koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige.

Propisi

Rokovi čuvanja sukladno Zakonu o računovodstvu
Trajno: godišnji financijski izvještaji, isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi
11 godina: dnevnik i glavna knjiga, isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu
7 godina: pomoćne knjige, isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige
Rok čuvanja isprava i poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.
Rokovi čuvanja sukladno Općem poreznom zakonu
10 godina od početka tijeka zastare: evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave te druge evidencije
Početak zastare počinje teći nakon isteka godine u kojoj je trebalo utvrditi poreznu obvezu, što znači da za godišnje prijave poreza zastara počinje teći tek od naredne godine u kojoj se podnosi porezna prijava, odnosno produljuje se rok zastare za jednu godinu. Na taj način poslovne knjige i knjigovodstvene isprave sukladno Općem poreznom zakonu zapravo treba čuvati 11 godina od zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.

Građevinski sektor

Energija sunca za održivu gradnju

Pokreni nešto svoje

Kako biti dobar roditelj u vremenu digitalizacije i umjetne inteligencije?