Mnogi zaposlenici barem su se jedanput našli u arhivi tvrtke u kojoj rade pokušavajući među hrpom prašnjavih registratora pronaći neki dokument koji im baš u tom trenutku treba. Dok tražite, često dugotrajno, a katkad i neuspješno, neki dokument među registratorima na kojima je samo flomasterom ispisano što je u njima, vjerojatno ste se zapitali postoji li elegantniji i pouzdaniji način pohrane poslovne dokumentacije.

S druge pak strane čelni ljudi tvrtki postavljaju drukčije pitanje: kako na najsigurniji način zbrinuti arhivu poslovne dokumentacije koje je svaki dan sve više, a koja se po zakonu mora čuvati nekoliko ili više desetaka godina? Odgovor na oba pitanja odavno postoji na razvijenom zapadu gdje arhiviranje i pohranu tuđe poslovne dokumentacije nude specijalizirane tvrtke koje na tom poslu izvrsno zarađuju. U Hrvatskoj postoji samo jedna takva tvrtka, Arhivtrezor. Povijest ove specijalizirane tvrtke započinje 2002. godine zakupom jedne hale na zagrebačkom Jankomiru, kaže Damir Stajčić, direktor Arhivtrezora. Prvo posao baš nije cvjetao jer je mnogim potencijalnim klijentima bilo potpuno strano da postoji tvrtka koja će se brinuti za pohranu njihovih dokumenata. No s vremenom sve je više tvrtki uviđalo prednosti oslobađanja ionako ograničenih i skupih poslovnih prostora namijenjenih arhivi. Nakon dokapitalizacije tvrtke 2004. godine Arhivtrezor 2006. seli iz Jankomira u zagrebačko prigradsko naselje Donji Stupnik u novu, modernu zgradu vrijednu više od 3 milijuna eura. Sam je Stajčić dužnost direktora u Arhivtrezoru preuzeo krajem 2007. nakon uspješne karijere u Overseas Expressu, Austrijskim poštama i karlovačkom Kredigsu. Preuzimanjem čelne pozicije Stajčić je redefinirao poslovni plan tvrtke, a tvrtka je i kadrovski bitno osvježena.

190 klijenata
Osim toga izmijenjen je i marketinški i komercijalni plan tvrtke, a uvedena je i viša razina usluge. Stajčićeve mjere za sada pokazuju rezultate jer je prošle godine ostvaren porast količinskog prometa za 80 posto, a prihod je poraso za 52 posto, na 4,65 milijuna kuna. Posebno priznanje kvaliteti usluge stiglo je prošli tjedan iz Hrvatskoga državnog arhiva koji je Arhivtrezoru dao suglasnost za arhiviranje dokumenata svih institucija koje su u nadležnosti Državnog arhiva. Danas u Arhivtrezoru radi 12 mladih zaposlenika, a veći dio njih je visokoobrazovan. Tvrtka u namjenski građenoj, klimatiziranoj i grijanoj hali površine 3000 m? čuva poslovnu dokumentaciju 190 klijenata u 70.000 arhivskih kutija u kojima je pohranjeno ukupno 350.000 registratora. Iako je broj pohranjene dokumentacije na prvi pogled impozantan, popunjena je tek četvrtina kapaciteta. Tvrtkama u stranom vlasništvu takva je usluga odavno poznata i uobičajena, dok među domaćim tvrtkama ova djelatnost još nije do kraja prepoznata“, rekao je Stajčić. Najam jednoga regalnog mjesta u koje stanu 32 arhivske kutije sa pet registratora u svakoj kutiji klijente Arhivtrezora mjesečno stoji 272 kune. Sam proces pohrane dokumenata pojasnio je direktor Stajčić.”U prostorijama klijenta dokumentaciju grupiramo, popisujemo i pakiramo u arhivske kutije. Kutije se obilježavaju barkodom, a otvorene kutije s dokumentacijom se fotografiraju i te se fotografije, zajedno s popisom, ostavljaju klijentu kao dokaz preuzete dokumetacije. Tijekom preuzimanja dokumentacije surađujemo samo s ovlaštenom osobom za arhivu iz tvrtke klijenta. Dovoženjem dokumentacije u Arhivtrezor kutije s jedinstvenim barkodom raspoređuju se na pozicije koje se skeniraju. Na kraju podatke o pozicijama unosimo u računalni sustav koji barkodom omogućuje identificiranje pozicije kutije, registratora i dokumenta”, kazao je Stajčić.

