Novi Zakon o radu stupio je na snagu 1. siječnja ove godine, a između ostalog propisuje obvezu poslodavcima da vode evidencije o radnicima i o radnom vremenu.

To nije novina jer je ustaljena praksa, koja se provodi niz godina u tvrtkama u Hrvatskoj, da se bilježi nazočnost na radu i tako vodi evidencija radnog vremena preko potpisnih knjiga. To je i danas prisutno kod brojnih poslodavaca, ali isto tako je prisutna i pojava da se uopće ne vodi evidencija o dolascima i odlascima radnika s posla. U posljednjih desetak godina poslodavci sve više shvaćaju važnost upravljanja ljudskim resursima pa se u tom području situacija dosta promijenila, no još nije, prema stajalištu struke, na zadovoljavajućoj razini. Novi Zakon o radu osim obveze evidencije radnog vremena propisuje i stroge kazne ako se evidencija ne vodi, ali ipak daje nadu u poboljšanje slike na ovom području, zato treba skrenuti pozornost na nekoliko ključnih prednosti elektroničke (automatizirane) evidencije radnog vremena. Elektronička evidencija radnog vremena idealno je rješenje za velike, male i srednje tvrtke. Uvođenje takvih sustava više nije rezervirano samo za velike sustave jer se na tržištu mogu naći sustavi namijenjeni malim i srednjim poduzetnicima pod vrlo povoljnim cijenama. Sustavi se čak u nekim tvrtkama mogu dobiti na leasing ili na pretplatu (najam), bez inicijalne investicije. Sustav za evidenciju radnog vremena sastoji se od tri glavna dijela, a to su sredstvo prijave, terminal za prijavu, softver za obradu prikupljenih podataka.

Terminali
Samih sredstava prijave ima raznih vrsta, no na tržištu su najzastupljenije kartice i prijava prstom. Prijava prstom puno je jednostavnija, neusporedivo jeftinija te u svijetu apsolutni trend. Vezano za sredstva za prijavu postoje dvije, odnosno tri, najzastupljenije vrste terminala za prijavu, a to su kartični uređaji, biometrijski uređaji i kombinirani. Tip uređaja za koji se tvrtke odlučuju najviše ovisi o odluci uprave društva, no biometrija u posljednjih pet godina bilježi rast u odnosu na kartične sustave od nekoliko stotina posto. Kartice lagano idu u zaborav. Kartična tehnologija je na tržištu prisutna niz godina, no kako i vrijeme i tehnologija neumoljivo idu naprijed, tako i kartice polagano zaostaju. Vrlo je važno naglasiti da se na tržištu u posljednjih nekoliko godina pojavio vrlo velik broj jeftinih biometrijskih čitača, što iz Kine, što sastavljenih u “kućnim radinostima” malih tvrtki. Takvi uređaji su izuzetno loše kvalitete, često bez kvalitetnih servisa. Samim time pri izboru biometrijskog terminala možda više nego igdje drugdje vrijedi poslovica: Koliko para, toliko muzike, odnosno: Nisam toliko bogat da bih kupovao jeftino. Softvera na tržištu ima raznih vrsta. Preporučili bismo izabrati između nekoliko kvalitetnih hrvatskih rješenja u odnosu na neke uvozne, i to iz nekoliko razloga. Za svaki softver je važno da ima lokaliziranu podršku. Sama podrška, koliko god iz usta prodavača uvijek zvuči jednostavna, uz objašnjenja poput: “Danas je sve povezano, lako ćemo mi to prevesti, lako ćemo prilagoditi softver novim zakonskim izmjenama”, u stvarnosti i ne izgleda baš tako. Osim toga domaći softveri mahom su prilagođeni tipovima i sustavima rada u Hrvatskoj, što znači da se softver za evidenciju radnog vremena vrlo lako može spojiti s postojećim softverom za obračun plaća u nekoj tvrtki te time dobiti maksimalnu funkcionalnost sustava.

