Na jednom sastanku marketinškog odjela zaključili smo da se kod nas piše previše mailova i da zbog toga pati svakodnevna komunikacija između naših radnika, kaže Martin Peters, direktor distribucije i marketinga u tvrtki Maske iz Hamburga. On i njegove kolege od početka godine tijekom dva dana mjesečno pokušavaju u potpunosti ograničiti slanje e-mailova. Pritom, ističe Peters, nije riječ o zabrani slanja poruka, nego je cilj da se zaposlenici prije slanja mailova zapitaju u kojim situacijama ima smisla koristiti to komunikacijsko sredstvo, a kada je bolje uspostaviti osobni, neposred(ova)ni kontakt s pretpostavljenima, kolegama ili s klijentima. Petersova tvrtka iznajmljuje velike kamione i u tom poslu je izravan kontakt s klijentima vrlo važan. Otkako su u Maskeu uvedeni dani bez e-maila, poduzećem se proširila nova kultura razgovora: umjesto da se elektronske poruke šalje tamo-amo, radnici češće razgovaraju jedni s drugima. “Mislim da je to važno za stvaranje dobre timske atmosfere. Moram reći da smo u kratkom roku ostvarili naš cilj. Zaposlenici doista vode računa o tome da ne gnjave jedni druge s nepotrebnim e-mailovima, te češće nego prije navrate kod svojih šefova. U osobnom je kontaktu lakše objasniti neku poziciju, a lakše je i upitati što je netko mislio”, prenio je Deutsche Welle riječi Martina Petersa.

Bez obzira na to koliko je komunikacija e-mailom brza i jednostavna, korištenje elektronske pošte “jede” vrijeme i energiju. Jedna studija Emnida, instituta za istraživanje tržišnog mišljenja, pokazala je da je ljudima koji redovito kontroliraju pristiglu elektroničku poštu (inbox) potrebno i do četiri minute kako bi se ponovno koncentrirali na posao koji obavljaju. Svaki treći zaposlenik u Njemačkoj smatra da je s većim brojem e-mailova znatno poraslo i opterećenje na poslu. Svaki se dan moraju sortirati spamovi i drugi irelevantni mailovi. Projekt u tvrtki Maske bio je planiran na pola godine, a Peters će se založiti da i se nakon tog roka ne ukinu dani bez e-maila. Možda bi, smatra šef distribucije i marketinga u hamburškoj tvrtki, promišljeno i decentno korištenje e-maila radnike moglo nagnati i na ponovno uvođenje nekih davno zaboravljenih oblika komuniciranja: “I ja tu i tamo šaljem razglednice ili pisma napisana nalivperom. Ljudi mi onda odgovaraju kako ih raduje da su konačno primili i jedno takvo osobno pismo, a ne samo e-mail.” Mnogi menadžeri, osobito zbog nedostatka vremena i prevelikog opterećenja (primjerice brojem podređenih), uobičavaju kontaktirati e-mailom. Elektronika je zamijenila osobni kontakt, osobito u velikim poduzećima. Ali, primjerice, Kent Blumberg, uspješni američki life coach, obvezno vodi pojedinačne razgovore sa svojim zaposlenicima. Tvrdi da se tako učinkovito prati izvršenje mjesečnih rezultata, lakše podnosi kritika i dobiva povratna informacija. Takvi razgovori, obično jednom mjesečno, dobra su prilika za praćenje izvršenja zadataka svakog zaposlenika. Ljudima se u razgovoru jasnije može objasniti što se točno od njih očekuje te kako se njihovi zadaci uklapaju u ispunjenje ciljeva tima i kompanije. Sposobni menadžeri mogu od takvih trenutaka stvoriti ono što svaka kompanija želi, a vrlo malo ih to ima – lojalnog zaposlenika. Bolje je tijekom godine obaviti nekoliko kraćih razgovora (ali koji će biti pripremljeni), nego jedan na kraju godine, koji je obično nedorečen ili čak mučan. Blumberg naglašava da je povratna informacija jedan od ključnih elemenata kako mjesečnog tako i dnevnog izvršenja ciljeva. Ona se pruža odmah nakon izvršenog posla. Na taj način zaposlenik točno zna što se od nega očekuje, te ima osjećaj da se njegov rad i primjećuju, a onda i cijene.
(PD)