Uništavanje po potrebi
Svaki klijent u svakom trenutku preko interneta i posebne zaporke može pogledati koje sve dokumente ima pohranjene u Arhivtrezoru. Stajčić naglašava da samo ovlaštene osobe iz tvrtke klijenta imaju uvid u dokumentaciju. Nijedan klijent nema svoju dokumentaciju grupiranu na jednome mjestu, nego je ona “razbacana” po cijeloj hali čime se sprečava njezino potpuno uništenje u slučaju požara ili poplave. No da do toga ne bi došlo, uveden je moderan protupožarni sustav i sustav vatrodojave. Arhivske kutije, inače domaći proizvod, napravljene su od posebnoga kartona koji sprečava prodor vode čak i ako po kutiji curi voda neprekidno 12 sati. Osim osnovne djelatnosti pohrane dokumentacije, Arhivtrezor nudi i nekoliko dodatnih usluga. Klijentima na širem zagrebačkom području, na njihov zahtjev, hitno dostavljaju dokumente u roku dva sata, a ako je sjedište klijenta drugdje u Hrvatskoj, dokumenti će stići za najviše 24 sata. Dostava dokumenata moguća je svih 365 dana u godini, a ako klijent želi sam doći po svoje dokumente, Arhivtrezor može ustupiti posebnu prostoriju s fotokopirnim aparatima i skenerima. Prema Stajčićevim riječima, godišnje imaju oko sto zahtjeva za dostavom dokumenata, a intenzitet zahtjeva ovisi o razdobljima u godini.Arhivtrezor nudi i uništavanje dokumentacije koju više ne treba čuvati, a cijeli proces uništavanja snima se videokamerom. Snimka se daje klijentu kao dokaz da je sve uništeno i da pristup procesu uništavanja, a samim time i dokumentima, nisu imale neovlaštene osobe.“Podatke o osobama koje su bile na uništavanju čuvamo još nekoliko godina”, rekao je Stajčić. Ako klijent to želi, dokumentacija se može digitalizirati, snimiti na DVD diskove i ustupiti klijentu za svakodnevnu upotrebu. Arhivtrezor namjerava proširiti lepezu usluga vezanih za digitalizaciju poslovne dokumentacije, a ponudit će i mobilno uništavanje dokumentacije i odlaganje otpadne dokumentacije, tvrdi Stajčić.“Želimo u sljedeće tri godine zadržati tempo godišnjeg rasta od 40 do 50 posto, a namjeravamo izgraditi i novu skladišnu zgradu u krugu 100 kilometara od Zagreba, na područjima od posebne državne skrbi”, zaključio je Damir Stajčić.

Izdvojeno

Šarolika klijentela
Profil klijenata Arhivtrezora je vrlo šarolik, tvrdi direktor tvrtke Damir Stajčić. “Za nas je svaka tvrtka, neovisno o veličini, potencijalni klijent. Naši klijenti su većinom banke, osiguravatelji, leasing i revizorske kuće te kompanije u stranom vlasništvu.

Hrvati otkrivaju specijaliziranu pohranu
“Stranim tvrtkama takva je usluga uobičajena, dok među domaćim tvrtkama ova djelatnost još nije do kraja prepoznata”, rekao je Stajčić.

Mjesečni najam 272 kune
Najam jednog regalskog mjesta u koji stanu 32 arhivske kutije sa po pet registratora stoji mjesečno 272 kune.

Građevinska industrija

‘Povjerenje investitora gradi se poštivanjem obveza, kvalitetom izvedbe i dobrom komunikacijom’

promo

HEP – čuvar industrijske kulturne baštine Hrvatske