Menadžeri su sve više rastrgani operativnim poslovima te imaju sve manje vremena za svoju primarnu funkciju, donošenje strateških odluka te upravljanje ljudima, navodi Harvard Business Review (HBR). Prototip takvog poslovnjaka je onaj koji nemilice juri sa sastanka na sastanak, a u međuvremenu pokušava odgovoriti na sve mailove te obaviti i pokoji telefonski razgovor. Ukoliko se niste prepoznali u ovome, onda ste "pravi menadžer", no većina poslovnih ljudi ipak mora priznati da se prepoznaje u ovom prototipu, kaže HBR.

Prihvaćanje poziva
Ako ste menadžer uhvaćen u frustrirajući ciklus rješavanja problema 'jedan na jedan', tu je očito došlo do problema u delegiranju poslova. Tada najčešće dolazi do udaljavanja od svojeg tima u kojem nam svi postaju stranci, a mi smo jedini koji možemo "adekvatno" obaviti i najsitniji posao. Sve to dovodi do toga da se osjećamo loše, kako zbog same količine i kvalitete obavljenog posla, tako i zbog međuljudskih odnosa. Naime, da bi se sve završilo s takvim načinom rada, potrebno je raditi prekovremeno, a što stvara dodatno opterećenje i probleme u timu. Pojašnjava se da se ne može podređenima dati ono što nemate sami. Dakle, ako ste zbunjeni i rastreseni, i vaš tim će zasigurno biti takav. Svaki pravi menadžer mora znati što točno želi od svake konkretne interakcije, a to podrazumijeva određivanje prioriteta i delegiranje poslova. U konkretnom slučaju to znači da se treba smanjiti izravna komunikacija kako bi se dobilo nužno vrijeme za sagledavanjem situacije i promišljanja o konkretnim problemima te načinima njihova rješavanja. HBR preporučuje da se najprije mora ograničiti broj sastanaka. Potrebno se zapitati da li ste pali u zamku da svoj kalendar gledate kao natjecanje u popularnosti – ako sam održao više sastanaka, onda sam uspješniji? Odlazak na mnogo sastanaka može vam dati osjećaj važnosti, ali to nije dobar način da se rasporedi svoje vrijeme. Prije prihvaćanja poziva na sastanak, svatko bi se trebao zapitati;"Zar stvarno moram sudjelovati?".

Ako je odgovor "ne", treba odbiti sudjelovati na sastanku ili pak koristiti negu strategiju komunikacije koja je manje intenzivna od samog sastanka. Jedna od tih je da se prije zatraži na uvid dnevni red te se preko njega mogu voditelju skupa dati komentari. Bonus toga može biti i da se moderator sastanka prisili da napravi dnevni red, a umjesto da se sve prepusti inerciji koja guta dragocjeno vrijeme. Isto tako se na sastanak može poslati netko iz tima koji bi predstavljao poziciju čitavog tima. Od njega se kasnije mogu zatražiti bilješke sa sastanka i saznati kakvi su bili zaključci. Ukoliko bi vas ipak pekla savjest zbog ovakvog izbjegavanja obveza, HBR preporučuje da se zapitate. "Da li bi sastanak bio odgođen da sam bio bolestan na dan njegova održavanja?" Ako je odgovore "ne", vrlo je vjerojatno da na konkretnom sastanku ne trebate sudjelovati.Ovisi i kakva je vaša uloga u tom sastanku: ukoliko se radi o strateškom osvrtu, a ne o operativnom ili taktičkom razrađivanju tematike, tada bi bilo poželjno zatražiti da se vaša točka dnevnog reda postavi kao prva, ili pak u vrijeme koje vama najbolje odgovara. Nakon vašeg izlaganja, slobodno se možete izuzeti od prateće rasprave. Menadžer može vrijeme uštedjeti i reduciranjem dužine sastanaka – treba procijeniti da li se raspravlja o zbilja važnim temama, ili većina sudionika surfa po svojim pametnim telefonima i tabletima. Stoga HBR savjetuje da se prakticiraju kratki sastanci od 15 ili 30 minuta, a koji se prema potrebi kasnije mogu produžiti.

Forme komunikacije
Sastanak je najzahtjevnija forma komunikacije te treba odlučiti da li se je zbilja nužno naći s nekim, ili se to može riješiti telefonom. Isto tako, ne treba se opterećivati konferencijskim ili klasičnim telefonskim pozivima za nešto što se može riješiti e-mailom. Sastanak se treba prakticirati samo za rješavanje najzahtjevnijih problema koji se moraju odraditi u realnom vremenu. Sve ostale detalje je bolje kasnije riješiti e-mailom ili telefonom. Ukoliko vi sazivate sastanak, bilo bi poželjno da mailom proslijedite 2 do 5 minuta prije samog događaja jasan program kako bi ostali sudionici procijenili da li njihovo sudjelovanje nužno ili ne. Na taj način se potencijalno skraćuje dužina sastanka. Nakon održanog sastanka, dobro je e-mailom poslati bilješke i zaključke svima kojih bi se to moglo ticati, a čije sudjelovanje na sastanku nije bilo prijeko potrebno.

Radno vrijeme

Ne treba nositi posao kući

Svaki menadžer bi se morao držati principa da se radne obveze odrađuju u tijeku radnog vremena, a ne da se regularni posao nosi kući. Ovi savjeti mogu smanjiti popunjenost poslovnog kalendara s kolegijima i ostalim skupovima, a što poslovnom čovjeku može dati vremena da bolje sagleda aktualnu situaciju te bolje uštima svoj tim. To će zasigurno dovesti do ležernije atmosfere i odrađivanja posla na vrijeme. Štoviše, mnogi poslovi će se moći obaviti i ako vi iz nekog razloga niste u  uredu.