Tehnološka dostignuća i digitalna transformacija neophodna su za poslovanje svake ozbiljnije kompanije. Pomoću njih one odigravaju dugoročnu konkurentnost i realizaciju ciljeva u svakodnevnom poslovanju. Koliko je zapravo ‘teško’ izvršiti digitalnu transformaciju tvrtke, koje su njezine najveće prepreke i opasnosti te govori li se više o cijeni nego o koristi, upitali smo stručnjake iz tvrtki koje se bave razvojem i implementacijom modernih poslovnih rješenja.

Kriva percepcija troška

Saša Stanković, product menadžer iz servisa Moj-eRačun kaže kako je stav da je digitalizacija poslovanja skupa potpuno pogrešna jer mi u Hrvatskoj generalno imamo pogrešnu percepciju troška.

“To je kao kad računate da vas jeftinije izađe da napravite sami pitu, nego je kupite u dućanu, ali u njenu izradu ne uračunate svoj rad, vrijeme koje ste utrošili na njenu izradu, a mogli ste ga primjerice potrošiti na neki izum, potom struju, vodu i otpad koji ste proizveli, već je gledate samo kao na trošak materijala koji piše na računu, opet bez benzina do dućana i drugo. Jasno, pita koju ste sami napravili sigurno je ukusnija, no bitna je poanta zbog koje namjerno malo karikiram”, ističe Stanković i napominje kako na tržištu postoje iznimno kvalitetna poslovna rješenja koja se mogu početi koristiti u pet minuta, odmah nakon registracije jer je prošlo vrijeme kada su bila dostupna samo custom made rješenja, odnosno digitalizacija je danas jednako dostupna svima i u okvirima koja su tvrtkama pojedinačno najkorisnija za postizanje benefita iz digitalne transformacije. ?Milan Komorčec, izvrši partner tvrtke DignetSoftware, ističe kako je digitalna transformacija tvrtke težak i zahtjevan zadatak. Te da je uvijek povezan s dodatnim naporima menadžmenta i zaposlenih u tvrtki, a svakako i cijenom. “Menadžment je taj koji treba biti nosilac inicijative za digitalnu transformaciju tvrtke. Kod zaposlenika se često susreće odbojnost u prihvaćanju novih načina i tehnologija rada jer je to usko vezano s njihovim dodatnim naporima, dodatnim potrebama za učenjem i radom na način kako se prije nije radilo.

Vidljiv i mjerljiv efekt

U slučajevima kad menadžment nije dovoljno postojan u naporima za realizaciju digitalne transformacije tvrtke, takvi projekti su u pravilu osuđeni na neuspjeh”, smatra Komorčec i kaže kada bi ipak nabrajao najveće prepreke i opasnosti u digitalnoj transformaciji tvrtke, pobrojati bi ih sljedećim radom: loš implementator i neodlučan menadžment, prevelika očekivanja da će digitalna transformacija zamijeniti potrebu za donošenje odluka menadžmenta te zaposlenici koji pružaju otpor ili nisu voljni prihvatiti nove tehnologije. A da je otpor jedan od najvećih problema slaže se i Vladimir Lukić, direktor tvrtke 8Sigma. “Mnoge kompanije pokazuju svojevrstan otpor prema digitalnoj transformaciji. Naime, smatraju da ona nije neophodna, s obzirom na to da imaju dobro uhodani sustav rada koji godinama donosi dobre poslovne rezultate. Stoga je važan preduvjet za digitalnu transformaciju spremnost kompanije da prihvati nove tehnologije kao nešto što nipošto ne ugrožava njihovu sigurnost, već doista kao povlasticu koja donosi novu razinu poslovanja koja će dodatno poboljšati postojeće radne procese, a time i njihove proizvode i usluge”, naglašava Lukić i dodaje da digitalna transformacija zahtijeva ulaganje financijskih sredstava, ali i vremena. To nije, kaže, jednostavan proces koji se događa od danas do sutra i zbog toga zahtijeva aktivnu uključenost svih strana. “Cijena digitalne transformacije ovisi o nizu faktoru, a prije svega o veličini i zahtjevnosti sustava koji se digitalizira. Kvaliteta i sadržaj onoga što ona donosi dugoročno je višestruko isplativa”, kaže Lukić. Marijan Sever, direktor Codela, ističe kako su empirijskom metodom utvrdili da su najveći problemi digitalnih transformacija sami sudionici procesa. Kaže kako se stroj ili programsko rješenje nadograđuju relativno lako, ali mijenjanje ustaljenih navika, te stjecanje novih obrazaca ponašanja i razmišljanja dugotrajan je i iterativan proces.”Svaki dobar projekt digitalne transformacije mora imati saglediv i mjerljiv efekt. Taj efekt može biti povećanje efikasnosti, smanjenje troška, povećanje kvalitete, usklađenje s normom ili zahtjevima partnera u lancu dobave. Ako investicija, koliko god bila mala, nema mjerljiv efekt, onda je trošak… Drugim riječima svaka razumna cijena je opravdana ako kreira mjerljiv rezultat za tvrtku”, smatra Sever i napominje kako uz direktan efekt, treba imati na umu i dodatne dugoročne efekte koje digitalna transformacija donosi, poput sposobnosti upravljanja vlastitim procesom u nepredvidivim okolnostima, unaprjeđenje procesa i smanjenje troška, bolje planiranje i slično. Stručnjake iz tvrtki specijaliziranih za kreiranje pametnih rješenja upitali smo koliko kompanija prije digitalizacije naravi detaljne analize kako bi utvrdili koje su im stvarne potrebe i prema njima onda naručuju prilagođena, originalna rješenja.Komorčec ističe da prema njegovim saznanjima vrlo rijetke tvrtke prihvaćaju takav pristup. Češći je slučaj, kaže, da kompanije pristupaju implementaciji nekog od rješenja, a implementator na samom projektu radi analizu i projektni dokument. “To se onda najčešće odnosi samo na jedno područje koje se pokriva rješenjem kojeg tvrtka implementira. To je uobičajeni projektni pristup.

