Borba za smanjenje troškova zajednička je svim tvrtkama posljednjih godina, osobito smanjenje fiksnih troškova koji se ponekad pokažu pogubni za poslovanje malih i srednjih tvrtki.

Svaki mjesec iznova jednak račun za najam prostora, režije i komunalije, održavanje i čišćenje – bez obzira da li ste taj mjesec boravili u uredu 3 sata ili 30 dana. Ukoliko je vaš posao zaista strogo vezan uz određenu kvadraturu to je u redu, no što ako vaši zaposlenici mogu raditi od kuće, ili se vaša tvrtka nalazi primarno izvan Zagreba, a tu vam je potrebno samo reprezentativno mjesto za sastanke? Koliko je tada fiksni trošak zaista prihvatljiv?

Naša sugovornica dočekala nas je u predvorju poslovnog nebodera Zagrebtower u Radničkoj i odvela do osmog kata u 'svoju' sobu za sastanke. Branka Topolovec vlasnica je tvrtke BD Reviz koja broji 10 zaposlenika. ''Svi smo s područja Krapine i godinama smo svakodnevno dolazili u Zagreb gdje nam je bio smješten ured, plaćali smo najam, režije, brinuli o čišćenju i k tome imali enormne putne troškove.'' Tako nam Topolovec pojašnjava probleme s kojima su se borili u poslovanju, a koji su ih naveli na odluku o preseljenju ureda u Krapinu što je odmah značilo i manje troškove. Kako njihovi klijenti iz Zagreba ne bi bili inkomodirani putovanjem do Krapine unajmili su virtualni ured. ''Ne želimo da naši klijenti na bilo koji način osjete da smo dislocirani stoga imamo virtualni ured u Zagrebu u kojem po potrebi održavamo sastanke te organiziramo različite seminare i radionice. Osim toga tu nam dolazi pošta pa nitko zapravo ni ne primjećuje da je naš stvarni ured 60-ak kilometara udaljen od Zagreba.''

Zainteresirani pričom obratili smo se Dariju Stupariću, direktoru tvrtke Studa, da nam pojasni koncept virtualnih ureda. ''Logično, u vrijeme recesije svi pokušavaju svesti troškove na minimum pa smo stoga razvili koncept fleksibilnih ureda da bi doskočili potrebama tržišta'' – pojašnjava Stuparić koji je pokretač projekta InstantOffice. Ideja je jednostavna – oformili su poslovnu zonu koja ima svu potrebnu infrastrukturu, od gotovih uredskih soba, namještaja, recepcije, tajnica, prostora za druženje, kuhinje sve do print aparata i konferencijskih soba. Tvrtka tako doslovno može unajmiti ured samo na nekoliko dana ili dogovoriti poslovnu adresu bez fizičkog ureda, ali s mogućnošću korištenja svih popratnih sadržaja što nazivaju virtualnim uredom. ''Kolike su potrebe za ovakvim načinom poslovanja govori i sam odaziv tržišta. Gotovo svakog mjeseca dobivamo nove korisnike virtualnih ureda koji u zgradu fizički dolaze samo održati sastanke sa svojim klijentima, a mi brinemo za njihovu poštu, pozive pa čak i ostale administrativne poslove poput odlazaka do određenih institucija.'' Stuparić pojašnjava kako su korisnici tvrtke različitih profila, od raznih predstavništava do terenski orijentiranih kompanija te start-upova kojima je za početak rada potrebna dobra poslovna lokacija kako bi ih percipirali kao ozbiljne igrače na tržištu. Svima im je zajedničko racionalno promišljanje o troškovima i želja da plate ono što zaista i koriste. Ključno je samo procijeniti potrebe vlastitog posla te izbaciti sve nepotrebne troškove iz bilance jer alternativa i ideja na tržištu ima dovoljno.