Bila sam na predstavljanju knjige “Korporativni razgovori: vodič za provedbu učinkovite i prikladne interne komunikacije” u organizaciji Hrvatske udruge za odnose s javnošću. Knjigu je napisao Shel Holtz, konzultant s dugogodišnjim iskustvom u organizaciji strateških komunikacija. O internim su komunikacijama govorile i voditeljice komunikacija u velikim hrvatskim poduzećima, kao što su HŽ, Ericsson Nikola Tesla, VIPnet i Zagrebačka banka. Iz prezentacija se moglo vidjeti da su velike razlike u načinu komuniciranja. Djelatnici HŽ-a najviše vole čitati interni glasnik, a u ENT-u najviše informacija dobivaju preko intraneta. Nove tehnologije velikim koracima ulaze na hrvatsko tržište, ponajprije preko domaćih poduzeća u stranom vlasništvu. Mladi, educirani kadrovi, koji su dobili priliku zaposliti se u modernom hrvatskom poduzeću nove tehnologije prihvaćaju kao sastavni dio svakodnevnog rada. Nešto stariji kadrovi više se drže iskušanih načina informiranja, kao što je interni glasnik.

Sustav sa smislom
Postoje različiti načini za prenošenje informacija, kao što postoje različiti načini za primjerice putovanje. Neki biraju autocestu, a drugi više vole uživati vozeći se vijugavom cestom kroz pitoreskne krajolike. Način je manje važan: važno je zadovoljiti potrebu za putovanjem ili, da se vratimo organizacijama, za pravom informacijom. Zato je interno komuniciranje važno? Važno je jer ljudi, zaposleni u određenoj organizaciji, žele znati kakva je to organizacija, čime se bavi, kako stoji na tržištu, koji su joj ciljevi i planovi, kako ih ostvaruje, koja je uloga tima u kojem rade te, na kraju, što se očekuje od svakog od njih na pojedinačnoj razini. Ljudi žele biti dio sustava koji ima smisla, jer tako i sebe, odnosno svoj rad doživljavaju smislenim. To je jako važno za njihovu radnu motivaciju, pa tako i za učinak. koliko organizacija ima službu koja se bavi internim komuniciranjem djelatnici imaju mogućnost redovito se informirati o nekim događajima u organizaciji (putem oglasne ploče, intraneta, glasila, elektroničke pošte ili sl.). To je svakako dobro, jer pridonosi cilju interne komunikacije, a to je da se djelatnici osjećaju važno, jer njihov rad ima smisla. Međutim, bez obzira na razvijenost različitih kanala komunikacije, djelatnici kao prvi izvor informacija vezanih za svoj posao doživljavaju – svog neposrednog rukovoditelja. I tu se nerijetko događa paradoks: rukovoditelji smatraju da, samim time što postoji služba internog komuniciranja, kao da su oslobođeni svoje uloge komunikatora i informatora prema djelatnicima. S druge strane, djelatnici se osjećaju pomalo prevarenima: dok im organizacija preko centralne službe internih komunikacija poručuje kako su važni, rukovoditelj im propušta davati konkretne informacije vezane za njihovo poslovanje. Ne mogu se osjećati načelno dobro, ako se u svakodnevnom radu osjećaju loše. Malo im znači informacija da organizacija odlično posluje, ako ne znaju koja je u tome uloga njihovog tima, odnosno njih osobno i kako im ide ostvarivanje njihovih ciljeva. Žele dobiti povratnu informaciju kako bi znali gdje su trenutačno u odnosu na svoje ciljeve i što još sve trebaju poduzeti da ih ostvare. To očekuju od svog rukovoditelja koji je i zadužen za organizaciju i dobro poslovanje njihovog odjela. Njegovo ignoriranje njihovog rada (kroz propuštanje davanja povratne informacije) za njih je direktna poruka da su nevažni, što izrazito nepovoljno djeluje na motivaciju.

Interni informator
Izrazito je važno da svaki rukovoditelj osvijesti svoju ulogu internog informatora za svoj tim. On treba redovito informirati odjel o njegovim ciljevima i tome kako se ti ciljevi uklapaju u opće ciljeve organizacije. Također, treba jasno reći svakom članu tima što radi, po kojim standardima i koje su mu granice ovlasti i odgovornosti. Treba ljude redovito informirati o njihovom učinku i tako im dati priliku za stalni razvoj i motivirani pristup radu. Na kraju, osim što ih treba informirati, važno je i da ih pita za mišljenje o svim pitanjima važnim kako za njih osobno, tako i za tim, odnosno općenito za unapređenje poslovanja, jer je iskreno i učinkovito interno komuniciranje uvijek – dvostrano.

Tanja Pureta,
autorica je magistra psihologije, vlasnica i direktorica poduzeća za poslovno savjetovanje Ramiro (www. ramiro.hr)

Obavještavaju samo o kritikama i štednji

Ljudi najčešće dolaze na novo radno mjesto na kojem im nitko konkretno ne objasni koji je opis njihovog radnog mjesta, koje su njihove ovlasti i odgovornosti, što se od njih očekuje, a kamoli da im objasni ulogu tima u organizaciji ili ulogu organizacije na tržištu. Oni dolaze svakodnevno na svoja radna mjesta gdje dobivaju zadatke koji obično nisu stavljeni u širi kontekst, tako da ne vide jasnu vezu između onoga što oni rade i uspjeha tima ili organizacije. Ponekad dobivaju zadatke analitičkog tipa koje poslije rukovoditelj ne stigne niti pogledati, a kamoli korisno upotrijebiti u razvoju poslovanja. Svakodnevno gledaju rukovoditelje koji su u stalnoj žurbi jer moraju ići na neke važne sastanke, što im sve daje osjećaj da su nevažni, odnosno da se pravi posao odvija negdje drugdje. O rezultatima važnih sastanaka ih rukovoditelj nikada ne obavještava, osim ako nisu u pitanju kritike (u smislu da se svi općenito trebaju više truditi na svome radnom mjestu) ili najave štednji, odnosno rezanja troškova.