Sanja Bašić, asistentica direktora prodaje iz samoborske tvrtke Xella porobeton pobijedila je na izboru za NajTajnicu Hrvatske 2008. koji je organizirao časopis Tajnica i tvrtka Heraklea.

Najbolja tajnica službeno je proglašena 19. veljače u zagrebačkom hotelu Antunović na prvoj Nacionalnoj konferenciji tajnica, administrativnih djelatnika i voditelja ureda. Na konferenciji je sudjelovalo stotinjak, uglavnom žena, iz svih dijelova Hrvatske koje su govorile i o aktivnostima nacionalne, ali i europske udruge tajnica. Osim toga bilo je riječi o stanju na hrvatskom tržištu rada, a u edukativnom dijelu programa o komunikacijskim vještinama te o pravnim i financijskim pitanjima s kojima se tajnice susreću u svakodnevnom radu. Organizatori kažu da su prvi put organizirali istraživanje takvog tipa za najbolju tajnicu jer su željeli provjeriti kakva je kvaliteta usluge koju pružaju. Sandra Mihelčić, direktorica časopisa Tajnica.hr i organizator izbora NajTajnica.hr, kaže da se za Nacionalnu konferenciju tajnica, voditelja ureda i administrativnih djelatnika, nije prijavio nijedan muški tajnik. “Na izbor za NajTajnicu.hr prijavilo se 67 kandidata, neke su se prijavile same, no velik broj prijavili su njihovi direktori i kolege s posla tako da je bilo i onih koje nisu znale da se nad njima provodi “mysterry calling” pa su ostale poprilično iznenađene kada smo ih obavijestili da su ušle među deset najboljih tajnica Hrvatske”, tumači direktorica Mihelčić. Prilikom izbora za NajTajnicu.hr testirale su se vještine telefonskog i e mail ophođenja, ali i njihova etičnost u poslovanju. Konkretno, ocjenjivao se prvi dojam kroz telefonski i mail kontakt, gramatika, brzina odgovora, ljubaznost, sposobnost davanja točnog odgovora na upit, razgovjetnost u razgovoru. Provnagrađena Sanja Bašić dobiva od časopisa Tajnica.hr priznanje, vrijedan zlatni medaljon od 18k zlata i cvijeće, no i ostale sudionike darovao je sponzor. Prema saznanjima organizatora u Hrvatskoj izbor za najbolju tajnicu provodi još tvrtka Navo, no takvu metodologiju (testiranje vještina putem “mysterry callinga”) nitko ne primjenjuje osim časopisa Tajnica.hr, i to ove godine prvi put. Na pitanje kakvo je stanje tržišta rada u pogledu tajnica i sličnih zanimanja u Hrvatskoj, Aleksandra Ivljev, voditeljica projekata u agenciji Heraklea, kaže: “Prije nešto više od godinu dana Moj posao je anketom ustanovio da su menadžeri odgovorili kako im je od svih zanimanja upravo najteže naći tajnicu. Možemo reći da je i danas zaista teško naći kvalitetnu poslovnu tajnicu ili voditelja ureda.”

Razina posla
Ivljev nadalje smatra ipak se odmaklo od stereotipa “tajnice” u minici s dekolteom koja “velikom šefu” nosi kavu i njezin posao je uzdignut na višu razinu. Ona je, dodaje, prvi kontakt i ogledalo kompanije i zato je teško naći pravu osobu koja će imati sve kvalitete nužne za vođenje ureda. Mnoge su vještine za to potrebne, od odgovornosti, volje i želje za radom, brige o svima u uredu, a svakako nužna su i neka znanja na koja se često zaboravlja, primjerice, odlično poznavanje pravopisa i gramatike hrvatskog jezika. Konačno, pita se Aleksandra Ivljev, zašto ne bismo i javno pohvalili osobu koja zaista odlično obavlja svoj posao i odgovara na e-mail upite u rekordnom roku od čak jedne minute? Prvi, naime, kontakti javnosti s kompanijama odvijaju se najčešće u komunikaciji s tajnicom. Već prilikom izgovaranja prvih njezinih riječi, osoba koja je nazvala počinje skupljati dojmove o onima koje traži i nešto treba. Tajnice komuniciraju svakodnevno s različitim ljudima, od klijenata, dobavljača, suradnika, preko financijskih institucija, do vlasti pa i novinara, ali i s kolegama u uredima i s nadređenima.

Nastup u ime tvrtke
One ne mogu dakako u svim kontaktima nastupati jednako, ali zato uvijek moraju imati na umu kako nastupaju ispred imena tvrtke. Svojim ophođenjem s ljudima, govorom i odjećom, ali i bojom glasa odaju sliku svoje organizacije i njezine korporativne kulture. One otvaraju, ali i katkad zatvaraju vrata daljnje komunikacije jer prvi negativan dojam teško se ispravlja.