U Narodnim novinama broj 66 od 28. svibnja 2010. objavljen je tekst Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencija iz oblasti rada koji je stupio na snagu 1. lipnja.

U samom postupku donošenja navedenog pravilnika HUP je upozoravao na činjenicu da će rok za uspostavu evidencije kako je propisuje pravilnik biti izuzetno kratak te da će zasigurno izazvati probleme i nemogućnost da ga poslodavci primijene, barem u početku. Predviđanja su se pokazala opravdanima jer je pravilnik objavljen 28. svibnja, a stupio je na snagu 1. lipnja 2010. te se ne može vjerovati da su poslodavci u tako kratkom roku uspjeli uspostaviti evidencije kako to propisuje novi pravilnik. Navedeni pravilnik zamijenio je, do 31. svibnja 2010., važeći Zakon o evidencijama u oblasti rada (NN 34/91 i 26/93) koji je jedan od propisa preuzet iz pravnog sustava bivše SFRJ i kao takav sve do sada bio na snazi. Sukladno navedenom propisu poslodavci su i do sada imali obvezu voditi evidenciju o zaposlenim radnicima (takozvana Matična knjiga radnika) koja je sadržajno obuhvaćala dvadesetak različitih podataka o svakom radniku koji je radio ili radi za poslodavca. Isto tako poslodavac je bio obvezan voditi i evidenciju o plaćama u koju su se unosili podaci o radnom vremenu, bruto plaći, neto plaći, naknadama plaće na teret poslodavca i slično, koja se započinjala voditi na dan zasnivanja radnog odnosa, a prestajala voditi prestankom radnog odnosa i čuvala se kao dokumentacija trajne vrijednosti.

Obveza kontrole
Glede nazočnosti radnika na radu stari propis nije poznavao svakodnevnu obvezu evidencije, no unatoč navedenome većina poslodavaca vodila je tzv. šihterice, i to iz čisto praktičnih razloga. Naime, “šihterice” su bile vrlo korisne u postupku obračuna plaće jer je iz nje bilo vidljivo u koje je dane i koliko sati pojedini radnik radio. Novi pravilnik propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima tako da propisuje obvezu vođenja dvije vrste evidencija: evidenciju o radnicima i evidenciju radnog vremena. Podaci o radnicima sadrže 25 različitih podataka koje poslodavac obvezno mora voditi o svakom radniku, a usto je poslodavac dužan voditi i druge, od radnika ili od nadležnog tijela prijavljene podatke o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (trudnoća, majčinstvo, očinstvo, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, status posvojitelja, profesionalna bolest, ozljeda na radu i sl.). Isto tako poslodavac mora voditi, ako koristi njihov rad, i podatke o radnicima koje mu je ustupila agencija, osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad, redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara, redovitim učenicima koji kod njega rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova te o redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe. Evidenciju o radnicima poslodavac počinje voditi danom početka rada radnika i ažurno je vodi do dana prestanka radnog odnosa te je čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti, a evidencija se vodi pisano na papiru ili u elektroničkom obliku.

Obvezne kategorije
Evidencija radnog vremena sadrži 18 obveznih kategorija koje poslodavac mora voditi, kao na primjer početak rada, završetak rada, vrijeme i sati zastoja, prekida rada i slično do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili zbog drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran, ukupno dnevno radno vrijeme u satima (s naznakom koliko je sati rada noću i prekovremenog rada), sati rada u preraspodijeljenom radnom vremenu i tako dalje. Poslodavac je dužan evidenciju o radnom vremenu imati u poslovnom prostoru, odnosno na mjestu rada radnika, te se vodi po razdobljima isplate plaće i naknade plaće, a mora se voditi uredno, razumljivo i ažurno na završetku radnog dana radnika. U slučaju da neki od tih podataka nije poznat na kraju radnog dana radnika, poslodavac je dužan te podatke evidentirati odmah nakon saznanja toga podatka. Podaci o radnom vremenu vode se pisano na papiru ili u elektroničkom obliku, pri čemu se mogu koristiti odgovarajuće kratice s jasnim pojašnjenjem značenja te se čuvaju najmanje šest godina. Pravilnikom je propisano i da radnik ima pravo uvida u evidenciju. Valja za kraj napomenuti da poslodavac koji ne vodi evidenciju o radnicima i o radnom vremenu ili je ne vodi na propisan način, sukladno članku 294. Zakona o radu, kaznit će se za najteži prekršaj kaznom u iznosu od 61.000 do 100.000 kuna za pravnu osobu poslodavca, odnosno 7000 do 10.000 poslodavac fizička osoba i odgovorna osoba pravne osobe.

Admira Ribičić, dipl. iur pravna savjetnica