Kod prikazivanja troškova troškovi amortizacije su među kompliciranijima. Osim što je potrebno pripremiti listu sve opreme za koju se uvažava amortizacija valja priložiti i jasnu metodologiju izračuna troškova amortizacije za pojedinačnu opremu u razdoblju za koje se traži sufinanciranje.

Troškovi vanjskih izvođača
Ako je oprema za koju se prijavljuje amortizacija potpuno određena projektom, taj je posao relativno lagan, no ako se traži amortizacija za opremu koja je samo dijelom na projektu potrebno je priložiti i metodologiju kojom se izračunao postotak uporabe opreme na projektu. Samo tako kontrolor može provjeriti je li primijenjena metodologija točna i je li izračun točan.Troškovi vanjskih izvođača predstavljaju opravdanu kategoriju brojnih troškova projekata ako organizacija opravda njihovu nužnost i vlastitu nemogućnost izvođenja tih istih radova, aktivnosti, i tome slično. Potrebno je pažljivo proučiti što je sve opravdano pod aktivnostima vanjskih izvođača, a mogu se ubrajati troškovi savjetovanja, istraživačko razvojne aktivnosti, aktivnosti obrazovanja, računovodstva, informatike, administracije, financija, pravnog savjetovanja, kupnje patenata i tehničkog znanja. Kontrolor će tražiti dokumentaciju o postupku javne nabave, ako je opravdani izvođač izabran prema zakonu kojeg uređuje javnu nabavu, ili dokumentaciju koja je bila zahtijevana u ugovoru o sufinanciranju. I tu je potrebno priložiti račun ili izvadak banke koji potvrđuje da je podizvođač plaćen.U posredne ili operativne troškove spadaju troškovi koji su nužni za djelovanje i koji su nastali neposredno kao rezultat neke aktivnosti. U njih spadaju troškovi za potrošni materijal, sitni inventar i materijal, kod kojeg životni vijek ne prelazi valjanost ugovora o sufinanciranju. Ako je riječ o materijalu izdanom iz vlastitog skladišta potrebno je priložiti izdatnicu, zatim ugovor ili narudžbenicu, račun i potvrdu o plaćanju.Kod prilaganja svih računa kao popratnog dokaza da je roba nabavljena, oprema kupljena, ili putovanje zaista provedeno, potrebno je staviti pečat, a uputno je označiti markerom važne datume nabave, dostave, plaćanje, način plaćanja. To će olakšati posao kontroli a time i kandidatu jer će imati manje posla sa naknadnih nadopunama.

Obostran interes
U nekim situacijama potrebno je sa financijskim dostaviti i revizijski izvještaj specijaliziranog nezavisnog revizora. Revizor treba procijeniti i potvrditi regularnost svih troškova nastalih u protekom razdoblju. To je ex-ante revizija kojoj je svrha prevencija mogućih pogrešaka prilikom provedbe projekta. Kratke upute koje smo predstavili u posljednjih nekoliko članaka mogu biti od pomoći svim potencijalnim kandidatima za povlačenje novca iz fondova Europske unije.Još jednom valja istaknuti da financijski kontrolor želi potvrditi kontrolni list i kandidati dodijeliti novac odobren u ugovoru o sufinanciranju, ali on je u konačnici odgovoran za točnost i pravilnost kandidatove dokumentacije ako da dođe do kontrole na višoj razini i utvrde se nepravilnosti. Kandidat kontrolora mora zahtjevom uvjeriti da je kompetentan, pripremivši dokumentaciju sukladno sa pravilima. Time kandidat daje dajete pozitivan dojam o svojoj vjerodostojnosti, pa će i zahtjev gotovo sigurno biti odobren iz prve.Objema stranama je u interesu je da se nepovratna sredstva, koja su odobrena u ugovoru o sufinanciranju dodijele, ali pod uvjetima i pravilima kakvi su određeni. Zato je mudro osvrnuti se na ovu seriju članaka pri sljedećoj pripremi zahtjeva i imati na umu da ako aplikant olakša posao financijskom kontroloru dobro pripremljenim zahtjevom, on će brže odobriti zahtjev i aplikant će dobiti sredstva na svoj račun, kada i koliko je planirao.

Barbara Mali, Ana Tomašek, Ivica Ilić, Ilina Hristova, savjetnici za nepovratna sredstva u RR&Co Knowledge Centre Ltd., EU Partners.

Arhiviranje

Naknadne provjere
Priča o financijskoj kontroli se ne završava sa završetkom projekta. Sukladno propisima Europske komisije, projektna dokumentacija mora se čuvati u arhivi određeni broj godina te je donator u mogućnosti da u bilo kom trenutku zatraži dokumentaciju na uvid i provjeru, što je korisnik obavezan priložiti. Također, ukoliko se zahtijevana dokumentacija ne priloži na uvid, donator može sankcionirati korisnika sredstava.