Bitno je naglasiti i prednosti koje tvrtka dobiva, odnosno koje probleme rješava uvođenjem takvog sustava. Ako je riječ o kvalitetnijem sustavu, tj. sustavu s kvalitetnim softverom, onda možemo govoriti ne samo o sustavu za evidenciju radnog vremena već i o sustavu za upravljanje ljudskim resursima. Pokušat ću predstaviti prednosti koje dobivate zbog uvođenja jednoga takvog sustava. Vrlo je važna automatizirana prijava svih djelatnika, što znači da nema više potpisnih knjiga koje se gube, nitko ih ne čita ni analizira, s nečitkim potpisima uime drugih djelatnika te netočnim navođenjem sata dolaska ili odlaska. Osim toga stvara se i bolja društveno-socijalna slika u tvrtki, djelatnici koji rade više, puno sretnije i zadovoljnije obavljaju svoje obveze jer znaju da se na kraju dana, mjeseca i godine jako dobro vidi tko je koliko vremena odradio. Istina je da sustav evidencije radnog vremena ne povećava efikasnost i ne rješava problem nečijeg nerada, ali uvođenjem sustava radnika se “prisiljava” da bude na radnome mjestu, a sama obveza “sjedenja” pokazala je da se kod takvih radnika produktivnost povećava za otprilike 30%. Integracijom dobivenih podataka sa sustavom za obračun plaća tvrtka ostvaruje znatnu automatizaciju, a time i uštedu. Više nema “upisivanja 8 u šihterice”, već se sve radi automatizmom nakon kontrolinga.

Biometrija
Također je prednost jednostavnijeg i pravednijeg donošenja odluka za nečije unapređenje, tehnološkog ili organizacijskog viška ili otkaza zbog neopravdanih izostajanja s rada. Ti sustavi jednim klikom omogućavaju poslodavcu katkada fascinantne podatke, pa kada je poslodavac u dvojbi koga unaprijediti ili mu dati voditeljsko mjesto, iznenada se pokaže da jedna osoba ima puno bolje radne navike od druge, i kad se to spoji s do tada utvrđenim i ostvarenim rezultatima, odluka se donosi vrlo jednostavno i lako. Bitno je naglasiti da primjena biometrije kao tehnologije nudi niz prednosti: od toga da su prikupljeni podaci uvijek integralni jer nema zaboravljenih ili izgubljenih kartica (prst uvijek nosite sa sobom) do toga da nitko s tuđom karticom ne može napraviti identifikaciju. Osvrtom na novodoneseni Zakon o radu bitno je naglasiti da kvalitetniji sustavi evidencije radnog vremena bitno pojednostavljuju poslodavcu proces davanja podataka u slučaju inspekcije, alarmiraju ga u slučaju da organizacija radnog vremena nije sukladna zakonu, što u slučaju dolaska inspekcije, čemu svjedočimo svakodnevno, može uštedjeti puno novca. Na kraju ne treba zaboraviti na važnost uvođenja ovakvog sustava u vrijeme globalne krize i recesije. Vjerujem da je uvođenje ovakvog sustava u ovo vrijeme ne samo dobra investicija već i imperativ. Takvi sustavi štede vrijeme i novac, racionaliziraju rashode te povećavaju produktivnost. Podižu efikasnost primarno kvalitetnoj radnoj snazi, ukazuju na one neefikasne. Budući da se nalazimo u globalnom društvu u kojem je ponuda dobara i usluga transparentna na cijelom svijetu, jedina od bitnih pozicija gdje se mogu ostvariti uštede i povećati zarade kvalitetno je upravljanje radnom snagom, a jedan od načina kako se ona postiže je uvođenje elektroničkih sustava za evidenciju radnog vremena.

Marko Emer, član HUP – Udruge malih i srednjih poduzetnika, predsjednik Uprave Klisinga, Zagreb