Veći nadzor nad poslovanjem

Ono što nije uobičajeno u regiji, ali u zapadnim zemljama jest, to je da se projektni dokument usuglašava s predstavnicima tvrtke kroz radionicu, a ne kroz puko formalno pravno i sadržajno usuglašavanje. Kroz radionicu se raspravljaju, a ponekad i prezentiraju dijelovi rješenja koji se predlažu implementirati. Uz to, mi imamo običaj pojašnjavati što je od naših prijedloga najbolja poslovna praksa s kojom smo se susretali na pojedinim međunarodnim projektima i zašto bi to trebalo promijeniti u konkretnoj tvrtki. Transfer te vrste znanja od izuzetne je važnosti”, smatra Komorčec. Stanković kaže kako je razumljivo da će jedan ili dva posto velikih kompanija na tržištu potražiti IT kompaniju koja će im složiti najbolji softver ili informacijski sustav za njihove potrebe. No, većinu gospodarskih subjekata u Hrvatskoj čine mali i srednji poduzetnici koji nemaju sredstva za takva ulaganja, nego traže ready-to-use rješenja na tržištu. “Na toj ideji konkretno počiva i naše poslovanje jer smo htjeli omogućiti većini na tržištu da uživa sav benefit digitalnog poslovanja kao oni najveći. Svako od tih rješenja podložno je doradi za korisnika, sukladno njegovim konkretnim potrebama, no jednaku korist može imati tvrtka s dvoje ili troje zaposlenih, koja je zahvaljujući funkcionalnostima DMS-a ili eArhiva mogla dislocirano raditi tijekom lockdowna zbog pandemije ili godišnjih odmora, kao i tvrtka sa sto zaposlenih koja treba jasno utvrđen hodogram aktivnosti i obrade podataka jer joj dnevno u tvrtku ulazi tri tegljača robe za koju je nadležno šest različitih odjela u kompaniji. I jedna i druga dobili su veći nadzor nad poslovanjem, smanjenje administrativnog troška i bržu obradu dokumenata. Vezano za analizu, iz prakse mogu reći kako se tek kroz postupak provedbe digitalizacije unutar neke organizacije utvrdi koliko je nepotrebnih koraka u određenim poslovnim procesima, tako da i s te strane je jasno koliko digitalizacija utječe na način razmišljanja”, kaže Stanković. Sever ističe da se digitalna transformacija uglavnom razmatra parcijalno, bez sagledavanja šireg konteksta i razumijevanja koje ugradnja novih tehnologija donosi. “Ovakav zaključak rezultat je statistike, najčešći je slučaj koji susrećemo u našim razgovorima s potencijalnim partnerima. No, postoje i tvrtke koje su ideju digitalizacije i integracije svojih procesa i opreme počele razmatrati i primjenjivati vrlo rano, čak i prije definiranja Industrije 4.0 kao standarda.

Nerealna očekivanja

Vrlo je teško sagledati samog sebe, odnosno zaposlenicima neke tvrtke shvatiti koje kvalitativne promjene moraju napraviti da bi nadišli obrasce svakodnevnog poslovanja. Još uvijek su rijetki slučajevi izrade detaljnog dizanja procesa digitalizacije prije ulaska u realizaciju, no takva se praksa polagano mijenja”, kaže Sever, a Lukić ističe da prema njihovom iskustvu, većina kompanija, prije donošenja odluke o digitalnoj transformaciji, pristupi ozbiljnim analizama stanja kompanije te definiranju ciljeva koje žele postići. “Svojim savjetima mi ih dodatno podupiremo u sagledavanju šire percepcije onoga što mogu dobiti digitalizacijom. Pritom nerijetko pronalazimo mogućnosti koje nisu obuhvaćene analizom te predlažemo i dodatne značajke koje im možemo osigurati, a koje su prilagođene njihovim specifičnim potrebama”, kaže Lukić.

Koliko je komplicirana implementacija novog poslovnog sustava i što je ključno da se ona brzo i uspješno provede, objasnio nam je Komorčec iz DignetSoftwarea. “Implementacija je složena aktivnost u kojoj su najznačajnija dva čimbenika: implementator, odnosno tim implementatora, njegovo znanje i iskustvo te menadžment i ključni korisnici tvrtke koja implementira novi sustav. U slučaju neodlučnosti menadžmenta tvrtka koja implementira novi sustav ili očekivanja da će novi sustav i implementator riješiti problem rukovođenja i poslovna politike, implementacija je u pravilu izuzetno naporna, a ponekad ne uspije.

Kad zaposlenici tvrtke nisu previše susretljivi i receptivni za novi sustav, implementaciju mogu zakomplicirati, ali ako je menadžment odlučan da se novi sustav implementira, implementacija ima velike izglede za uspjeh”, kaže Komorčec i upozorava da ima slučajeva kad menadžment daje prednost cijeni pred kvalitetom, pa kad dobiju novi sustav koji im cjenovno odgovara, a kvalitetom ne, kritiziraju implementatora da nije dobro obavio posao. “Imamo dosta slučajeva kada preuzimamo klijente od drugih partnera. Nakon što saslušamo kritike klijenta na prethodnog implementatora, napravimo dublju analizu i nerijetko utvrdimo da je klijent dobio ono što je tražio. Ključno je pitanje je li taj klijent unaprijed dobio upozorenje što će dobiti ili se u implementaciju ušlo pod svaku cijenu, samo da se zaradi. Mi imamo običaj upozoriti klijenta što će dobiti ako ima nerealne zahtjeve, pa ako vidimo da tu nemamo dobru komunikaciju s klijentom, ne preuzimamo takve projekte jer nose visoki stupanj mogućnosti neuspjeha”, kaže Korončec. S tim se slaže i Lukić iz 8Sigme te naglašava kako je izuzetno važno da već na samom početku implementacije menadžment i zaposlenici uključeni u proces znaju koje benefite im digitalizacija točno donosi. “Uloga zaposlenika je vrlo važna jer, na kraju krajeva, upravo zaposlenici najbolje poznaju svoje procese te je njihovo iskustvo i znanje ključan čimbenik za učinkovitu digitalnu preobrazbu tvrtke. Dobro planiranje i kvalitetna suradnja između nas i krajnjih korisnika bitni su preduvjeti za uspješnu i efikasnu implementaciju sustava”, ističe Lukić.

Bitna je komunikacija

Stanković iz Moj-eRačuna kaže kako je uvođenje digitalnih rješenja u administrativnom segmentu zapravo vrlo jednostavan jer je moguće započeti s uvođenjem digitalnih knjigovodstvenih isprava umjesto njihovih papirnatih inačica. “eRačuni, eOtpremnice, eNarudžbenice i slično ne trebaju kvadrate poslovnog prostora, nego se pohranjuju u eArhiv, odnosno neku vrstu cloud rješenja. Time smo već skratili radne procese s dvadeset i više dana na nekoliko minuta, smanjili smo vrijeme potrebno zaposlenicima za obradu i pretraživanje dokumenata u slučaju gubitka, izbjegli smo troškove za dodatan prostor, penale zbog izgubljenih dokumenata i slično. Takvi dokumenti mogu se obrađivati, potpisivati, odobravati gdje god se nalazili dok god imamo pristup internetu jer sustavi za upravljanje eDokumentima, poput usluge Moj-DMS, su dostupni na zaslonu mobitela. Po meni, jedino što treba je donijeti odluku, a rješenja postoje i jednostavna su za implementaciju jer ne zahtijevaju ulaganja u vlastite informacijske sustave”, tvrdi Stanković. Sever iz Codela ističe da svaka primjena novih tehnologija mora imati svrhu da promijeni i unaprijedi neki proces u poduzeću koje je krenulo na put digitalizacije.

To je, kaže, izuzetno dobra prilika za promjenu obrasca ponašanja zaposlenika, shvaćanja samog procesa i proizvodne okoline, prednosti koju modernizacija donosi. “Uprava društva tu priliku ne smije propustiti. Odluka uprave da se digitalno transformira neko poduzeće mora biti komunicirana sa svim zaposlenicima, a naročito s onima čije se radno mjesto najviše mijenja uvođenjem novih tehnologija. Neke dobre prakse prilikom takvih implementacija su i ustanovljavanja nove role: upravljanje promjenama (change management), koja brine o usklađivanju stanja u proizvodnji sa zahtjevima projekta, kroz niz provjera, radionica i obuke”, zaključuje Sever.