Kao što smo vidjeli u prethodnim člancima, u izvođenju projekta vrlo je važna komunikacija svih partnera i koordinatora projekta, da bi koordinator znao pravovremeno otkloniti potencijalne poteškoće. Naime, koordinator se brine o tome da se rad na svim aktivnostima (ponekad se zovu i radne cjeline ili radni zadatci) odvija prema planu, uz predviđene troškove te u predviđenoj kvaliteti. Osim ove, najvažnije funkcije, koordinator ima još jednu bitnu ulogu, a to je komunikacija sa zainteresiranom javnošću o projektu, njegovom napretku i rezultatima.

Interes javnosti
Zainteresiranu javnost projekta su na prvoj razini predstavnici Europske komisije ili drugog tijela koje je donirao novac. Drugu, sve popularniju razinu predstavljaju razni vanjski evaluatori ili analitičari koji prate da li smo dostignuli obećane ciljeve. Još jedna razina koju treba uzeti u obzir je i šira javnost. Komunikacija sa predstavnicima Europske komisije u domeni je koordinatora. Samo on može komunicirati sa njima. Predstavnici donatora se obično nazivaju “službenik ili činovnik projekta” (engl. project officer) i nije rijetko da su stručnjaci u samoj suštini nekog projekta.Pravilo “sve preko koordinatora” još više vrijedi za tzv. komunitarne (zajedničke) programe, u kojima je obično najmanje tri partnera iz tri različite europske zemlje. Lako je zamisliti konfuziju koja bi nastala kada bi svaki od partnera sam komunicirao sa Komisijom.

Vrijedni savjeti
Koordinator tako u ime cijelog konzorcija predaje financijska i narativna (bitna) izvješća i rješava pitanja koja mogu nastati tokom njihove kontrole, u suradnji sa partnerima projekta. Dobar koordinator zna da je i u interesu ovog predstavnika da bude projekt završen do predviđenog razdoblja te u predviđenoj kvaliteti. Zato nije rijetka praksa da se na svaki sastanak konzorcija poziva i predstavnik donatora (iako možda to nigdje u ugovoru o sufinanciranju ni ne piše). Na ovim sastancima predstavnici Komisije nemaju formalno pravo glasanja, ali njihov neformalni savjet može vrijediti zlata. Europska komisija je sve više zainteresirana da planirani projekti dostižu planirane rezultate, pa i širi utjecaj na društvo. Zbog toga sve se češće u životu koordinatora javlja i posjeta evaluatora.

Ana Tomašek, Tatjana Pezdir, savjetnice za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners