Nakon šireg pogleda na problematiku slijedi pristup konkretnijim temama. Zbog edukacijskih razloga nije smisleno obrađivati određen natječaj jer će vrlo vjerojatno sljedeći biti drukčiji. Zato je bitno pokušati postaviti općenitu projektnu prijavu koja se može smisleno upotrijebiti u gotovo svim centraliziranim i decentraliziranim natječajima.

Izborni kriteriji
Prvo valja vrlo pažljivo pročitati koja je namjena raspisanog natječaja. Često se događa da među kriterijima za izbor nema ništa vezano uz dokazivanje tih namjena, ali se tada projektne prijave odbacuju bez ocjenjivanja jer nisu usklađene s namjerom natječaja. Dakle, ako je namjena natječaja da se financiraju tehnološko zahtjevni inovativni projekti, potrebno je u samoj prijavi napisati tvrdnju da je naš projekt tehnološko zahtjevan i inovativan te objasniti zašto iako to nigdje nije posebno predviđeno i iako upute za ispunjavanje dokumentacije nigdje ne ukazuju kako je to potrebno. Za definiranje projekta koji je tehnološki zahtjevan ili inovativan treba se poslužiti međunarodnim standardima (primjerice, dokumentima OECD-a kao što su Oslo Manual ili Frascati Manual, Okvir zajednice za državnu pomoć za financiranje istraživanja, razvoja i inovacija). Kad je jasno zašto naš projekt sjeda na taj natječaj, treba proučiti “eligible” kriterije ili, drugim riječima, provjeriti ispunjavamo li kao organizacija uvjete za kandidaturu na tom natječaju. Ako se udovolji tim uvjetima, znamo da je to naš projekt i da je natječaj za nas pravi, no prije nego počnemo gubiti vrijeme i stvarati troškove s pripremom projektne dokumentacije valja pažljivo proučiti kriterije za izbor. Ako nisu razumljivi, što je čest slučaj ako su loše pripremljeni, ako su na stranom jeziku ili su previše stručni, onda je bolje u toj fazi potražiti stručnu pomoć kako bi se moglo realno ocijeniti imamo li uopće šanse s projektom. Ako postoji realna mogućnost da prođemo preko donje granice za kvalifikaciju projekta (to još ne znači da ćemo projekt i dobiti), onda pristupimo pisanju projektne prijave. Projektna prijava se sastoji od nekoliko ključnih dijelova. To su administrativni dio – naši podaci koji su bitni da se ustanovi ispunjavamo li formalne uvjete za kandidiranje na tom natječaju, zatim dio u kojem objašnjavamo zašto je naš projekt vrijedan da ga se sufinancira i zašto treba sufinanciranje. Tu su i radni program u kojem valja objasniti kako, u koje vrijeme, na koji način ćemo projekt izvesti, financijski dio gdje objašnjavamo koliko će nas to stajati, detaljno razradimo financijski plan, svoje izvore za financiranje, objasnimo prema potrebi buduće financijske tokove i zatvorenu financijsku konstrukciju.

Složenost projekta
I na kraju tu su menadžment i kontrola kvalitete, pri čemu je potrebno objasniti kako ćemo nadzirati projekt i hvatati se ukoštac s rizicima do kojih će dolaziti. Složenost svakog od navedenih dijelova projekta ovisi o tome kandidiramo li se na njega samostalno ili s više partnera, zatim o složenosti radnog programa, dužine projekta jer projekti koji traju više godina obično su složeniji i od tematike samog projekta.

Robert Rudolf, stariji partner RR&CO Knowledge Centre Ltd., EU Partners