Poslovni život tvrtke sastoji se od niza različitih poslovnih događaja. Svaki poslovni događaj potrebno je popratiti određenom poslovnom dokumentacijom. Obveza izdavanja, forma i sadržaj poslovnih dokumenata regulirani su različitim zakonskim propisima, od kojih valja istaknuti Zakon o računovodstvu, Zakon o porezu na dodanu vrijednost, Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost i Zakon o trgovačkim društvima.Tvrtka je dužna voditi poslovne knjige i sastavljati godišnje financijske izvještaje sukladno Zakonu o računovodstvu i u skladu s poreznim propisima, a podloga za unos podataka u poslovne knjige su upravo knjigovodstvene isprave. Sukladno Zakonu o računovodstvu, knjigovodstvena isprava je pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju, koja se mora sastaviti na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnog događaja.

Zaštita od neželjenih događaja
U poslovnom životu tvrtke pojavljuju se i dokumenti koji nisu nužno knjigovodstvene isprave, ali su dio poslovnih događaja tvrtke. Pravilnim i pravodobnim izdavanjem dokumenata poduzetnik osigurava, osim valjane evidencije i zadovoljavanja zakonskih propisa, i zaštitu svog poslovanja od neželjenih događaja u budućnosti u poslovnom okruženju. Slijed događaja u poslovnom životu tvrtke koja se ne bavi maloprodajom bio bi sljedeći. Tvrtka zainteresirana za robu ili usluge poduzeća poslat će upit, na osnovi kojeg će poduzetnik ispostaviti ponudu. Kod uspostavljenih poslovnih odnosa, gdje su kupcu poznati uvjeti prodaje, uobičajeno je i slanje narudžbe od strane kupca bez upita i primljene ponude. Poslovni odnos može biti uspostavljen i na osnovi ugovora. U tom slučaju poduzetnik će isporučiti robu ili usluge sukladno ugovoru, te neće biti potrebna niti narudžba. Ponuda nije knjigovodstvena isprava jer se na osnovi ponude ne evidentiraju poslovni događaji u poslovnim knjigama. Ponuda treba sadržavati jasan opis predmeta ponude, najbolje tekstualno identičan opis stavaka koji bi u slučaju prihvata ponude činio i stavke budućeg računa. Važno je navesti termin isporuke, jasne uvjete plaćanja i rok važenja ponude. Budući da se Zakonom o PDV-u računom za potrebe oporezivanja smatra i svaka isprava kojom se obračunavaju isporuke bez obzira u kojem obliku i pod kojim nazivom je isprava izdana, kod ispostavljanja ponude potrebno je pažljivo iskazati vrijednost usluge ili robe s obzirom na PDV. Posebno iskazivanje osnovice, PDV-a i ukupnog iznosa robe ili usluge s PDV-om na tekstu ponude daje elemente računa, po kojemu bi izdavatelj imao obvezu plaćanja iskazanog poreza na dodanu vrijednost.

Otvorena pitanja
Stoga se preporuča iskazivanje neto svote s napomenom “uvećano za 23 posto poreza na dodanu vrijednost”, ili iskazivanje samo bruto iznosa s napomenom “s uključenim PDV-om 23 posto”. Zbog potpune jasnoće ispostavljene ponude, tvrtke u praksi ipak pribjegavaju iskazivanju osnovice, PDV-a i bruto iznosa na ponudi, s napomenom “ne služi za odbitak pretporeza”. Međutim, i dalje ostaje otvoreno pitanje bi li ponuditelju ostala obveza plaćanja PDV-a.Kupac narudžbom potvrđuje prihvat ponude. Poduzetnik bi narudžbu trebao prihvatiti samo u pisanom obliku. Ovisno o situaciji, moguće je čak i na samoj ponudi pečatom i potpisom potvrditi tekst o prihvatu ponude. Narudžba kao samostalni dokument trebala bi se pozvati na broj i datum ponude po kojoj se narudžba ispostavlja. Ako se ne radi o serijskoj robi ili usluzi, nego o robi ili usluzi koju treba posebno izraditi ili naručiti, poželjno je tražiti od kupca i izjavu o neopozivosti narudžbe ili ugovoriti naknadu štete u slučaju naknadnog odustajanja od kupnje. Za veće iznose u takvim slučajevima treba pribjeći i potpisivanju ugovora.

Pisana narudžba

Osiguranje u slučaju spora
Inzistiranje na pisanoj narudžbi može prodavatelja osigurati u slučaju eventualnog spora. Kupac može odustati od kupnje, ne prihvatiti istovar robe u njegovu prostoru, može osporavati vrstu ili kvalitetu isporuke, a posebice se kod neplaćanja može pozivati na neodgovarajuću isporuku. Pisana narudžba uvijek može poslužiti kao dokaz što je ugovoreno. Naime, ovim se dokumentima zajedno s računom stvara se ugovorni odnos, bez da postoji pisani ugovor koji regulira međusobne kupoprodajne odnose.