Arhiviranje e-računa jednako je važno kao i slanje i primanje

Autor: PD VL native tim , 16. lipanj 2021. u 22:00
Pravilno čuvanje i arhiviranje omogućuje da se do svakog računa dođe sigurno i brzo/SHUTTERSTOCK

Pošiljatelji e-račune mogu čuvati sami, ali je najsigurnije da to u njihovo ime učine informacijski posrednici koji imaju servise koji će zadovoljiti sve potrebe za čuvanjem.

Svijet se u posljednjih pedeset godina promijenio više nego u cijeloj povijesti, a nezamislivom brzinom nastavlja se mijenjati i dalje. Informacijska i komunikacijska tehnologija (ICT) donijela je promjene na svim poljima ljudskog života pa tako i u aktivnosti poslovanja gdje je postavila novu osnovu uspostave poslovnih veza između pojedinaca i poduzeća. ICT je omogućio efikasnije obavljanje poslovnih transakcija, sada gotovo bez potrebe fizičkog kontakta subjekata, uz značajno smanjenje troškova.

Jedna od većih dobrobiti digitalizacije je uspostava i uporaba e-računa koja je u mnogim zemljama već u velikoj mjeri zamijenila tzv. klasične – papirnate račune.

To nije čudno, uzme li se u obzir da primjena e-računa donosi velike benefite tvrtkama koje ih razmjenjuju, i to ne samo one koje se vide na prvu kada se usporedi trošak isporuke papirnatog dokumenta i elektroničkog dokumenta.

Veliki benefiti i uštede

Slanje e-računa je brzo, točno, zaštićeno i transparentno te pridonosi ukupnim mjerljivim benefitima i uštedama cijelog gospodarstva. Prema podacima Eurostata u Europskoj uniji je već 2007. godine 18 posto tvrtki račune slalo u elektroničkom obliku.

Tri godine kasnije ta se brojka popela na 32 posto, a do kraja 2014. prešla visokih 73 posto. U Hrvatskoj je veća razmjena e-računa počela tek u lipnju 2019., kada je država donijela odluku da svi koji posluju s tijelima javne uprave te tvrtkama i institucijama koje su u sustavu javne nabave, moraju izdavati i primati e-račune.

Do tada je, preko centralne platforme, razmijenjeno tek oko 30.000 e-računa. Od tada pa do danas je preko centralne platforme koju vodi Fina razmijenjeno preko deset milijuna e-računa, a trenutno oko 75.000 subjekata i javnih naručitelja koristi e-račune.

75.000

tisuća subjekata i javnih naručitelja koristi e-račune danas u Hrvatskoj

Jasno je da se radi o velikoj količini računa koji se moraju pravilno čuvati i arhivirati kako bi bili sigurni i lako dostupni, ako se za time pokaže potreba. Također, treba osigurati diskovni prostor za pohranu elektroničke arhivske građe, a samo arhiviranje zahtijeva i određeno vrijeme rada.

Čuvanje e-računa propisano je zakonom, tako da ga svatko u izvornom obliku mora imati u elektroničkoj arhivi najmanje 11 godina. Iako ga primatelji i pošiljatelji mogu čuvati sami, najjednostavnije i najsigurnije je da to u njihovo ime učine informacijski posrednici koji imaju servise koji će zadovoljiti sve potrebe za čuvanjem.

Jedan od takvih je i Finin servis e-Arhiv koji omogućava arhiviranje svih oblika digitalnih i naknadno digitaliziranih poslovnih dokumenata, dokumenata i korisničkih podataka elektroničkih servisa koji su povezani sa sustavom FINA e-Arhiv ili bilo kojih drugih vrsta dokumenata/podataka koje će korisnik generirati i potom arhivirati.

Fleksibilno upravljanje

FINA e-Arhiv moguće je, osim s e-servisom, povezati i s poslovnim sustavom korisnika radi izravne pohrane određenog arhivskog gradiva, neovisno o tome pohranjuju li se dokumenti izvorno nastali u elektroničkom obliku ili dokumenti koji su naknadno digitalizirani.

FINA e-Arhiv omogućuje fleksibilno upravljanje hijerarhijskom strukturom za pohranu, fleksibilnu klasifikaciju dokumenata i upravljanja metapodacima, napredne opcije pretrage, kontrolu pristupa, osiguranje povjerljivosti i integriteta te dokumentiranje životnog ciklusa arhivskog dokumenta.

Namijenjen je svim poslovnim subjektima, bez obzira na njihovu veličinu i vrstu elektroničke dokumentacije, vlasnicima e-servisa koji imaju potrebu za čuvanjem dokumentarnog i arhivskog gradiva, fizičkim osobama koji trebaju čuvati svoje osobne dokumentacije te obveznicima predaje različitih obrazaca.

Pristupanje FINA e-Arhivu vrlo je jednostavno, a ovisno o tipu i modelu servisa, potrebno je popuniti pristupnicu za pristup na servisu te pribaviti odgovarajuće certifikate.

* Sadržaj omogućila FINA

Kako osigurati integritet arhiviranih dokumenata?

Integritet dokumenta, cjelovitost sadržaja i vjerodostojnost arhiviranih dokumenata osigurava se uporabom elektroničkog potpisa i vremenskog žiga na svakom arhiviranom dokumentu za cijelo vrijeme njihove pohrane. Navedeno ne zahtijeva dodatnu interakciju korisnika, već se proces obavlja automatski. Tako generirani elektronički potpis i vremenski žig korisnik može preuzeti uz svaki arhivirani dokument, a provjeru izvršiti putem bilo koje aplikacije za verifikaciju po korištenom AdES standardu. Ulaskom u dugoročni e-Arhiv, dokumenti se dodatno potpisuju elektroničkim potpisom sustava i ovjeravaju kvalificiranim vremenskim žigom (LTA razine), čime se označava točno vrijeme ulaska dokumenta u sustav e-Arhiv.

New Report

Close